淺析部門檔案管理質量保證及體系建設

張慶

【摘要】部門檔案管理不僅是部門進行工作建設的重要內容之一，還是部門事業發展的一個重要組成部分，在整個部門教育工作及部門教育管理中占據著至關重要的地位，是衡量該部門教育質量水平和教育管理水平的重要標志之一。對于大多數部門來說，它們獲取所需信息基本上都是通過搜集該網站的檔案，因為部門的檔案詳細地記錄著該部門的各個方面的具體情況，給領導的工作、理由決策帶來了很大的方便和幫助。因此，做好部門檔案管理工作對于部門的工作教對于部門檔案管理質量保證體系的建設育管理有著非常重要的作用。現在擺在我們面前的理由就是如何建立一個完善的部門檔案管理質量保證體系。本文就是圍繞此理由，從部門檔案管理及知識管理、現階段部門檔案管理工作存在的不足與優勢、部門檔案管理質量保證體系的構建這三個方面進行詳細的論述。

【關鍵詞】部門檔案管理 質量保證 體系建設

隨著信息化、科技化的快速發展，檔案工作也進入了現代化、自動化的一個重要階段，特別是隨著網絡化的發展，部門的檔案工作也進入了網絡化、信息化的新階段。這個新階段給部門的檔案管理工作帶來了很大的幫助，同時也助于減輕部門在整理檔案管理中遇到的一些理由。在部門檔案管理體系中，最重要也是最核心的一部分就是部門檔案管理質量保證體系的建設，因為該檔案管理體系不僅記錄著部門的各方面的基本信息、社會服務的效益和開展。部門檔案管理不僅保障了部門各項工作有條不紊的進行，還推動了各項事業的有序發展。

一、部門檔案管理及知識管理

知識管理是由美國信息管理學家馬錢德在20世紀80年代提出的一個重要概念，并且該概念在信息管理中扮演著一個十分重要的角色，特別是在部門檔案管理中發揮著重要的作用，給部門檔案管理工作提供了一個堅實可靠的理論基礎和理論準備。部門檔案管理是在檔案學的理論基礎上，通過總結部門檔案工作的基本實踐經驗，經過一系列的分化、綜合而形成的一門特殊學問。檔案管理工作者通過自己所學的專業知識以及檔案的管理知識對檔案管理進行分析、分類處理，從而為檔案使用者提供正確有效的各項信息。檔案是通過書面以及電子文件，并結合事物實體等等，對個人生活工作、社會各個方面的活動及一些事物活動的具體數據、詳細資料和知識進行記錄、儲存。

二、部門檔案管理工作目前狀況

眾所周知，部門檔案管理是以部門各種各樣的實踐活動開展的，并在此基礎上對這些實踐活動進行記錄和整理，從而更進一步的為各項工作實施提供更加詳細具體的數字和參考依據，這對于各部門對檔案管理工作的有效進行起著關鍵的作用。

（一）部門檔案管理工作所面對的理由。最近，通過對各部門調查的結果進行全方面的研究分析，發現目前我國大多數部門在檔案管理這一方面存在著諸多不良狀況，總的來說就是各個部門的檔案管理水平并沒有真正達到部門各項事業的要求、跟上部門各項事業的發展，在這方面依然存在著很多理由，如：各所部門檔案管理工作不夠準確規范，具體付廷見在部門檔案收集不準確規范、檔案整理不準確規范、檔案保管不夠規范；部門檔案管理意識的薄弱；檔案管理人員的服務意識薄弱以及對歸檔和建檔的重視意識不夠高。

（二）部門檔案管理工作所存在的優勢。在檔案管理及知識管理的基礎上，部門檔案管理從傳統的檔案管理出發，向著創新模式前進，旨在建立一個更全方面化、更全方位化的新型部門檔案知識管理。該管理模式集中了知識管理的各種創新理念和各種技術策略，在很大程度上有效地推動了各個部門檔案管理工作的有效進行。目前，部門檔案知識管理工作有著很大的優勢，具體表現在：現階段的檔案知識管理與當今時代的發展主題相符合；部門檔案知識管理模式有著更加可靠的理論基礎；部門有著優良、堅實的知識管理系統。

三、部門檔案管理質量保證體系的構建

建立一個高效、完整的部門檔案管理質量保證體系，在一方面能夠有效地推動部門各項教育事業的發展，在另一方面能夠保證部門檔案更好地建立。

（一）部門檔案管理信息化。近幾年，隨著數字信息化技術的高速發展，各種信息化管理在人們的日常生活和工作中起著很大的一個作用，這使得部門檔案管理也逐漸運用信息化技術去解決各種理由，部門檔案管理信息化的建立可以通過以下幾個方面進行。其中最具有客觀前景的是可以建立一個專門的管理部門檔案的網站，利用網絡來管理各種檔案，比傳統的用紙質記錄檔案更加全面，更加安全可靠，并且更有助于檔案的充分利用和共享，在部門內建立管理檔案的網站不僅有助于部門有關領導人的管理，還有助于有效利用檔案。其次，在各個方面更進一步地去完善以檔案資源為基礎的檔案管理的應用信息，利用多元化技術，開展網上服務，便于讓更多同學及老師人員進行有關檔案查詢。

（二）檔案管理質量保證體系的建立與發展。部門檔案管理是集中服務工作與管理工作于一體的管理體系，不僅體現在檔案管理工作服務于部門的各項管理工作中，還體現在部門的各項教育工作中。建立合理有效的部門檔案管理質量保證體系，要在以建立可持續發展的質量保障體系基礎上，更加完善各項服務體系。部門檔案管理根據其本身所具有的特性和發展規律，運用宏觀管理和宏觀調控，加強對各個部門各個組織的管理，加強部門檔案管理工作有條不序的進行，將這兩者有機的結合在一起，能夠更好的推動部門檔案管理的穩定、快速、可持續發展。

部門檔案管理工作在目前仍然是一個十分艱巨、充滿挑戰與風性的管理工作，為了能夠更好的把檔案管理工作做到效益最大化、管理公開共享化、資源共用化、可持續發展化，這就需要建立一套完整的、可實施的部門檔案管理質量保證體系。該體系是在部門檔案管理的基礎上，順應時代的發展要求，切實實施各項工作的穩定進行。