信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

劉春蕾

摘要：隨著社會的不斷發展和時代的快速進步，科技水平也在飛速的發展，信息化理念滲透到人們生產生活的各個方面。目前的檔案管理依舊面臨著許多問題，利用好信息技術進行檔案管理是解決這些問題的關鍵。本文深入分析了當前檔案管理中存在的問題，并提出了信息時代下如何解決檔案管理問題的策略。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；存在問題；解決對策

引言

隨著信息化時代的逐步發展，檔案管理部門將信息管理技術充分利用到了檔案管理工作中，作為記錄和保存國家、社會團體及個人在日常生活中發生的事件資料，為便于以后查詢，實施信息化是非常有必要的。本文從信息化時代背景下的檔案管理工作面臨的問題與對策這兩方面進行深入研究。

一、信息化時代背景下檔案管理工作面臨的問題

（一）管理理念不符合現今時代發展要求，且服務意識缺乏

在現今信息化迅速發展的時代中，還一味按照固有的管理理念，將會對檔案管理部門的有效發展造成阻礙，畢竟時代在不斷進步，老套的管理理念早已不適合現今創新技術迅速發展的時代。由于這樣的情況，給全新的管理方法在檔案管理行業的推廣造成了一定的負面影響，進而使得管理工作效率及質量得不到相應的提升，且目前大部門檔案管理部門缺乏全面的服務意識，這也是檔案管理部門在信息化時代中得不到發展的主要原因之一。

（二）缺乏先進的管理方式

管理方法傳統、落后是當前檔案管理工作中比較突顯的一個問題，主要體現在信息編寫方法傳統、檔案存儲傳統。現階段，檔案信息依然是依靠手工編寫的方式，檔案信息的增加使得這種手工方式的弊端也日益顯現出來，檔案信息失真的現象越來越嚴重。同時，企業檔案存儲依然用檔案袋，隨著檔案使用次數的增加，經常出現檔案丟失的情況，在檔案調用的時候往往需要花費較長的時間。

（三）檔案管理人員綜合素質低

在檔案管理工作中，有相當一部分工作人員的綜合素質不能滿足檔案管理整體性的需要，他們的專業素質不足、專業技能不扎實，導致檔案管理工作缺乏安全性和有效性。另外，還有些一些工作人員，雖然具備了一定的檔案管理知識，但是不能適應新時期信息化手段的應用。這些員工對信息技術的應用方式不夠了解，信息化的意識薄弱，不能滿足檔案管理現代化趨勢的要求，也無法在實際的工作中構建現代化、系統化的檔案管理制度，不能使檔案管理具備科學化和復合性。由此可見，管理人員的工作素質不高是檔案管理中突出的重要問題，不僅嚴重妨礙了檔案管理工作的落實也使檔案管理工作的效率和質量大大降低。

（四）檔案管理軟件間不通用

從我國當前檔案管理工作情況來看，雖然檔案管理技術隨著信息化時代的發展得到了極大的進步，但在管理軟件方面依舊還存在著一些問題，如管理軟件間無法通用，這樣一來將無法確保管理工作的高效進行。即使現階段研發的管理軟件能達到管理工作的基本要求，但對長久的發展目標而言，光靠現今已有的管理軟件是不夠的，還需要對管理軟件方面的不足之處加以改進，以做到各管理軟件間能夠互相使用，從而降低資源共享上的限制程度。

二、信息時代檔案管理的對策分析

（一）觀念的創新

在信息化時代，檔案管理創新已成為必然，而要想不斷提高檔案管理水平，關鍵在于思想觀念的轉變，只有從思想上引起重視，才能促使負責人付出行動，推動檔案管理創新工作的高效開展。對于事業單位，檔案是其發展歷史的見證，在信息化時代，其應當認識到信息技術給檔案管理工作帶來的沖擊和機遇以及信息化管理的重要性，要結合時代背景，積極推進檔案的信息化管理，加大信息化方面的投入，從而不斷提高檔案管理水平。

（二）注重軟件的兼容性

強化信息化建設屬于檔案管理的重要內容。從專業化角度出發，檔案管理信息化的最終目的在于檔案資源共享，進而發揮檔案資源的價值。所以，為實現資源共享，檔案管理相關工作人員必須要促進信息技術的大力引進，加強管理模式創新，進而實現檔案的自動化處理，從根本上提升檔案檢索效率[3]。比如，檔案資料存儲工作中，相關部門可借助信息管理系統、資源管理系統與ERP系統等實施軟件編程，然后借助計算機技術對文字檔案或者是圖像檔案實施自動化識別，然后存儲到檔案信息庫，做到軟件兼容。接下來，運用網絡化平臺加強檔案資料的有效傳輸，進一步實現資源遠距離甚至是無障礙共享，這樣就會增加檔案資源儲量，防止檔案資料管理損毀或者是老化問題的出現。

（三）加強檔案管理的信息化

在目前的信息管理的過程中，為了提高檔案管理的效率，有效地突出了文件管理，將檔案管理中實施信息化管理，加強信息檔案管理工作建設。其次，通過科技手段實現檔案信息管理，逐步推進檔案管理自動化，提高檔案文獻查詢檢索效率。為其他部門在檔案應用上提供保障，提高其工作效率。例如，通過信息技術的應用，可以實現檔案管理中文字和圖片的管理，提高檔案管理工作的分類效率。多媒體技術還可以整合信息資源，實現信息資源的有機整合。檔案管理工作將以圖文并茂的方式呈現，不僅可以有效地擴大檔案管理的形式，而且可以大大提高檔案管理的效率。在計算機應用于檔案管理的實踐中，要實現檔案管理中信息的遠程、無障礙交流和互用，以實現檔案管理信息化。

（四）加強檔案管理人員的培訓

在檔案管理的實際工作中，要想提高檔案管理工作的效率就必須確保檔案管理人員要有很強的綜合素質，還要對檔案知識有深入的了解并熟練地掌握。在明確檔案管理的基礎知識后，還要進一步提高其順應時代發展的意識。所以要加強檔案管理人員的培訓力度，定期的組織其參加學習，使其掌握運用計算機進行檔案管理的方式，掌握計算機的基本使用方法，提高檔案管理人員的檔案管理效率，推動檔案管理現代化的實現。

結束語

總而言之，對檔案管理工作實施信息時代管理，主要是在信息技術以及網絡技術基礎上建立而來的，這也是信息時代發展過程中的必然要求，更是檔案管理工作向著更遠方向發展的關鍵。雖然現在的信息時代檔案管理工作中存在諸多問題，但只要我們根據問題的原因所在，找到相應的解決對策，一定能將信息時代檔案管理工作給做好，并保障檔案信息的安全性，讓信息時代檔案管理工作開展的更加順利，工作質量和工作效率都提高上來。

參考文獻：

[1]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經濟，2017，12：31-32

[2]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經濟，2017，12：31-32