電子檔案管理在銀行檔案管理中的應用

賈東暉

摘要：主要分析電子檔案管理在銀行管理中的應用問題，針對電子檔案在銀行管理中中的問題，共同探究在銀行管理中電子檔案的應用，電子檔案一方面降低了銀行檔案管理的強度，另一方面適應了銀行會計電算化的需求和應用，在此基礎上提出了在銀行檔案管理中，電子檔案管理的應用發展方向。

關鍵字：電子檔案；檔案管理；銀行檔案；應用

引言：

在科學技術不斷進步的今天，電子檔案已經成為了信息技術和銀行管理相結合的產物。它是由數字電子計算機處理的檔案，是通過把聲音、文字、圖像等信息共同儲存起來、可以顯示用戶所需求的檔案實體真實信息的檔案類型。一方面能夠真實反映銀行業務信息，另一方面能夠整合信息框架結構，有規律性地進行分類處理。

隨著時代的進步發展，傳統的會計檔案已經不能滿足日益劇增的銀行管理業務，而且會計檔案做為銀行業務檔案的一種，數量龐大，對銀行經營活動的反應最為全面，在進行會計檔案時，像網上銀行、理財等業務等都沒有明顯的區分，這就導致了原本不屬于會計檔案管理類型的檔案被強加到會計檔案里面，很容易引發結構混亂、數據無效的管理局面。因此，采用電子檔案，不僅是當代時代發展的要求，更是銀行經營管理實際操作的重要課題，是對檔案進行總結概括的最佳方式。但是，電子檔案在運行過程也并不完善，文章將對銀行檔案管理中運用電子檔案管理所面臨的問題進行簡單概述。

一、電子檔案管理在銀行檔案管理中應用的必要性分析

（一）銀行檔案工作的壓力持續增長

紙質化銀行檔案是造成當前物理存儲空間不足，不方便銀行檔案信息檢索和利 用的最主要原因。根據我國法律環境的現狀，除涉及債權債務關系的資料有必要保留紙質形式外，在銀行高度電子化的環境下，其他資料實行電子化歸檔完全可以滿足銀行檔案日常管理工作的需要。但是由于相關制度的規定，銀行仍保存了大量的紙質檔案，且隨著業務的發展，紙質檔案呈幾何倍數增長，對檔案庫房造成了巨大壓力，銀行檔案的電子化已經勢在必行。

（二）銀行檔案工作面臨信息化時代的考驗

隨著計算機技術、信息技術、現代通訊技術在全社會的普遍應用，人類進入了信息社會，信息成為維持社會活動、經濟活動以及生產活動的重要資源，信息化建設也就成為建立現代化企業管理機制和構筑核心競爭優勢的重大發展戰 略。在銀行信息化過程中，傳統的檔案管理模式和工作流程必然面臨一次變革，檔案領域涌現出許多新生事物，它們對檔案管理的規范化、標準化提出了更高的要求，如電子文件管理、網絡傳輸中檔案信息安全維護等。

二、電子檔案在銀行檔案管理中存在的問題

銀行檔案規定期限的劃分與銀行的實際業務特點不相符合，在管制方面存在漏洞。根據國家相關的銀行規定，有關部門要查閱、凍結、存貸款開銷戶記錄等相關業務條款時，銀行管理人員應當做好業務記錄，保存好憑單收據。但是，從實際情況上來看，這些業務并未涉及到具體的賬務管理，雖然保留有單據，但是沒有長期保存的價值，對銀行的業務進步沒有過多的幫助作用；掛失記錄和補發憑單收據，從性質上看應當屬于會計憑證管理類型，憑證保存年限最多為15年，

與相關對頂中銀行永久保管期限不相符合；另外，存貸款開銷戶記錄，貸款開銷戶的的申請表應當跟隨消費記錄而流轉，這與永久保管的條款有所沖突。

三、在銀行檔案管理中電子檔案的應用

（一）電子檔案降低了銀行檔案管理的強度

在進行銀行檔案管理的流程設計中，相對于傳統的檔案制度，電子檔案制度，不用書面書寫，降低了儲存分類的難度，更加容易管理保存，在銷毀無關檔案方面也存在一定的優勢。另外，為方便查閱檔案，會計檔案通常會將業務資料進行分類整理、裝訂和存放，并按照不同的管理體制設定不同的存留期限，這樣很容易造成混亂，一方面使短期保管的檔案相應延長了保管期限，另一方面，在進行檔案到期銷毀階段時，必須逐項分類，這不僅大大增加了工作難度，檔案保存壓力也日漸加大。

（二）電子檔案在銀行中的應用

隨著計算機的不斷發展和廣泛應用，傳統檔案的保管和利用已經不能適應現代化銀行業務的要求，這極大的影響到銀行財務資源的優化配置，計算機逐漸被廣泛運用到各行各業，銀行的業務管理也應當隨著計算機的發展而不斷更新換代。在相關的銀行法律法規中，處理涉及到的有關債權、債務關系的資料可以保留紙質資料外，其他的業務關系資料可以保留電子檔案，這符合銀行的規定要求。另外，隨著銀行業務的不斷增加，業務資料的層出不窮，紙質檔案資料呈倍數增長，它們的保管對檔案庫房來說也是一種壓力。

四、電子檔案在銀行管理中的發展

電子檔案是銀行檔案管理的基礎，在管理過程中，應當結合時代特點，融入業務流程，精簡操作步驟，規范操作流程，降低成本管理。創新發展理念，對相關的工作內容加以合理的修改整合，做出制度上的安排。要求銀行各業務部門在推出新業務時，一旦涉及到會計資料的，都應當與會計部門協調溝通，并且由會計部門規定資料的歸檔范圍和保管期限。會計系統的開發應當隨著檔案管理要求的改變而改變，保證電子數據能夠得到很好地存檔保留。對各部門的業務系統加以整改，指定針對性的方案并相應的進行指導，降低業務難度。對存檔資料進行歸類整理，明確那些資料不用歸檔，哪些資料必須歸檔保管，哪些可以長期保留，哪些應當存留規定年限，以便利于前臺查閱數據，整合管理。另外，電子數據應當根據實際業務需求，明確是否打印歸檔，避免二次歸檔。在滿足會計核算需求的前提下，通過系統優化的方式進行合適的分檔，減輕后期檔案保管和銷毀的工作量，可以有效簡化檔案的分揀工作，增加工作技巧的同時也可以提高工作效率。

結束語：

電子檔案在當今時代發展當中十分重要，在銀行的檔案管理工作中，應結合信息化管理制度，大力推行電子存檔，對紙質檔案實行物理集中保管，這是各大銀行檔案管理的要求之一。銀行要盡可能地運用電子檔案進行資料的分類整理，代替紙質檔案的歸檔存檔，以減少紙質檔案對庫房需求的壓力。同時，也要適應電子數據的不斷發展變化，結合電子數據的結構特點，進行內容的擴充優化整理，支持遠程查詢，保證資料的查詢工作，在改進會計檔案堅持銷毀時，應當將檔案的業務價值和歷史價值作為出發點，應當與銀行檔案相互補充、互為印證，在滿足基本方針政策的基礎上，創新分檔原則，簡化工作步驟，減低工作量，提高工作效率。

參考文獻：

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