淺談檔案庫房管理中的問題及解決方法

梁華

摘要：檔案管理是事業(yè)單位和其他各個企業(yè)均比較重視的問題之一，由于檔案具有保密性和不可再生性，并且對單位和企業(yè)的決策與發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，因而加強檔案的安全管理至關(guān)重要。檔案管理不僅需要做到井然有序，還需要做好基礎(chǔ)管理工作，即庫房管理才能保證檔案的管理質(zhì)量和效率，充分發(fā)揮檔案對后續(xù)工作開展的指引作用。然而現(xiàn)階段檔案庫房管理工作中仍存在諸多問題，本文首先對上述問題簡述，然后重點提出針對性的解決方法，旨在為讀者提供提高檔案庫房管理質(zhì)量的可行性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；庫房管理；問題；解決方法

保護和管理檔案是檔案保管工作人員的重要任務(wù)，主要包括整理檔案并將其并入庫房相應(yīng)的柜架中，在做好基礎(chǔ)工作的同時還需要對檔案進行日常維護和保管。研究指出[1]，做好檔案庫房管理工作是提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)措施，也是保障檔案的可利用性和使用壽命的根本條件。對當前檔案庫房管理中存在的問題進行深入探討和分析有助于制定針對性的解決方法，達到提升檔案庫房管理質(zhì)量的目的，完成提升檔案管理質(zhì)量的終極目標。

一、當前檔案庫房管理中存在的問題

（一）缺乏調(diào)節(jié)防護系統(tǒng)

當前檔案庫房缺乏調(diào)節(jié)防護系統(tǒng)，尤其是縣級及以上單位中常常會從辦公用房中選取一間面積較大的屋子作為檔案管理庫房，但是并沒有重視檔案庫房建設(shè)的相關(guān)知識和標準。然而單純的形象建設(shè)難以達到理想的檔案管理質(zhì)量標準，相關(guān)人員必須重視對光照、溫度、濕度、風向和風力的調(diào)節(jié)才能真正管理好庫房的環(huán)境，避免紙質(zhì)檔案發(fā)生霉變或者字跡模糊的情況，也可避免電子檔案信息丟失的現(xiàn)象。

（二）安全防護力度不理想

安全防護力度較差是檔案庫房管理中存在的又一項明顯的問題。庫房的安全性直接影響到檔案的安全性和完整性。庫房安全防護力度不足可明顯增加檔案丟失的風險。既往一項研究報道通過對縣級及其以上單位的檔案庫房設(shè)計調(diào)查發(fā)現(xiàn)部分單位庫房安全防護方面存在著明顯的問題[2]，包括建設(shè)方面執(zhí)行標準不嚴格、投入資金不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善、缺乏完整的監(jiān)控和報警系統(tǒng)等。

（三）缺乏完善的檔案庫房管理體制

當前很多單位檔案庫房管理中存在著明顯的盲區(qū)，如檢查和清潔措施實施依從性差、管理責任人不明確、管理工組人員態(tài)度需要端正等。如果缺乏完善的檔案庫房管理體制，很有可能會導致檔案管理工作中發(fā)生安全相關(guān)事故，影響檔案保存的完整性和可利用性[3]。筆者結(jié)合自己工作中遇到的實際情況，對缺乏檔案庫房管理體制的常見情況進行總結(jié)，具體如下：檔案管理人員每天都需要對水電進行檢查，對溫度和濕度進行檢測和調(diào)節(jié)，但是依從性差，甚至會出現(xiàn)散漫的情況；部分檔案庫房管理員將庫房當做雜物間，影響檔案的存儲質(zhì)量；庫房設(shè)備不完善，責任人不明確，管理混亂的情況時有發(fā)生。

二、解決檔案庫房管理中問題的方法

（一）建設(shè)調(diào)節(jié)防護系統(tǒng)

想要提升檔案庫房管理的質(zhì)量，首先必須重視調(diào)節(jié)防護系統(tǒng)建設(shè)，保證充足的光照和適宜保存檔案的溫度和濕度等，具體做法包括：嚴格按照檔案庫房建設(shè)的標準專門建設(shè)檔案庫房，避免選址的隨意性，并做好配套設(shè)施的安裝，保證能夠正常使用，充分發(fā)揮防火、防水、防風吹日曬、防盜竊等工作；其次還需要保持檔案庫房的衛(wèi)生，做好周圍環(huán)境的清潔工作，盡可能避免庫房周圍及庫房中的不良環(huán)境對檔案管理工作質(zhì)量造成的不良影響；最后，對于建設(shè)不合格的檔案庫房，工作人員需要向上級領(lǐng)導反應(yīng)問題，明確闡述不合格庫房建設(shè)和調(diào)節(jié)防護系統(tǒng)不達標對檔案管理工作質(zhì)量的危害，爭取完善檔案庫房的調(diào)節(jié)防護系統(tǒng)，對無整改價值的庫房爭取拆除、重新選址和建設(shè)。

（二）增強工作人員的安全防護意識

增強工作人員的安全防護意識是提升檔案庫房管理質(zhì)量和工作效率的另一項重要的措施。作為檔案庫房管理的實施者，工作人員必須具有強烈的安全防護意識才能防患于未然，盡可能避免火災(zāi)、水浸或者機密檔案泄露等事件。增強工作人員的安全防護意識的具體措施如下：首先對工作人員加強職業(yè)道德教育，使其能夠明確并遵守職業(yè)道德規(guī)范，避免有意或者無意泄露機密文件的信息；其次還應(yīng)當對工作人員加強培訓，使其了解檔案庫房管理中的注意事項，認真檢查核對，避免由于大意或者疏忽影響檔案庫房的安全性；最后，還應(yīng)當建立完善的獎懲制度，對于表現(xiàn)良好者及時給予獎勵，對于表現(xiàn)較差者給予相應(yīng)的批評和懲罰。

（三）完善檔案庫房的管理體制

科學合理的檔案庫房管理體制是保證庫房管理質(zhì)量的前提，也是檔案管理的重要的保護膜。在做好基礎(chǔ)的安全防護措施的同時相關(guān)人員必須重視制定并完善嚴格的檔案庫房管理體制。除了上述措施中建立并完善獎懲制度，還需要明確每個檔案庫房管理方面的責任人，為庫房和檔案的安全提供全面的防護。檔案庫房管理體制中必須嚴格規(guī)定定時檢查電氣設(shè)備、線路、滅火器等基礎(chǔ)設(shè)施，若發(fā)現(xiàn)問題需要及時更換；另外嚴格要求不能堆放雜物，不能將易燃易爆物品帶入庫房，不得帶食物進入庫房；定時檢測庫房的溫度、濕度，及時調(diào)節(jié)[4]。若出現(xiàn)問題，明確責任人后給予嚴厲的懲處，對于情節(jié)嚴重者移交相關(guān)部門進行處理。此外，相關(guān)人員還需要具有創(chuàng)新意識，不斷引進先進的檔案庫房管理方案和模式，在實踐中不斷改進，不斷完善檔案庫房的管理體制，最終達到提升檔案庫房管理質(zhì)量的目的。

三、小結(jié)與展望

由上述分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案庫房作為檔案管理實施的場所，不僅能夠指導單位的發(fā)展還可為決策的制定和時代的發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。通過對檔案庫房管理中存在的問題進行分析和探討并提出針對性較強的解決方法有助于提升檔案庫房管理質(zhì)量，保證檔案管理工作的順利進行，真正發(fā)揮單位檔案的實際作用。然而在檔案庫房管理工作中仍然會出現(xiàn)各種各樣的問題，工作人員只有不斷創(chuàng)新探討、著重理論與實踐的結(jié)合，才能探尋科學合理的解決方案，真正提升檔案庫房管理的工作質(zhì)量。

參考文獻：

[1]朱紅娟. 淺談醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中的問題與對策[J]. 檔案管理， 2016，（4）：88-89

[2]校昱. 淺談會計檔案管理的問題與對策[J]. 檔案管理， 2016，（5）：89-89

[3]陳軍. 淺談電子表格在檔案管理活動中的運用[J]. 檔案與建設(shè)， 2015，（8）：74-76

[4]李穎. 淺談檔案管理信息化發(fā)展的問題和對策[J]. 社會科學， 2015，（8）：29-29