醫(yī)療設備檔案信息化管理及新技術應用

楊凱

檔案是對某一行業(yè)部門在進行一項具體工作任務時的真實資料記錄，為后期對資料數(shù)據(jù)的提取利用或者其他工作部門的工作開展提供科學可靠的檔案資料。隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，檔案管理工作的重要性逐漸受到社會各界的廣泛關注，現(xiàn)代信息科學技術的發(fā)展為檔案管理工作提供了諸多新的方式方法。現(xiàn)代科學技術的水平逐步提高，我國的醫(yī)療設備水平不斷提升，各種高新技術設備器材引入醫(yī)療行業(yè)，在這一背景下，醫(yī)療設備檔案信息化管理的重要性也逐漸凸顯。本文將主要圍繞著當前我國在醫(yī)療設備檔案信息化管理方面的工作進行討論分析，并針對檔案的信息化管理進行新技術應用探究。

一、醫(yī)療設備建檔的重要性

隨著現(xiàn)代我國醫(yī)療技術水平的提高，在醫(yī)療設備等方面得到更多的發(fā)展與突破，各種高新技術醫(yī)療設備被引入醫(yī)療行業(yè)中，一方面在促進醫(yī)療水平迅速發(fā)展，提高我國醫(yī)療衛(wèi)生部門的服務水平，緩解我國緊張醫(yī)患關系的同時，也為我國醫(yī)療設備的管理帶來了一定的難題，現(xiàn)代醫(yī)療設備設施的發(fā)展將檔案管理工作提升到一個新的高度。進行醫(yī)療設備的檔案管理，從醫(yī)療設備購置環(huán)節(jié)到醫(yī)療設備的使用、維修、報廢等全程的使用記錄，可以通過圖片、影像資料以及醫(yī)療設備的相關審批文件進行檔案記錄，在某臺醫(yī)療設施的檔案記錄中要包括從申請論證直到使用報廢全過程的文件，具有較強的追溯性是醫(yī)療設備檔案的重要特征之一。（關于做好JCI認證中醫(yī)療設備檔案管理的幾點思考[J].王成玉，邢曉東，汪星，王彬.醫(yī)療衛(wèi)生裝備.2016（06））其重要意義表現(xiàn)為以下幾點。

（一）為設備維修維護提供可靠數(shù)據(jù)資料

醫(yī)療設施檔案記錄的內容中包括對該設備從購置開始的使用全程的記錄，也括在設備應用過程中出現(xiàn)的各種故障的記錄，在此基礎之上對相關數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，為醫(yī)療設備的預防性維修做好準備工作，對設備工作中可能出現(xiàn)的故障以及出現(xiàn)頻率進行的分析，最大程度上降低醫(yī)療設備維修的費用以及設備停機的頻率，并且可以為實現(xiàn)設備的遠程維修打下重要的基礎。

（二）為醫(yī)療設備的再采購提供依據(jù)

對醫(yī)療設備進行具體檔案記錄，包括醫(yī)療設備從購買到使用過程以及最終報廢，全程的使用記錄，賦予檔案記錄較強的可追溯性，當醫(yī)院在進行醫(yī)療衛(wèi)生設備購置時，可以通過對具體某一醫(yī)療設備的使用數(shù)據(jù)與使用效率進行對比分析，既可以有效避免醫(yī)療設備的重復購置，也可以實現(xiàn)避免購買劣質醫(yī)療設備的效果，為醫(yī)院領導進行購買決策時提供科學有效的數(shù)據(jù)資料支持，有效的為醫(yī)院規(guī)避風險。

（三）有效解決醫(yī)療糾紛事件

醫(yī)療設備的檔案記錄可以通過真實客觀的數(shù)據(jù)、圖片影像資料等方面的真實檔案記錄，解決醫(yī)療糾紛事件，或醫(yī)患沖突事件。

二、醫(yī)療設備檔案建立的過程

醫(yī)療設備的檔案內容包括醫(yī)療設施設備使用的全過程，大概可以將醫(yī)療設備的建檔過程劃分為三個階段。（淺談信息化管理讓設備檔案發(fā)揮更大作用[J].李云.辦公室業(yè)務.2015（11））

（一）第—階段

在醫(yī)療設備建檔的第一階段主要是進行設備的申請購買、論證以及醫(yī)療設備驗收。在第一階段需要納入檔案管理的資料內容包括設備申請、論證報告、調查研究報告，購買項目的申請書、購買設備的其他相關記錄以及使用說明書，招標以及投標文件、驗收報告，可以通過圖片、光盤影像資料等多種形式歸入檔案，為設備的來源追溯提供重要的依據(jù)保障

（二）第—階段

在醫(yī)療設備建檔的第二階段主要記錄在醫(yī)療設備驗收后的整個具體使用過程的記錄，在本階段需要在醫(yī)療設備檔案中出現(xiàn)的內容包括記錄文檔、測試報告等，形成的檔案記錄要包括對該醫(yī)療設備使用操作人員的培訓記錄，設備在使用過程中出現(xiàn)的故障以及故障頻率的記錄，維修維護記錄以及計量質量控制檢測記錄等，在第二階段的記錄可以為設備的維修維護提供可靠的保障。

（三）第三階段

在醫(yī)療設備建檔的第三階段主要是對設備報廢相關數(shù)據(jù)資料的記載，在第三階段需要具有的資料內容包括醫(yī)療設備的報廢單以及設備報廢相關的審批文件，通過以上內容可以為設備資產(chǎn)追溯去向的過程提供合理的依據(jù)。

醫(yī)療設備檔案建立的三個階段可以分為兩個類型，靜態(tài)檔案與動態(tài)檔案。第一階段與第三階段主要是對醫(yī)療設備的相關使用說明、廠家資質、合格證明等各種文件的記錄，因此是可以歸結為靜態(tài)檔案類型中的。而階段二的方案管理是在醫(yī)療設備的具體實際使用過程中的使用記錄以及對設備故障的距離，是一個動態(tài)發(fā)展的過程，相對具有一定的不可預知性，因此在進行設備的應用過程中，需要要求設備操作管理人員定期對設備的使用情況進行歸納、總結與分析等工作，并納入檔案歸類。

三、對醫(yī)療設備檔案的信息化管理

（一）醫(yī)療設備檔案信息化管理的必要性

醫(yī)院在進行醫(yī)療設備應用時，需要對設備的使用進行論證招標工作，在這個過程中就不斷產(chǎn)生大量的檔案，例如：各種文字資料、影像數(shù)據(jù)資料、圖像圖片等各種不同類型的資料在進行檔案管理的過程中為管理人員的工作帶來了一定的難度與挑戰(zhàn)，在進行傳統(tǒng)的醫(yī)療設備管理的過程中，通常是使用臺賬化的管理方式，但是面對當前醫(yī)療設備多種類型的海量資料數(shù)據(jù)時，采用以往的檔案管理的方法已經(jīng)不能夠適應當前的檔案管理現(xiàn)狀。（關于醫(yī)院檔案信息化建設的探討[J].趙莉娟.中國管理信息化.2015（10））現(xiàn)代科學信息技術的發(fā)展為我國醫(yī)院醫(yī)療設備的檔案管理模式革新提供了可能性，從醫(yī)療設備的申請購置到最終的報廢，全程動態(tài)監(jiān)督管理，實現(xiàn)了檔案歸類整理與資料查閱的信息化、自動化、智能化，利用電子信息對檔案數(shù)據(jù)進行歸類整理，能夠通過檔案備份的方式，保證資料的完整性與可靠性，避免因突發(fā)事故而造成的資料缺損。其次通過網(wǎng)絡信息技術進行醫(yī)療設備的檔案整理，以網(wǎng)絡平臺為基礎構建醫(yī)療設備檔案網(wǎng)絡化平臺，不同科室之間進行便利的交流溝通，實現(xiàn)各科室之間的數(shù)據(jù)資料共享，方便各科室部門之間的工作，增加設備的利用率，真正發(fā)揮醫(yī)療設備的作用，為病號及時就醫(yī)提供有力保障，最后高層管理部門可以通過數(shù)據(jù)資料的科學統(tǒng)計，掌握設備運行的整體狀況，保證分析的準確性與客觀性。

（二）醫(yī)療設備信息化管理的實現(xiàn)

在進行醫(yī)療設備信息化管理的過程中，可以將檔案的類型分為靜態(tài)檔案與動態(tài)檔案兩大類型。其中靜態(tài)檔案中包括關于電子設備的各項審批文件、紙質資料、磁盤資料以及影像文件等，通過掃描將數(shù)據(jù)資料整理為電子文檔的形式進行存儲。而在動態(tài)檔案中使由醫(yī)療設備的使用科室針對設備使用過程中出現(xiàn)的設備故障進行設備網(wǎng)絡報修，保修內容包括醫(yī)療設備的基本信息、設備當前的狀態(tài)以及對設備出現(xiàn)故障進行描述，將以上信息經(jīng)過電子設備掃描后傳人醫(yī)療設備檔案管理平臺，保修單送至醫(yī)學工程科，經(jīng)過醫(yī)學工程科審定該設備是否院內維修以及進行維修所需要的費用估算，最后是設備的維修環(huán)節(jié)，并將維修環(huán)節(jié)中涉及到維修維護人員的信息資料、設備故障識別的信息、故障排除情況以及實際進行維修維護所花費的費用，以上各階段所涉及到的內容都需要進行電子掃描納入檔案整理。

（三）在設備運行中運用醫(yī)療設備檔案信息化管理

進行醫(yī)療設備檔案的信息化管理包括醫(yī)療設備購置環(huán)節(jié)，具有重要的追溯作用，在醫(yī)療設備的具體運行過程中，醫(yī)療設備檔案信息化管理也同樣具有重要的意義，這樣做的意義主要表現(xiàn)為以下兩部分。首先，在進行設備操作人員培訓的過程中可以通過對醫(yī)療設備檔案信息化管理模式進行線上培訓工作。在進行醫(yī)療設備的信息化檔案管理的過程中，會對醫(yī)療設備的購置以及在調試階段使用說明書進行分類整理，以文字說明、影像資料或者圖片等形式將信息共享到醫(yī)療設備管理系統(tǒng)中，通過線上網(wǎng)絡平臺，操作人員可以隨時隨地進行閱讀瀏覽，學習設備具體操作和使用。通過該種方式有效提高了醫(yī)療設備操作人員的培訓效率，節(jié)省培訓時間，提高工作效率。其次，通過網(wǎng)上數(shù)據(jù)資料共享到形式進行培訓直接減少了由于操作人員的更換而造成設備使用失誤設備損壞事件的發(fā)生。最后，實現(xiàn)了對醫(yī)療設備維修維護的動態(tài)化與高效化管理，通過對設備以往維修檔案的分析，快速確定設備故障并確定解決措施，這對有效延長醫(yī)療設備的使用時間有著重要的意義。并且從設備開始投入運行時，針對其具體使用狀況進行記錄與分析。并保持一個動態(tài)維護管理的模式，有效提高設備的使用率。

四、在醫(yī)療設備信息化管理中的新技術應用

利用傳統(tǒng)手段對醫(yī)療設備進行建檔的過程中，需要不同類別的檔案進行分裝整理，最后再由人工撰寫檔案目錄信息，需要耗費大量的人力資源，并且工作效率極低。隨著現(xiàn)代科學信息技術的發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代的到來，現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在不斷進行醫(yī)療衛(wèi)生體制改革深化的過程中，對醫(yī)療設備的檔案管理從單機記錄逐漸過渡到融入醫(yī)院HIS之中，實現(xiàn)對醫(yī)療設備檔案的遠程信息化管理的方式，并逐漸將該種信息管理模式推廣。在進行數(shù)字化醫(yī)院建設的過程中，不應僅是局限于每個醫(yī)院個體自身的數(shù)字化，更應該是建立各大醫(yī)院之間的醫(yī)療衛(wèi)生設備資料信息檔案的共享，并將該目標定位未來的發(fā)展走向。其次，在上世紀九十年代起，無線射頻識別技術出現(xiàn)，隨著技術的成熟與發(fā)展逐漸在醫(yī)療衛(wèi)生設備的信息化檔案管理中引進該技術，自動識別技術是一個典型的RFID系統(tǒng)，包括射頻電子標簽、讀寫閱讀器、天線三部分。該項技術的使用原理是通過對無線電波對標記媒體進行讀寫識別，實現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集的方式，隨時隨地進行檔案名目的查找，有效的提高醫(yī)療設備檔案信息化管理與數(shù)據(jù)應用查找的效率。

現(xiàn)在，檔案管理設計的范圍以及資料類型的增多，面對檔案管理工作時，對檔案管理技術提出了更高的要求。針對當前我國醫(yī)療設備的檔案信息化管理技術的發(fā)展，認識到信息化管理發(fā)展的必然性，并不斷實現(xiàn)信息化檔案管理技術的更新。