工程檔案管理面臨的問題及應(yīng)對策略研究

杜艷秋

【摘 要】隨著我國工程事業(yè)的蓬勃發(fā)展，工程檔案管理的重要性日益突出。對于建筑工程后期的施工有著重要的借鑒作用，而且建筑工程檔案管理也是建筑工程項(xiàng)目管理中的重要一部分，本文對工程檔案管理面臨的問題及應(yīng)對策略進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】工程檔案管理；問題；應(yīng)對策略

我國工程檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的人工管理階段逐步步入全新的數(shù)字化信息化的發(fā)展階段，在此過渡階段工程檔案管理工作存在諸多問題。要重視對建筑工程檔案的管理，需要利用先進(jìn)的技術(shù)加強(qiáng)對檔案的管理。

一、工程檔案管理面臨的問題

（一）工程檔案管理信息化程度低

工程檔案中所對應(yīng)的文件材料通常具備數(shù)量多、種類雜、涉及范圍廣和較高利用率等特性，為確保文件的妥善保管，則需重視立卷工作。為了保障工程檔案的質(zhì)量，在相關(guān)材料入館后，都會(huì)由特定的人員將其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)立卷，通常將工程檔案中的文件材料、竣工圖紙分別立卷，檔案卷厚度一般為3-4cm，工程程序的處理都是采用手工方式，對文件資料進(jìn)行整理、手抄、編目、填卡入庫和上架提供利用。傳統(tǒng)的工程檔案管理存在耗時(shí)較長和所經(jīng)工序較多的弊端。檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案管理信息化的基礎(chǔ)，檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化程度低制約了檔案管理信息化的發(fā)展。一直以來對檔案管理工作投入不足，檔案歸檔、入庫、查閱檢索方式的數(shù)字化和信息化改革進(jìn)展緩慢，檔案管理方式滯后于社會(huì)發(fā)展的要求。我國城建檔案資料管理中，低效的傳統(tǒng)管理方式仍然占絕對優(yōu)勢，造成檔案資料利用手續(xù)繁瑣，查閱不方便。加上資料不完整、失真問題導(dǎo)致可參考性降低，造成檔案資料利用率較低，服務(wù)社會(huì)的功能減弱。

（二）檔案管理意識不強(qiáng)

在建筑工程施工建設(shè)中，只是重視對工程的建設(shè)，忽視了對建筑工程檔案的管理，對于檔案管理意識淡薄，在檔案管理方面的投資比較少。存在檔案管理滯后的現(xiàn)象。建筑工程檔案管理是一項(xiàng)長期的檔案管理工作，在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)中發(fā)揮著重要的經(jīng)濟(jì)效益，項(xiàng)目工程建設(shè)部門只是將大量的人力、物力和財(cái)力投入到工程建設(shè)中，忽視了對工程項(xiàng)目中檔案的管理，導(dǎo)致施工中很多重要的檔案資料遺失，而且一些基本的工程檔案收集、整理都不能按照相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。

（三）工程檔案管理專業(yè)化程度有待提高

工程檔案管理具有很強(qiáng)的綜合性和專業(yè)性，檔案編制和管理人員的業(yè)務(wù)技能及綜合素質(zhì)對建設(shè)的質(zhì)量和水平起著直接影響。在工程建設(shè)和維修管養(yǎng)行業(yè)，檔案編制和管理人員大多非專業(yè)人員，檔案管理力量薄弱，管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，管理水平不強(qiáng)，編制的檔案資料質(zhì)量良莠不齊，導(dǎo)致工程檔案編制管理與項(xiàng)目建設(shè)難以同步形成，嚴(yán)重的還會(huì)導(dǎo)致工程檔案失真、遺漏等現(xiàn)象發(fā)生。

二、工程檔案管理應(yīng)對策略研究

（一）注重加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對于建筑工程管理中檔案的管理需要有專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，要提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和個(gè)人技能，通過引進(jìn)一些具備專業(yè)知識的人才，做好對相關(guān)人員的培訓(xùn)，包括有關(guān)檔案管理方面的專業(yè)知識，工程施工內(nèi)容以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等，提升檔案管理人員的專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)，要讓相關(guān)的檔案管理人員能夠?qū)W會(huì)利用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行管理，能夠提升檔案管理的效率。從建筑工程檔案管理中掌握檔案形成的過程、檔案的特點(diǎn)以及檔案的處理，要適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展的需要，提升檔案管理人員的責(zé)任意識，使檔案管理工作能夠適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展。例如，檔案管理工作中的檢測工作需要利用信息技術(shù)完成，對于檢測報(bào)告的審核需要建立一個(gè)電子平臺，實(shí)現(xiàn)在線審批，也就會(huì)減少找領(lǐng)導(dǎo)簽字的這一項(xiàng)流程，提升了檔案管理的效率，增強(qiáng)個(gè)人的專業(yè)技能和管理水平，學(xué)習(xí)一些新的管理理念，要注重整個(gè)建筑行業(yè)中的檔案管理工作，提高對檔案管理的認(rèn)識。

（二）健全工程檔案管理機(jī)制

建立健全工程檔案管理機(jī)制，制定規(guī)范的檔案編制和管理的流程，將檔案管理工作納入單位系統(tǒng)化管理程序中。每個(gè)工程的建設(shè)、施工、監(jiān)理和管養(yǎng)單位，都必須設(shè)置專門的工程檔案管理部門，配置專職的檔案管理人員。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由建設(shè)單位牽頭，按照城建檔案館列出的標(biāo)準(zhǔn)化的檔案入庫清單，溝通協(xié)調(diào)各相關(guān)單位，收集該項(xiàng)目從前期到竣工驗(yàn)收的檔案資料，按照檔案管理規(guī)定及時(shí)將檔案入庫存檔，并做好與管養(yǎng)維修部門的資料移交。

（三）提高檔案管理信息化水平

近些年，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推廣，給人們生活帶來巨大改變的同時(shí)，也給工程領(lǐng)域帶來了巨大變革。為了滿足用戶對于檔案傳播速度快、覆蓋面廣以及內(nèi)容精確等的需要，利用計(jì)算機(jī)為輔助的檔案管理無疑是最佳選擇。基于計(jì)算機(jī)的輔助，可以快速保障檔案的管理，實(shí)現(xiàn)連續(xù)不間斷、系統(tǒng)地進(jìn)行檔案的梳理管理，過去對于一些需要耗費(fèi)大量人力解決的問題，基于計(jì)算機(jī)輔助往往可以瞬間得到解決。眾所周知，工程檔案管理是一項(xiàng)具有深遠(yuǎn)意義的基礎(chǔ)形式工作項(xiàng)目，確保檔案的良好管理是檔案管理人員的責(zé)任，也是現(xiàn)代化工程建設(shè)向前發(fā)展的必要前提。因此，對于管理人員而言，應(yīng)當(dāng)做到正確應(yīng)用工具進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，為城市現(xiàn)代化建設(shè)以及其他服務(wù)，使得工程檔案龐大的數(shù)據(jù)信息庫得以創(chuàng)造更大的社會(huì)價(jià)值。通過將工程項(xiàng)目檔案的相關(guān)內(nèi)容和卷內(nèi)目錄錄入微機(jī)的方式，將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槎涡畔n案，提高檔案的直觀性和可讀性，為利用者提供便利，有效提升檔案的利用率。經(jīng)計(jì)算機(jī)加工處理后，將工程檔案整合成條目式，即可將總目錄打印出來。在計(jì)算機(jī)無法自動(dòng)檢索的情況下使用手工檢索，此外，還可為相關(guān)利用人員或單位設(shè)立檢索工具。

三、結(jié)論

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，對于檔案人員而言，其需要面對龐大的資料信息庫。重視發(fā)揮檔案管理人員的能動(dòng)性，提高檔案管理的信息化管理水平，才能最大程度將工程檔案中儲存的信息轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，發(fā)揮它的技術(shù)效用及社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，大大提高當(dāng)前檔案管理水平和管理效率。

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