校友工作信息化建設在完善校友檔案中的作用

付卓棟 趙昕昊 孟婷婷 唐羚

摘 要：校友檔案是高校檔案的重要組成部分，其中最有價值的是校友們在社會上的奮斗經歷和取得的業績，然而檔案中恰恰缺少這部分內容，因此校友檔案需要不斷完善。通過信息化手段完善校友檔案可謂是不二選擇的最佳途徑，它迅速便捷，經濟實惠，而且多元化傳播，利于校友檔案各種信息資料的收集。

關鍵詞：校友；信息化建設；檔案

《全國檔案事業發展“十二五”規劃》提出：“加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設，加快推進傳統載體檔案數字化、電子文件接收、重要數字信息采集等數字檔案資源建設，為社會提供全方位的檔案信息服務。”高校校友檔案是高校校友資源開發和利用的依據，完善校友檔案是開發利用的前提，在智能手機高度覆蓋普及和微信應用的熱潮中，利用各類信息化手段完善校友檔案，可謂是最佳手段和途徑。

校友檔案是高校檔案的重要組成部分，其內容包括兩部分：一是大學生在校學習期間的內容；二是校友走上社會奮斗業績的內容。校友的工作業績是檔案的閃光點，也是最有價值的地方。然而校友檔案往往缺少這部分內容，完善校友檔案是校友工作者、檔案工作者的責任和義務。

一、完善校友檔案的內容

（一）校友風采照片

參加重大科研活動，如國家級課題照片，受省級、國家級表彰照片，先進事跡報告會照片，回校給大學生作報告照片，與著名人士合影照片，出版的著作封面照片等。

（二）在工作崗位上的業績資料

業績資料以文字為主，內容指校友在各自工作崗位上取得的成就、業績。業績資料應是概括性文章，主要介紹校友在社會上的打拼經歷，取得的業績。如畢業走出校門的本科生晉升到博導、碩導等的歷程簡介，特別是奮斗、打拼等情況。

（三）錄音

知名校友在重大場合作各種報告的錄音、學術報告錄音、教授授課錄音，演講錄音等。

二、信息化手段完善校友檔案的優勢

（一）信息傳播的多元化，利于校友信息資料收集的多樣化

通過微信、網站等手段，個人和組織都可以實現一對多的大眾 傳播，微信主要靠智能手機傳播，而“智能手機因自身所嵌入的 CPU 和一系列硬件，可以支撐不同軟件的嵌入，實現和電腦類似的智能化操作體驗，實現消費者對游戲、商業、新聞、社交用途等應用需求”[1]。由于這些軟件的嵌入，使微信具備了文字、語音、視頻、圖片、表情等多元化信息傳播功能，用戶利用其功能來實現和聯系人的交流互通，傳遞信息。

（二）信息傳遞真切準確，利于校友檔案完善的真實性

微信、網站等手段傳播信息精確真切，精確就是按照受眾者的個性需求，將所需的信息和內容準確傳播送達到具體的個人。“微信和網站的信息傳播屬于點對點的對等傳播模式，不管是雙人對聊還是多人群聊都可以實現分組或地域控制范圍內100%的精確消息即時推送，曝光率低，還可以進行有效的反饋和互動”[2]。

三、信息化手段完善校友檔案信息資料的策略

（一）建立微信公眾平臺，添加校友為好友

微信公眾平臺與微博相比是一種帶有強擴散能力的點對點大眾傳播模式，它“集合了圖、文、音、視頻等幾乎所有的受眾接受信息方式，憑借信息群發推送、一對一交流、自動回復、賬號菜單設置等功能，儼然成為移動互聯網時代‘連接一切的資訊載體和交流平臺”[3]。微信公眾平臺為信息群發共享的一對多交流平臺，并且信息傳播過程噪音干擾少，輻射面大，受眾可以即時精準接收到信息。同時，它具備了傳播信息多樣化的特點，如聲音的原始性，圖片的清晰度，聲像的準確度，極利于傳遞校友檔案信息資料，受到檔案工作者的青睞。微信公眾平臺如同一個紐帶，通過網絡能快速達到與微信用戶的媒體性行為互動，方便交流。微信公眾號申請注冊成功可獲得權限搭建平臺，校友工作者、高校檔案館可申請微信公眾號，搭建高校微信公眾平臺，完成校友各種檔案信息資料的傳遞。獲得校友信息資料可通過微信公眾平臺添加校友為好友，使校友與母校遠距離變為“零距離”。

（二）利用網站、校友會等聯系校友

高校既是科技發展的搖籃，也是科技發展的前沿。學校應調動一切可以調動的力量和手段與校友取得聯系，然后利用微信公眾平臺獲取校友檔案信息資料，完善校友檔案。

1.通過建立校友網站聯系

互聯網的快速發展，網絡覆蓋面極大，這對于聯系校友可謂是一種捷徑。網站要科學，要設立模塊，如校友風采模塊，展示校友重大場合報告錄像，與知名人士合影照片等。業績模塊主要展示校友所從事的事業取得的重大業績、成就等；網站應暢通無阻，利于不同行業不同地域的校友點擊[3]。檔案管理人員要隨時打開校友網，探尋校友的聯系方式，通過檔案館公眾平臺，主動添加校友為好友。

2.通過校友會聯系

校友會是母校與校友聯系的紐帶，學校應撥發一定的經費，在各大城市成立校友會，開展和宣傳校友工作，主動與校友建立聯系，表示母校以他們為驕傲，永遠不會忘記在校苦讀四年的莘莘學子。校友會要大力宣傳，大張旗鼓，還要有聲有色，吸引校友前來參加。校友會這一感情紐帶，可以把某一地域、某一城市的校友僅僅聯系在一起。校友工作者、檔案管理人員可通過校友會聯系校友，通過微信公眾平臺，添加校友為好友[4]。

總之，校友檔案是高校發展的貴重資源，也是高校發展的本體優勢。合理開發利用校友檔案，要先完善校友檔案，而大多校友步入社會幾年、十幾年，甚至幾十年，他們的檔案僅為在校學習期間的內容，而最具價值的是他們在社會上奮斗歷程和取得的成就。然而這些校友分散在四面八方，甚至海外，聯系他們則需一定的策略。而互聯網的發展，智能手機的廣泛使用和微信的普及為聯系校友、收集和完善校友檔案內容提供了極大的便利，高校校友工作者、檔案館工作者應躬身自行，利用多種方式聯系校友，以促進高校的發展，為社會經濟建設多培養人才。

參考文獻

[1]匡文波.手機媒體概論[M].北京：中國人民大學出版社，2012：68.

[2]孫洋洋.微信技術應用于檔案信息服務初探[J].中國管理信息化，2013（9）.

[3]趙晶.微信傳播的正負效應及對策研究[D].天津師范大學，2015.

[4]季于峻男.微信公眾平臺在校友會工作的實踐與探索[J].新媒體研究，2017，3（03）：40-41.

作者簡介

第一作者：付卓棟，大連醫科大學招生與就業處

通訊作者：趙昕昊，大連醫科大學人力資源部

（作者單位：大連醫科大學）