試論數(shù)字時(shí)代大型工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)

摘要：就工程項(xiàng)目的檔案管理工作而言，其貫穿于工程建設(shè)的前后，工程項(xiàng)目的檔案管理工作就是工程建設(shè)中的重要工作。在當(dāng)前這個(gè)數(shù)字化時(shí)代背景下，工程項(xiàng)目中傳統(tǒng)的檔案管理模式和手段就會(huì)面臨著新的挑戰(zhàn)。而怎樣實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目檔案管理的信息化，促使檔案管理和項(xiàng)目管理無(wú)縫對(duì)接，全過(guò)程監(jiān)控管理共組，確保檔案管理的科學(xué)性，就是當(dāng)前值得思考的工作。而本文就是對(duì)大型工程項(xiàng)目檔案的信息化管理進(jìn)行研究分析，主要是找出其管理工作中的主要問(wèn)題，以及提出相應(yīng)的解決策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：大型工程項(xiàng)目；檔案管理；信息化

工程項(xiàng)目的檔案管理在工程建設(shè)中占據(jù)了重要地位，它是通過(guò)工程建設(shè)中的管理人員和操作人員對(duì)工程建設(shè)的過(guò)程、現(xiàn)狀、質(zhì)量進(jìn)行真實(shí)、全面的記錄。在數(shù)字化時(shí)代，我們的信息科技和社會(huì)生活都得到了很大的進(jìn)步，大型的工程項(xiàng)目也是投資建設(shè)中主要部分。而在當(dāng)前，我們就需要符合時(shí)代的發(fā)展，打破傳統(tǒng)檔案管理的模式和手段，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的信息化管理。

一、大型工程項(xiàng)目的檔案管理存在的突出問(wèn)題

1、檔案管理的手段比較落后。當(dāng)前，在大型單位中，工程項(xiàng)目的檔案管理依然是在使用以往的管理方法，只是將檔案作為文本或資料進(jìn)行管理。檔案的管理人員在工作時(shí)也只是簡(jiǎn)單地完成檔案的收集和整理。但大型工程項(xiàng)目的檔案文本數(shù)量過(guò)多，所以會(huì)在工程建設(shè)中，使用以往的管理手段就會(huì)花費(fèi)較多的人力和物力，同時(shí)也沒(méi)有較好的實(shí)效性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)與工程建設(shè)管理的同步。

2、檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)較落后。在當(dāng)前，許多大型的企業(yè)和單位雖已經(jīng)在工程項(xiàng)目的檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是從整體上而言依然是處在計(jì)算機(jī)制表、查詢的初級(jí)階段，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化管理。而在檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上，由于信息不夠準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，就會(huì)造成電子檔案的失真，無(wú)法真實(shí)反映情況，以至于影響到檔案使用，不能充分發(fā)揮信息化管理所具有的優(yōu)勢(shì)。

3、工程項(xiàng)目的檔案管理不夠規(guī)范。在我國(guó)檔案管理的信息化建設(shè)中，并沒(méi)有明確制定相應(yīng)的章程，這就導(dǎo)致檔案管理的信息化過(guò)程存在著較多的不規(guī)范。而在實(shí)際管理工作中，因?yàn)榇笮偷墓こ添?xiàng)目存在較多的施工單位，電子檔案的管理不夠規(guī)范化、程序化，這就直接致使工程檔案信息化更加復(fù)雜，存在電子文檔、資料由于管理不規(guī)范而丟失甚至是損毀的現(xiàn)象。

4、工程檔案的信息化不具備專業(yè)人才。在當(dāng)前的數(shù)字化時(shí)代，工程項(xiàng)目的檔案管理信息化需要具備專業(yè)的管理人員，還要求管理人員可以熟練掌握和應(yīng)用信息科學(xué)以及管理技術(shù)。但當(dāng)前，對(duì)于大部分的工程項(xiàng)目的檔案管理人員來(lái)講，依然是存在著文化水平不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠合理的嚴(yán)重現(xiàn)象。而企業(yè)單位也沒(méi)能對(duì)工程項(xiàng)目的檔案管理有足夠的重視程度，檔案信息化管理的技能培訓(xùn)嚴(yán)重缺乏。

二、大型工程項(xiàng)目的檔案管理信息化的主要策略

1、技術(shù)支撐是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)是實(shí)現(xiàn)大型工程項(xiàng)目中檔案管理信息化的技術(shù)基礎(chǔ)。而為工程項(xiàng)目的檔案管理提供了技術(shù)支撐，就可以為數(shù)據(jù)進(jìn)行正常維護(hù)，還能確保對(duì)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。根據(jù)大型工程的項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)，需要建立一套完善的檔案信息管理系統(tǒng)，以及開發(fā)相應(yīng)的監(jiān)控系統(tǒng)。另外，因?yàn)楣こ虣n案在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)路一體化之后，在共享檔案時(shí)，信息就會(huì)遭到安全威脅，而這就要使用多種技術(shù)進(jìn)行防范。因此，研發(fā)檔案管理技術(shù)存在這較大的難度，需要克服當(dāng)前信息技術(shù)水平不夠高的問(wèn)題，工程建設(shè)企業(yè)可以和高等院校以及科研單位一起研發(fā)，在重要技術(shù)領(lǐng)域中進(jìn)行項(xiàng)目合作，以保證工程項(xiàng)目的檔案信息化進(jìn)程，以及提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平和科技含量。

2、人才保障是實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案信息化管理的關(guān)鍵。在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案信息化管理中，需要依靠先進(jìn)的設(shè)備和管理手段，但還要求有專業(yè)的管理人才。在當(dāng)前的數(shù)字化時(shí)代，實(shí)現(xiàn)工程檔案的信息化管理就需要培養(yǎng)檔案管理、數(shù)據(jù)庫(kù)分析、檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、軟件開發(fā)等方面的人才。為了促使檔案管理和工程項(xiàng)目的管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，就需要決策者能夠掌握工程建設(shè)的全部情況，以及要求管理者具備一定的信息獲取能力，能夠熟悉掌握檔案信息以及網(wǎng)絡(luò)檔案的信息資源，以能夠?yàn)楣こ探ㄔO(shè)提供豐富的檔案信息，以提升建設(shè)者對(duì)于工程項(xiàng)目的評(píng)估能力。培養(yǎng)這方面的人才，首先需要建設(shè)企業(yè)的檔案管理單位能夠積極地進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理培訓(xùn)，從而提升檔案管理者的知識(shí)結(jié)構(gòu)和管理能力。另外，檔案管理部門還要制定發(fā)展計(jì)劃，并將檔案管理人才的培養(yǎng)工程納入部門的管理工作中，將其作為常規(guī)內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)。

3、制度規(guī)范是實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案信息化管理的核心。就當(dāng)前工程項(xiàng)目的檔案管理制度而言，會(huì)比原有的管理制度更加方便，也能夠確保的檔案信息的安全。而實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的信息化管理，其核心就是需要對(duì)管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，要求制定出符合時(shí)代發(fā)展的要求，以適應(yīng)信息化發(fā)展的規(guī)范和制度。比如，檔案管理部門所制定的制度，可以為檔案的信息化管理提供保障，相應(yīng)制度也可以保證檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。而在實(shí)際工作中，要求設(shè)計(jì)單位、施工單位等所有格部門，都可以嚴(yán)依照檔案管理部門所制定的制度使用檔案，以確保檔案資料在試用期間的完整齊全，通過(guò)檔案信息來(lái)真實(shí)反映工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程，以利于工程建設(shè)者的全過(guò)程監(jiān)控。

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作者簡(jiǎn)介：

王芳，女（：1985-10-13），民族：漢，籍貫：河南省清豐市，當(dāng)前職務(wù)：檔案專責(zé)，當(dāng)前職稱：助理館員，學(xué)歷：大學(xué)本科，研究方向：工程項(xiàng)目檔案。