數字化不動產檔案管理模式的創建

郭宏來

我國城市化發展十分迅速，不動產管理在我國越來越受到重視，如何將數字化技術應用于不動產檔案管理是不動產管理機構和部門面臨的重要任務。不動產檔案管理部門要搭建數字化、信息化的管理平臺，構建健全的檔案管理體系，提高房產檔案資料的使用率，充分發揮其應有的價值，為不動產交易和管理提供科學的依據。本文首先對數字化不動產檔案管理的概念和特點進行分析，指出了不動產檔案管理數字化存在的問題，提出了構建數字化不動產檔案管理模式的有效措施。

信息技術與數字化技術在各行各業中的應用十分廣泛，我國社會進入轉型期，已經步入知識經濟時代，科技水平的穩步提升，使我國對不動產管理提出了更高的要求。檔案管理作為不動產管理的重要組成部分，要采取科學高效的管理方式提升檔案管理的質量，數字化技術就是一種高效科技，將其運用于不動產檔案管理中，有助于提高管理效率，轉變原有的檔案管理方式，創新檔案管理形式，促進檔案管理與時俱進的發展。

一、數字化不動產檔案管理的概念及特點

1、數字化不動產檔案管理

數字化不動產檔案管理主要是指利用數字化技術實現對檔案的高效管理，從檔案的收集、整理、編號存檔、檔案的提取和應用等過程，實現數字化的管理效果。數字化檔案管理主要體現在檔案收集及整理過程，使用計算機網絡系統檢索檔案信息，可以很快搜索到需要的檔案資料，數字化技術的應用可以提高檔案管理的質量和效果，節省大量時間和人力，構建數字化平臺是不動產管理中心應選擇的科學方式。

2、數字化不動產檔案管理的特點

利用計算機網絡技術。不動產主要指的是房產資源，在房產檔案管理中，數字化主要是指借助計算機網絡技術等優勢，創新檔案管理方式，提升檔案管理質量和效率，這與傳統檔案管理存在較大的差距，體現出現代檔案管理的優越性。

運用數字化儲存技術。數字化不動產檔案管理的一個突出特點，主要是指采用數字化存儲技術提高檔案管理水平，利用數字化技術將檔案進行電子化歸檔，電子檔案和文件便于存儲。其次，數字化技術有助于檔案資料的長期存檔，不會像紙質檔案害怕蟲蛀和腐蝕，還有一些圖像、視頻、影像資料便于保存。

使用網絡系統檢索信息。與傳統的不動產檔案管理方式不同，數字化檔案管理要建立網絡平臺，利用計算機技術實現檔案資料的檢索，便利查找和查閱檔案，用戶輸入關鍵詞就可以搜索到相關檔案資料，進而提升檔案資料查詢效率。

二、數字化不動產檔案管理存在的問題

我國不動產檔案藏量大，管理難度較大。目前，不動產檔案呈現分散的特點，檔案整合需要大量的人力資源，要消耗大量的辦公耗材和用品，且人工操作難度大，要消耗大量的時間。政府部門不動產檔案管理是有關部門十分重視的工作，利用數字化技術可以提升檔案管理的效率和質量，建立科學的數字化管理體系。近幾年，隨著城市化進程的加快和房地產行業的發展，不動產檔案數量和規模逐年擴大，檔案覆蓋各行業各部門，不同地區的檔案管理方法存在差異，檔案管理難度較大。

企業兼并時檔案管理空缺。當今社會中，不動產數量較多，因此，檔案管理面臨一定的難度，不動產檔案管理技術不斷與時俱進。企業要加強討論和分析，要考慮數字化檔案管理的重要性，要利用高科技提升檔案管理效率，發揮大數據和數字化技術的優勢，加速檔案資料的傳輸與共享。總之，要貫徹執行我國相關法律法規，積極整合各種資源，促進檔案管理順利進行。企業在兼并時不動產產權等會發生變更，要及時做好檔案資料的更新，要做好檔案的收集和處理。

檔案管理效率較低。不動產檔案收集到處理是一個復雜的過程，涉及多個部門，不動產檔案管理要實現數字化管理模式，我國要依據現有的情況，不動產管理機構和部門要加大投入，篩選相應技術成果，構建完善的不動產檔案管理體系。要從企業的實際情況出發，將散亂分布的檔案資料收集起來，腳踏實地做好基礎管理，利用數字化技術實現檔案管理水平的提升，目前，不動產檔案管理存在的最顯著問題就是檔案管理效率較低，因此，數字化技術的應用勢在必行。

三、數字化不動產檔案管理的有效策略

樹立數字化檔案管理觀念。首先，要建立正確的觀念和意識，要完善數字化檔案管理體系，構建數字化檔案管理平臺，充分發揮現代技術的先進性，發揮網絡系統的便捷性與時效性，重視不動產檔案管理工作。提升檔案管理人員的管理意識和責任意識，提高其數字化素養，提升員工的專業管理水平，熟悉數字化設備操作，為檔案管理工作奠定基礎。

提高不動產檔案管理信息化建設水平。要將信息化技術與數字化技術與不動產檔案管理有機融合在一起，運用網絡技術和計算機技術，實現信息化建設，促進規范化不動產檔案管理機制的建立。首先，要人工錄入檔案資料，將紙質檔案資料轉化為電子文件和資料，對數據和信息進行科學分類，建立檔案目錄，對檔案資料進行分類存儲，便于后期的檔案資料的查找和瀏覽。其次，要完善網絡設施建設，建立信息化平臺，進而促進檔案資料的快速傳遞和共享。

建立不動產檔案數據庫。數字化不動產檔案管理要以網絡平臺為基礎，利用計算機的技術優勢，利用網絡空間的功能，提高檔案管理的質量和效率。要建立不動產檔案管理數據庫和信息庫，為檔案信息的傳遞和共享提供紐帶和橋梁，便于檔案信息的存儲和提取，同時為城建部門和不動產管理部門提供原始的依據和資料。各地區要將當地的不動產資料都納入到數據庫和信息庫，對數據和信息進行分類，做好新增數據處理。

加強數字化設備的管理。數字化不動產檔案管理要依賴于數字化管理平臺，因此，要注意做好數字化平臺的維護，做好計算機等設備的維護和管理，保證檔案管理室和機房的干燥，溫濕度掌握在一定范圍內，做好線路管理，定期檢查配套氣體滅火自動消防系統，加強檔案資料的安全管理。

總之，為促進不動產檔案管理，要充分借助于現代技術，創新檔案管理模式，利用數字化技術的優勢，提高檔案管理的效率和質量，要建立科學的管理觀念，提高管理人員的素質，推動數字化不動產檔案管理工作水平的提高。