論現(xiàn)代堤防工程檔案管理工作

鄒靜

“共抓大保護(hù)、不搞大開(kāi)發(fā)”，推動(dòng)長(zhǎng)江經(jīng)濟(jì)帶的發(fā)展是習(xí)近平同志為核心的黨中央作出的重大決策，堤防工程檔案是水利科技檔案當(dāng)中的重要組成部分，同時(shí)也是專業(yè)的技術(shù)人員智慧的結(jié)晶。它產(chǎn)生于整個(gè)水利工程建設(shè)的全過(guò)程，它不僅是防洪防災(zāi)的屏障還起到了美化環(huán)境、保護(hù)生態(tài)的作用，貫穿整個(gè)水利工程建設(shè)的始終。工程檔案的管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，當(dāng)中所包含的方面十分廣泛，檔案管理工作既要做到準(zhǔn)確、及時(shí)，同時(shí)還要對(duì)整個(gè)工程起到促進(jìn)作用。因此堤防工程檔案管理一定要遵循“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為工程服務(wù)”的原則，本文結(jié)合堤防工程建設(shè)檔案的管理工作談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

作為保證我國(guó)基礎(chǔ)發(fā)展的領(lǐng)域，水利建設(shè)工程對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展起到了十分重要的作用。堤防工程是水利工程重要的一部分，堤防工程檔案只有確保相關(guān)檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及及時(shí)性，才能使我國(guó)水利建設(shè)工程更好地開(kāi)展，因此，我們需要重視起堤防工程檔案管理工作。只有這樣才能使我國(guó)水利建設(shè)工程發(fā)展更加順利，促進(jìn)我國(guó)發(fā)展。

1檔案資料的整理、收集應(yīng)該與實(shí)際工程同步

水利工程的堤防工程檔案是整個(gè)水利工程建設(shè)活動(dòng)的一種真實(shí)記錄，為了保證堤防工程檔案的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，我們?cè)趯?shí)際記錄的過(guò)程當(dāng)中需要做到資料的收集以及整理與實(shí)際工程共同進(jìn)行。這就要求實(shí)際檔案管理人員需要具備較高的技術(shù)水平以及綜合素養(yǎng)，特別是堤防工程檔案的管理人員需要具備十足的責(zé)任心，需要不定期的深入實(shí)際水利工程施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查，及時(shí)掌握水利工程施工的第一手資料。只有這樣才能使堤防工程檔案變得更加準(zhǔn)確，提高檔案的準(zhǔn)確性。從這一方面來(lái)講，我們主要可以從兩個(gè)方面來(lái)對(duì)檔案管理與實(shí)際工程進(jìn)行同步。以下我們將簡(jiǎn)單對(duì)這兩方面進(jìn)行分析：

從第一方面來(lái)說(shuō)，我們需要進(jìn)行“四同時(shí)”的管理。在建筑單位對(duì)施工單位布置相關(guān)的施工任務(wù)時(shí)，應(yīng)該同時(shí)對(duì)相關(guān)的堤防工程檔案管理人員布置相應(yīng)的任務(wù)，以確保檔案的管理工作能夠與實(shí)際工程同時(shí)進(jìn)行。在對(duì)工程的質(zhì)量以及施工進(jìn)度進(jìn)行檢查的時(shí)候，同時(shí)也需要檢查相關(guān)的堤防工程的檔案是否與實(shí)際水利工程的施工進(jìn)度相一致，確定檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。在實(shí)際工程結(jié)束后對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，還需要檢查相應(yīng)的檔案記錄，確保所記錄的情況與實(shí)際工程相符。在相關(guān)的工作人員需要進(jìn)行考核升級(jí)的時(shí)候，需要按照檔案當(dāng)中所記錄的情況出示實(shí)際的證明材料。在實(shí)際水利工程進(jìn)行施工時(shí)，相關(guān)的施工部門需要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定做好“四同時(shí)”的工作。在工程實(shí)際開(kāi)展之前，需要對(duì)各個(gè)施工單位應(yīng)該形成的材料以及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行說(shuō)明，保證能夠達(dá)到相關(guān)的規(guī)定以及標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)對(duì)工程的檔案建立“預(yù)立卷”進(jìn)行相管理。第二方面來(lái)說(shuō)，需要對(duì)檔案進(jìn)行“跟蹤管理”。檔案的相關(guān)管理人員需要不定期的深入到實(shí)際的施工現(xiàn)場(chǎng)當(dāng)中，了解實(shí)際施工現(xiàn)場(chǎng)情況，在這一基礎(chǔ)上對(duì)所需要的資料以及文件進(jìn)行收集整理。如果有技術(shù)文件不合格的情況出現(xiàn)，需要及時(shí)進(jìn)行修改，在材料記錄當(dāng)中所存在的問(wèn)題，需要與相關(guān)的部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證檔案的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。

2加強(qiáng)重視程度，做好檔案管理培訓(xùn)

無(wú)論是哪一種工作，只有得到領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，才能夠更好地進(jìn)行工作。在堤防工程的檔案管理當(dāng)中也是一樣，只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積極重視堤防工程檔案管理方面的工作，才能要求相關(guān)的工作人員更加積極的進(jìn)行工作，使工作人員更加主動(dòng)地去搜集相關(guān)的信息以及資料。同時(shí)也只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一工作進(jìn)行中時(shí)，才能使堤防工程管理工作具備更好的工作環(huán)境，具有更好的工作設(shè)施，才能使堤防工程的檔案管理工作更好進(jìn)行。在實(shí)際水利工程施工的過(guò)程當(dāng)中，許多施工單位缺乏實(shí)際的檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，檔案管理方面所包含的內(nèi)容是十分復(fù)雜的，當(dāng)中包含了各種方面的內(nèi)容，因此為了更好地進(jìn)行檔案管理工作保證檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性需要不斷地加強(qiáng)工作人員對(duì)于檔案管理方面所具備的意識(shí)，并且要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格遵守所制定的相關(guān)制度進(jìn)行工作。在工程建設(shè)管理中，應(yīng)該由專門的人員負(fù)責(zé)檔案管理方面的工作，將堤防工程檔案管理工作作為工程能夠當(dāng)中的一項(xiàng)重要工作，并且定期對(duì)檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性進(jìn)行檢查。同時(shí)需要在工程開(kāi)始之前就配備至少兩名相關(guān)的工作人員，供工程開(kāi)始的階段就負(fù)責(zé)檔案資料的收集以及整理工作。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，需要檔案管理的工作人員嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案資料的收集、整理以及歸檔進(jìn)行統(tǒng)一化的管理。同時(shí)在工程進(jìn)行當(dāng)中，需要每一個(gè)工作人員都能夠?qū)⒕哂袃r(jià)值的相關(guān)文件、設(shè)計(jì)圖紙進(jìn)行保留，并且將其交給專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員進(jìn)行管理。在施工的過(guò)程當(dāng)中每一個(gè)環(huán)節(jié)也都需要對(duì)其進(jìn)行記錄，掌握設(shè)計(jì)圖紙以及檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資料，如果出現(xiàn)所需要材料不全的情況，則不許對(duì)工程進(jìn)行驗(yàn)收，在沒(méi)有檔案管理人員允許的情況下，相關(guān)的工程施工不能隨便進(jìn)行之后的施工工作，這樣能夠更好地進(jìn)行施工程當(dāng)中對(duì)檔案的收集以及管理方面的工作。在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程當(dāng)中，還需要不斷地對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，不定期的請(qǐng)相關(guān)檔案管理方面的專業(yè)人員進(jìn)行演講以及工作經(jīng)驗(yàn)的傳授，加強(qiáng)整個(gè)工程當(dāng)中每一個(gè)人的檔案管理意識(shí)。在工程進(jìn)行施工的過(guò)程當(dāng)中，還需要施工單位配備單獨(dú)的檔案室進(jìn)行檔案管理工作，并且嚴(yán)格按照相關(guān)法律規(guī)定配備一些用于檔案管理方面的設(shè)備，例如檔案柜，檔案盒等，這些設(shè)備需要符合防水、防潮等方面的一系列要求。在檔案室當(dāng)中還需要配備打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及電腦等等一系列有關(guān)于檔案管理方面的設(shè)備，為工程驗(yàn)收之后的交付使用的檔案管理提供條件。

3、督促及時(shí)審查嚴(yán)格是做好檔案工作的保證

荊州市長(zhǎng)江河道管理局采取對(duì)施工單位的內(nèi)業(yè)資料定期督促和檢查評(píng)比等超前管理方式。在施工單位外業(yè)工作開(kāi)始時(shí)，就對(duì)各參建單位是否有安全的資料裝備、資料員是否做好了對(duì)資料進(jìn)行了分類保存的準(zhǔn)備等進(jìn)行檢查。在工程建設(shè)中為保證工程質(zhì)量建立了施工期聯(lián)合檢查制度，在檢查外業(yè)的同時(shí)，也將資料整理情況納入了檢查內(nèi)容中在檢查中重點(diǎn)檢查各單位的施工日記是否記的及時(shí)、內(nèi)容全；各種表格填寫(xiě)的是否規(guī)范；簽名手續(xù)是否完整；資料收集的是否齊全。荊州市長(zhǎng)江河道管理局的檔案員還不定期走訪各參建單位，了解各單位資料整理情況，督促參建單位資料員及時(shí)檢查每份資料的完整性，避免資料堆積給歸案工作造成巨大工作量。幫助參建單位檔案解決在案資料整理上遇到的問(wèn)題。

為了保證檔案的真實(shí)可靠。減少工作的重復(fù)性，確保檔案按時(shí)順利移交，荊州市長(zhǎng)江河道管理局建立了一系列的檔案審查制度。首先是各標(biāo)段監(jiān)理要對(duì)施工單位形成的檔案負(fù)全責(zé)，對(duì)資料的真實(shí)、完成、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行全面的檢查，并在備考表檢查人處簽名認(rèn)可。這就要求標(biāo)段監(jiān)理平時(shí)在對(duì)外業(yè)監(jiān)理的同時(shí)，也要對(duì)資料質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，加強(qiáng)日常工作中的資料檢查和管理。二是建立鑒定表制。鑒定表由檔案號(hào)、密級(jí)與保管期限、檔案名稱、鑒定意見(jiàn)、鑒定單位與鑒定者、鑒定時(shí)間、總監(jiān)理工程師審查意見(jiàn)、業(yè)主代表審核意見(jiàn)、備注等組成。各施工單位形成的檔案。都要由產(chǎn)生檔案項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)人或其指定的技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)本單位在嫩右工程建設(shè)中形成的資料完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性作定性說(shuō)明，并簽字加蓋公章；總監(jiān)理工程師、段標(biāo)業(yè)主代表分別進(jìn)行審查、審核后簽署意見(jiàn)。三是荊州市長(zhǎng)江河道管理局的檔案管理人員對(duì)每本案卷是否附和工程檔案整編要求進(jìn)行最終審查后方可裝訂。經(jīng)過(guò)有效的工作途徑，保證了荊江堤防工程檔案最終質(zhì)量。

綜上所述，加強(qiáng)水利工程當(dāng)中的堤防工程檔案管理工作對(duì)整個(gè)工程的順利進(jìn)行起到了十分重要的作用，只有充分加強(qiáng)對(duì)于堤防工程檔案管理工作的重視程度，才能保證在工程出現(xiàn)問(wèn)題或者是其他情況時(shí)能夠有章可循。由此我們可以看出，堤防工程檔案管理工作作為整個(gè)工程當(dāng)中的重要部分，只有不斷提高相關(guān)人員的工作素質(zhì)，保證檔案管理工作質(zhì)量，才能保證我國(guó)水利工程的更好發(fā)展。