工程檔案管理面臨的問題及應對策略研究

杜艷秋

【摘 要】隨著我國工程事業的蓬勃發展，工程檔案管理的重要性日益突出。對于建筑工程后期的施工有著重要的借鑒作用，而且建筑工程檔案管理也是建筑工程項目管理中的重要一部分，本文對工程檔案管理面臨的問題及應對策略進行研究。

【關鍵詞】工程檔案管理；問題；應對策略

我國工程檔案管理已經從傳統的人工管理階段逐步步入全新的數字化信息化的發展階段，在此過渡階段工程檔案管理工作存在諸多問題。要重視對建筑工程檔案的管理，需要利用先進的技術加強對檔案的管理。

一、工程檔案管理面臨的問題

（一）工程檔案管理信息化程度低

工程檔案中所對應的文件材料通常具備數量多、種類雜、涉及范圍廣和較高利用率等特性，為確保文件的妥善保管，則需重視立卷工作。為了保障工程檔案的質量，在相關材料入館后，都會由特定的人員將其進行標準立卷，通常將工程檔案中的文件材料、竣工圖紙分別立卷，檔案卷厚度一般為3-4cm，工程程序的處理都是采用手工方式，對文件資料進行整理、手抄、編目、填卡入庫和上架提供利用。傳統的工程檔案管理存在耗時較長和所經工序較多的弊端。檔案資料的標準化、規范化是檔案管理信息化的基礎，檔案資料標準化程度低制約了檔案管理信息化的發展。一直以來對檔案管理工作投入不足，檔案歸檔、入庫、查閱檢索方式的數字化和信息化改革進展緩慢，檔案管理方式滯后于社會發展的要求。我國城建檔案資料管理中，低效的傳統管理方式仍然占絕對優勢，造成檔案資料利用手續繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問題導致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務社會的功能減弱。

（二）檔案管理意識不強

在建筑工程施工建設中，只是重視對工程的建設，忽視了對建筑工程檔案的管理，對于檔案管理意識淡薄，在檔案管理方面的投資比較少。存在檔案管理滯后的現象。建筑工程檔案管理是一項長期的檔案管理工作，在整個項目建設中發揮著重要的經濟效益，項目工程建設部門只是將大量的人力、物力和財力投入到工程建設中，忽視了對工程項目中檔案的管理，導致施工中很多重要的檔案資料遺失，而且一些基本的工程檔案收集、整理都不能按照相關的規范標準進行操作。

（三）工程檔案管理專業化程度有待提高

工程檔案管理具有很強的綜合性和專業性，檔案編制和管理人員的業務技能及綜合素質對建設的質量和水平起著直接影響。在工程建設和維修管養行業，檔案編制和管理人員大多非專業人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業素養不高，管理水平不強，編制的檔案資料質量良莠不齊，導致工程檔案編制管理與項目建設難以同步形成，嚴重的還會導致工程檔案失真、遺漏等現象發生。

二、工程檔案管理應對策略研究

（一）注重加強對檔案管理人員的業務培訓

對于建筑工程管理中檔案的管理需要有專業的管理人員進行管理，要提升檔案管理人員的專業素質和個人技能，通過引進一些具備專業知識的人才，做好對相關人員的培訓，包括有關檔案管理方面的專業知識，工程施工內容以及計算機技術等，提升檔案管理人員的專業技能和專業素質，要讓相關的檔案管理人員能夠學會利用先進的信息技術進行管理，能夠提升檔案管理的效率。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點以及檔案的處理，要適應當前信息化發展的需要，提升檔案管理人員的責任意識，使檔案管理工作能夠適應當前的發展。例如，檔案管理工作中的檢測工作需要利用信息技術完成，對于檢測報告的審核需要建立一個電子平臺，實現在線審批，也就會減少找領導簽字的這一項流程，提升了檔案管理的效率，增強個人的專業技能和管理水平，學習一些新的管理理念，要注重整個建筑行業中的檔案管理工作，提高對檔案管理的認識。

（二）健全工程檔案管理機制

建立健全工程檔案管理機制，制定規范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統化管理程序中。每個工程的建設、施工、監理和管養單位，都必須設置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項目竣工驗收后，由建設單位牽頭，按照城建檔案館列出的標準化的檔案入庫清單，溝通協調各相關單位，收集該項目從前期到竣工驗收的檔案資料，按照檔案管理規定及時將檔案入庫存檔，并做好與管養維修部門的資料移交。

（三）提高檔案管理信息化水平

近些年，隨著科學技術的發展，尤其是計算機及互聯網技術的推廣，給人們生活帶來巨大改變的同時，也給工程領域帶來了巨大變革。為了滿足用戶對于檔案傳播速度快、覆蓋面廣以及內容精確等的需要，利用計算機為輔助的檔案管理無疑是最佳選擇。基于計算機的輔助，可以快速保障檔案的管理，實現連續不間斷、系統地進行檔案的梳理管理，過去對于一些需要耗費大量人力解決的問題，基于計算機輔助往往可以瞬間得到解決。眾所周知，工程檔案管理是一項具有深遠意義的基礎形式工作項目，確保檔案的良好管理是檔案管理人員的責任，也是現代化工程建設向前發展的必要前提。因此，對于管理人員而言，應當做到正確應用工具進行檔案管理，實現檔案的利用價值，為城市現代化建設以及其他服務，使得工程檔案龐大的數據信息庫得以創造更大的社會價值。通過將工程項目檔案的相關內容和卷內目錄錄入微機的方式，將實體檔案轉變為二次信息檔案，提高檔案的直觀性和可讀性，為利用者提供便利，有效提升檔案的利用率。經計算機加工處理后，將工程檔案整合成條目式，即可將總目錄打印出來。在計算機無法自動檢索的情況下使用手工檢索，此外，還可為相關利用人員或單位設立檢索工具。

三、結論

檔案管理工作是一項復雜的工程，對于檔案人員而言，其需要面對龐大的資料信息庫。重視發揮檔案管理人員的能動性，提高檔案管理的信息化管理水平，才能最大程度將工程檔案中儲存的信息轉化為現實生產力，發揮它的技術效用及社會經濟效益，大大提高當前檔案管理水平和管理效率。

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