合同后續(xù)事項(xiàng)管理

于保森

蕪湖卷煙廠在簽訂合同后，基于合同的執(zhí)行，從合同到貨、安裝調(diào)試、試運(yùn)行、驗(yàn)收、質(zhì)保形成業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)一條龍的“閉環(huán)”管理的模式，“重合同、守信用”成為企業(yè)文化亮點(diǎn)。

一、合同在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的地位

《中華人民共和國合同法》是由全國人名代表大會(huì)審議通過，在法律級(jí)次上屬于最高級(jí)次，制定的目的是保護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，維護(hù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序。蕪湖卷煙廠屬于煙草制造業(yè)，其物資供應(yīng)、能源供給、產(chǎn)品銷售以及其他所有經(jīng)濟(jì)行為均離不開合同，所以經(jīng)濟(jì)合同貫穿企業(yè)的每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。規(guī)范并維護(hù)合同在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的核心地位，就是保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益甚至是保證企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營也是以合同為線索，為了完成合同而次第開展生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)。

二、重合同、守信用是企業(yè)的無形資產(chǎn)

蕪湖卷煙廠多年來始終如一的重視合同的管理，年年獲得“重合同、守信用”榮譽(yù)稱號(hào)。蕪煙誠信、嚴(yán)格按合同辦理業(yè)務(wù)，促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序的穩(wěn)定，在供應(yīng)商、銷售商中贏得了良好的“口碑”和無風(fēng)險(xiǎn)、不擔(dān)憂的信任。蕪煙在金融系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)也獲得了最高授信。蕪煙在社會(huì)中獲得的這些榮譽(yù)，得益于蕪煙合同管理的規(guī)范，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中誠實(shí)守信。正是由于得到公認(rèn)和信任，蕪煙在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的道路上走得更遠(yuǎn)。

三、合同從規(guī)范到OA辦公自動(dòng)化的創(chuàng)新

蕪煙合同從《合同管理辦法》制度起步，通過法律顧問確定合同范本，結(jié)合業(yè)務(wù)分類專項(xiàng)管理，通過從業(yè)務(wù)上取得的經(jīng)驗(yàn)不斷完善合同條款，至今形成了一套行之有效的規(guī)范模板。現(xiàn)在簽訂合同都在OA辦公自動(dòng)化軟件中運(yùn)行，歸口管理部門主要負(fù)責(zé)技術(shù)上的把關(guān)，法規(guī)部門主要負(fù)責(zé)法律上的把關(guān)，財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)結(jié)算、發(fā)票以及稅務(wù)上的把關(guān)，審計(jì)部門負(fù)責(zé)規(guī)范上的把關(guān)，經(jīng)專業(yè)審核后，法人代表簽字蓋章。在辦公自動(dòng)化上實(shí)現(xiàn)審核和簽訂合同，同時(shí)帶來查閱上的極大便利。

四、合同到貨階段的管理要點(diǎn)

合同到貨，蕪煙經(jīng)辦部門組織到貨驗(yàn)收。驗(yàn)收的重點(diǎn)是：到貨日期是否符合合同的規(guī)定；貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)是否準(zhǔn)確無誤。如果合同規(guī)定有明確的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)的，依照合同約定，如果沒有明確的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)的，應(yīng)以開箱后說明書中列舉為準(zhǔn)。涉及到需要質(zhì)量檢驗(yàn)的貨物，需地方質(zhì)檢部門或企業(yè)質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的，均需取得質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告方可到貨確認(rèn)。

五、合同安裝調(diào)試階段的管理要點(diǎn)

安裝調(diào)試前，技術(shù)人員應(yīng)仔細(xì)閱讀說明書、操作指南，學(xué)習(xí)跟調(diào)試相關(guān)的技術(shù)資料。安裝時(shí)，檢查供應(yīng)商安裝調(diào)試人員配備，職業(yè)證書等資料，預(yù)防無證操作和不規(guī)范操作。調(diào)試時(shí)應(yīng)事前組織好調(diào)試用物料，及時(shí)記錄各項(xiàng)指標(biāo)，當(dāng)指標(biāo)達(dá)到設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)或接近設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，需運(yùn)行一段時(shí)間指標(biāo)穩(wěn)定方可確認(rèn)安裝調(diào)試階段結(jié)束。經(jīng)過培訓(xùn)的操作人員在調(diào)試階段就要跟班學(xué)習(xí)和進(jìn)行部分操作，調(diào)試階段結(jié)束設(shè)備管理部門出具試運(yùn)行通知，設(shè)備移交操作人員試運(yùn)行。

六、合同試運(yùn)行階段的管理要點(diǎn)

試運(yùn)行階段不僅需關(guān)注設(shè)備的各項(xiàng)指標(biāo)是否在設(shè)計(jì)指標(biāo)的允差范圍內(nèi)，更重要的是生產(chǎn)出來的產(chǎn)品必須符合產(chǎn)品質(zhì)量的要求。這一階段，是操作人員、設(shè)備及產(chǎn)品相互磨合階段，也是合同執(zhí)行的最關(guān)鍵階段。該階段企業(yè)質(zhì)檢部門、設(shè)備部門均需深度介入，產(chǎn)品生產(chǎn)效率指標(biāo)以及產(chǎn)品合格率指標(biāo)均需穩(wěn)定并且達(dá)到技術(shù)設(shè)計(jì)指標(biāo)。試運(yùn)行結(jié)束，合同執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門對(duì)試運(yùn)行的結(jié)果狀況進(jìn)行評(píng)估確認(rèn)。

七、合同驗(yàn)收階段的管理要點(diǎn)

合同驗(yàn)收階段好比前面四個(gè)階段的總結(jié)。對(duì)照合同商務(wù)條款，對(duì)貨物名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、發(fā)票、金額進(jìn)行確認(rèn)；對(duì)照技術(shù)指標(biāo)，比對(duì)實(shí)際指標(biāo)進(jìn)行確認(rèn)；對(duì)照合同相應(yīng)條款，在合同約定的時(shí)間內(nèi)是否完成相應(yīng)的履約任務(wù)；供應(yīng)商、合同簽訂部門、質(zhì)檢部門、使用部門確認(rèn)無誤，才能辦理合同驗(yàn)收事項(xiàng)與付款。

八、合同質(zhì)保階段的管理要點(diǎn)

質(zhì)保條款是合同條款的重要條款。在質(zhì)保期內(nèi)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)合同標(biāo)的物的日常管理，一方面使用部門應(yīng)建立巡檢模式，明細(xì)記錄發(fā)生的問題，并及時(shí)反饋合同經(jīng)辦部門；另一方面合同經(jīng)辦部門針對(duì)反應(yīng)的問題對(duì)照質(zhì)保條款聯(lián)系供應(yīng)商解決；再次，在質(zhì)保期滿前組織使用部門進(jìn)行全面的檢查，解決可能存在的質(zhì)保問題；最后，支付質(zhì)保金后應(yīng)建立移交手續(xù)，將資產(chǎn)維修移交維修部門，質(zhì)保后維修由企業(yè)自行承擔(dān)。

九、合同執(zhí)行完畢評(píng)估核銷的管理要點(diǎn)

質(zhì)保金付款結(jié)束，意味著合同履約完成，經(jīng)辦人員還需到合同管理部門核銷該項(xiàng)合同，作為合同終結(jié)。核銷的管理要點(diǎn)如下：必須準(zhǔn)確反映合同項(xiàng)目的驗(yàn)收時(shí)間；合同項(xiàng)目的驗(yàn)收情況或整改記錄；記錄合同的付款記錄和付款時(shí)間；對(duì)合同貨物或服務(wù)等情況的評(píng)價(jià)；合同管理部門對(duì)申請(qǐng)核銷合同執(zhí)行情況進(jìn)行審核評(píng)價(jià)。這樣不僅形成了合同閉環(huán)管理，而且也為供應(yīng)商建立了信用檔案。

十、財(cái)務(wù)按照合同核算的創(chuàng)新

在日常工作中，經(jīng)辦部門也好，外部審計(jì)部門也好，往往以合同為線索或索引，要求財(cái)務(wù)部門按照合同歸類統(tǒng)計(jì)和對(duì)賬。所以財(cái)務(wù)就有了按照合同核算的需求，為了在財(cái)務(wù)核算當(dāng)中便捷反映從保證金、預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金的合同整個(gè)生命周期，蕪煙財(cái)務(wù)建立了以合同編號(hào)為索引的財(cái)務(wù)核算模式，使各階段付款對(duì)應(yīng)相應(yīng)的管理要求，不僅查閱對(duì)賬便捷減少出錯(cuò)幾率，而且財(cái)務(wù)核算與合同管理相互融合在一起，通過會(huì)計(jì)核算直觀的體現(xiàn)合同進(jìn)展?fàn)顩r，形成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的合同管理閉環(huán)。

落實(shí)《中華人民共和國合同法》不僅僅是保護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益，維護(hù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序，同時(shí)也是當(dāng)前行業(yè)培育和踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀具體體現(xiàn)。建立“重合同、守信用”內(nèi)部合同管理規(guī)范模式，不僅僅是誠信的表現(xiàn)，同時(shí)也是行業(yè)公信力的表現(xiàn)。