電子檔案憑證作用生效分析

姜玉輝

摘要：當(dāng)前隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其已經(jīng)越來越多地滲透到電子信息技術(shù)領(lǐng)域了，這給檔案管理工作帶來了一系列革新，從舊有的紙質(zhì)檔案管理方式向電子化進(jìn)行轉(zhuǎn)變。對(duì)于一個(gè)國家或者地區(qū)來說，檔案管理工作起到的作用非常明顯。但檔案自身存在一定程度的憑證性，但也就是這個(gè)特性直接決定了電子檔案在發(fā)展中還要經(jīng)歷一些波折。電子檔案關(guān)于憑證性方面的內(nèi)容近年來仍然沒有給出一個(gè)明確的解釋來，所以應(yīng)該對(duì)其生效進(jìn)行討論，這樣才能確定電子檔案自身存在的憑證作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案；憑證作用；生效；分析

當(dāng)前隨著檔案向電子化發(fā)展，給檔案工作帶來了很大的完善，舊有的檔案管理工作的弊端也相繼得到了改善，過去存在的檔案保存和整理工作中的難點(diǎn)都或多或少的達(dá)到了解決，讓工作效率得到了有效的提升。但是當(dāng)前電子檔案在發(fā)展中也出現(xiàn)了一些瓶頸，那就是憑證作用，電子檔案的憑證作用一直以來都是相關(guān)部門和管理人員重點(diǎn)關(guān)注的對(duì)象。電子檔案對(duì)于每一個(gè)地區(qū)、社會(huì)乃至于國家安全都具有很重要的作用，所以我們應(yīng)該正視其憑證作用。

一、相關(guān)法律基礎(chǔ)

（一）通過國家檔案局在2012年頒布的《電子檔案移交與接收辦法》中第二條規(guī)定，“電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。”該定義從電子檔案相關(guān)的技術(shù)形態(tài)、來源和價(jià)值等方面進(jìn)行分析定義，而在后期修訂的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)中，對(duì)于電子檔案的定義表述成具有一定的憑證作用、查考和保存價(jià)值并歸檔的電子文件的集合。從定義上來看電子檔案由后期的歸檔操作形成，通過相關(guān)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)將電子文件轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，再由移交至檔案館，并由檔案館分類再通過相關(guān)單位進(jìn)行接收。

（二）根據(jù)我國對(duì)于相關(guān)電子數(shù)據(jù)的法律條文規(guī)定，電子檔案在形成時(shí)要符合多方面要求進(jìn)行規(guī)范，其一要保證電子檔案的完整性，其二就是對(duì)于電子檔案的可靠性進(jìn)行要求。完整性是指其完成內(nèi)容的完整性以及在完成過程中的完整性，內(nèi)容的完整性體現(xiàn)在，其內(nèi)容描述特定的事件、對(duì)其時(shí)間、內(nèi)容、人員以及結(jié)果的相關(guān)材料的完整。過程的完整性是指設(shè)計(jì)的中間過程環(huán)節(jié)，具體的流程等相關(guān)信息的完整，并對(duì)檔案的處理活動(dòng)的形式進(jìn)行一定的信息保存。

（三）可靠性的要求體現(xiàn)為電子檔案形成來源的可靠和保存管理的可靠，具體表現(xiàn)在電子文件歸檔和電子檔案管理制度設(shè)計(jì)的可靠性和系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性。制度設(shè)計(jì)的可靠性要求各立檔單位和各檔案館應(yīng)當(dāng)按照文件檔案管理的要求和法律法規(guī)對(duì)證據(jù)的要求，建立涵蓋電子文件和電子檔案管理整個(gè)生命周期的管理制度，明確電子文件產(chǎn)生、歸檔和電子檔案管理各環(huán)節(jié)、各崗位、相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任和操作要求。

（四）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的可靠性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是系統(tǒng)能夠保證電子檔案自形成起“內(nèi)容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，辦理完畢的電子文件及其相關(guān)信息集合在一起，經(jīng)過歸檔操作（整理、編目、必要的格式轉(zhuǎn)換、檢查、確認(rèn)或賦予歸檔標(biāo)識(shí)）后形成電子檔案這個(gè)時(shí)間點(diǎn)產(chǎn)生的電子檔案數(shù)據(jù)包是電子檔案的“原件”，確認(rèn)電子檔案的“原件”特征，核心點(diǎn)就是電子文件歸檔點(diǎn)留存的時(shí)間信息。

二、電子檔案管理工作中的具體要求

（一）一旦電子文件已經(jīng)完成了歸檔工作之后，就可以將其視為電子檔案了，一般來說都由檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行直接管理，并且在相關(guān)的檔案部門中發(fā)揮其作用。所以對(duì)于這些檔案來說，應(yīng)該采取何種手段來進(jìn)行管理，是擺在我們面前的一個(gè)重要課題。根據(jù)我國相關(guān)法律條款，是電子檔案生效應(yīng)該首先滿足下列的幾個(gè)條件。首先是電子數(shù)據(jù)可以有效呈現(xiàn)出原本的檔案內(nèi)容，其次是檔案的格式不能發(fā)生改變，如果出現(xiàn)變化就要做藥前后一致，再次是應(yīng)該保證如果保存地址出現(xiàn)改變的話應(yīng)該妥善記錄轉(zhuǎn)移過程的信息，尤其是操作時(shí)間和操作人員。所以我們可以看出在進(jìn)行電子檔案保存的時(shí)候應(yīng)該遵循的相關(guān)要點(diǎn)。

（1）首先應(yīng)該建立一整套完善的電子檔案管理方案，這樣才能讓下級(jí)單位進(jìn)行電子檔案管理工作的時(shí)候有據(jù)可依，這要求我們?cè)谶M(jìn)行檔案館或檔案室的管理工作中應(yīng)該盡量將其完善來提高其可行性，并且切實(shí)落實(shí)責(zé)任，明確規(guī)定各崗位工作人員所承擔(dān)的職責(zé)。

（2）在進(jìn)行電子檔案管理工作的時(shí)候應(yīng)該重視技術(shù)水平。電子檔案本身具有很強(qiáng)的開源性，所以很容易進(jìn)行修改，但是檔案本身就其性質(zhì)來說應(yīng)該保證真實(shí)性，所以應(yīng)該采取一系列手段來避免這種情況，避免檔案內(nèi)容被修改，另一方面也應(yīng)該運(yùn)用一系列有效的手段可以證明電子檔案沒有被更改過，這樣才能確保電子檔案具有相應(yīng)的憑證，可以生效。

（二）當(dāng)前就相關(guān)技術(shù)來說，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行技術(shù)性改良。

（1）首先應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行格式固化，來達(dá)成加密的效果，可以直接將原檔案文件的格式進(jìn)行修改，將其轉(zhuǎn)化為另一種格式，這樣就無法運(yùn)用舊有的格式打開了，打開往往會(huì)造成錯(cuò)排而無法修改了，并且其內(nèi)容也受到保護(hù)。

（2）對(duì)檔案本身的屬性進(jìn)行設(shè)定，在選項(xiàng)中將其選定為只讀，可避免內(nèi)容被修改。

（3）在檔案存儲(chǔ)介質(zhì)方面，應(yīng)該盡量選用一次性的介質(zhì)來進(jìn)行存儲(chǔ)，寫入一次之后就無法再進(jìn)行修改，但這種介質(zhì)僅能用來儲(chǔ)存數(shù)據(jù)量較小的內(nèi)容。

（三）對(duì)于電子檔案生效的問題，這本身并不是單一因素可以解決的內(nèi)容，是多個(gè)因素綜合作用而形成的結(jié)果，首先應(yīng)該由相關(guān)部門頒布相關(guān)的法律法規(guī)，然后通過法律規(guī)定的程序進(jìn)行驗(yàn)證，以確定該電子檔案具有相應(yīng)的完整程度和準(zhǔn)確性，這樣才能保證整個(gè)信息具有一定程度的公信力。當(dāng)前社會(huì)發(fā)展變化的節(jié)奏很快，隨著信息總量的增加，舊有的檔案貯存方式也被提出了新的挑戰(zhàn)。但電子檔案本身依然在公信度方面受到一系列質(zhì)疑，就替代舊有的檔案管理方式來說仍然存在一些問題有待于解決，所以我們應(yīng)該對(duì)電子檔案憑證問題重視起來，才能保證其權(quán)威性，實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。

三、結(jié)語

當(dāng)前看來，社會(huì)仍然處于不斷發(fā)展之中，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也在給我們的生活和工作方式不斷帶來改變，而另一方面來看我們也要從社會(huì)發(fā)展的需要作為出發(fā)點(diǎn)來進(jìn)行考慮，讓新技術(shù)更加適應(yīng)于我們的工作。檔案是歷史的承載者，對(duì)于歷史事件具有一系列的記述作用。而當(dāng)前看來，電子檔案在憑證方面仍然存在著一系列的問題，所以相關(guān)管理人員應(yīng)該加強(qiáng)自身道德修養(yǎng)發(fā)和專業(yè)水平，保證相關(guān)的檔案管理工作可以順利開展，這樣才能給我們的檔案管理工作帶來新的變革。

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