財務分析與經(jīng)營項目結(jié)合的信息系統(tǒng)實現(xiàn)路徑探索

王靜崢

[摘要]ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)是管理信息化的核心板塊。但對企業(yè)而言，在全局角度對經(jīng)營項目進行細致管理相對復雜。需要以企業(yè)信息化管理工具為基礎，構建綜合性的信息系統(tǒng)，支撐企業(yè)經(jīng)營管理。

[關鍵詞]經(jīng)營分析 財務分析

在信息化突飛猛進的時代背景下，大部分大中型企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了管理手段的信息化，其中ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)是管理信息化的核心板塊。但對企業(yè)而言，在全局角度對經(jīng)營項目進行細致管理尚屬相對復雜的事項，因為經(jīng)營項目管理需要集成企業(yè)生產(chǎn)及存貨信息、客戶供應商關系、資金收付、票據(jù)、內(nèi)部控制等方面信息，特別是大量財務信息需要按權責發(fā)生制進行記錄，經(jīng)營管理側(cè)重收付實現(xiàn)制口徑掌握數(shù)據(jù)，存在取數(shù)的重大困難。因此需要以企業(yè)信息化管理工具為基礎，構建綜合性的信息系統(tǒng)，支撐企業(yè)經(jīng)營管理。

1.常見信息化工具與經(jīng)營項目管理需求

ERP是企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的簡稱，針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件。客戶關系管理系統(tǒng)（CRM）是以客戶數(shù)據(jù)的管理為核心，利用信息科學技術，實現(xiàn)市場營銷、銷售、服務等活動自動化，并建立一個客戶信息的收集、管理、分析、利用的系統(tǒng)，幫助企業(yè)實現(xiàn)以客戶為中心的管理模式。財務管理系統(tǒng)主要是以會計業(yè)務為基礎，在此基礎上擴展總賬管理、生成財務報表、進行財務操作的系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)（0A）是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術相結(jié)合的辦公系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的核心應用是流程審批、協(xié)同工作、公文管理、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具。

從現(xiàn)實情況看，ERP系統(tǒng)側(cè)重企業(yè)內(nèi)部實體資源（主要是生產(chǎn)及存貨）的管理，CRM系統(tǒng)側(cè)重客戶及供應商關系管理，財務系統(tǒng)側(cè)重核算管理及以財務原則為基礎的報告，OA系統(tǒng)側(cè)重企業(yè)內(nèi)部事務性工作管理。在許多商業(yè)或服務業(yè)企業(yè)中（強商品流通型企業(yè)除外），經(jīng)營性項目通常是企業(yè)最關注的收入、利潤來源。而經(jīng)營項目通常具有跨期間、多變動、往來關系復雜的特征，例如系統(tǒng)集成項目通常涉及多處機房建設、不同種類設備的采購、人工成本以及施工工程結(jié)算。企業(yè)經(jīng)營管理中心或承載經(jīng)營管理職能的財務部門而言，需要重點跟進與評價經(jīng)營項目的實施情況，而傳統(tǒng)的信息化工具無法將散落在不同系統(tǒng)中的信息進行集成整合，形成綜合性的經(jīng)營項目管理信息。

2.全局管理視角下的經(jīng)營項目信息交互機制

為支撐經(jīng)營管理，企業(yè)應當以經(jīng)營項目為核心，構建一套信息生成機制。

3.經(jīng)營項目信息系統(tǒng)的設計原則

加強公司活動全局信息的管理、實現(xiàn)多維度信息采集和展示，以及在公司層面統(tǒng)一信息出口、強化部門間信息流轉(zhuǎn)，建議建立公司統(tǒng)一項目管理信息系統(tǒng)。款項收付、發(fā)票收開、存貨出入庫涉及前端業(yè)務部門和后端職能部門協(xié)同，是信息板塊的橫向組成部分。

經(jīng)營項目立項、經(jīng)營項目下收入和采購協(xié)議執(zhí)行情況、客戶關系、供應商關系存在復雜的交叉關系，應當明確梳理此類關系，并且以這些關系聯(lián)接不同的工作板塊。信息系統(tǒng)應側(cè)重全局信息要素，時間線覆蓋經(jīng)營項目立項至完結(jié)全程、重點掌握可量化信息，而非代替各部門日常管理工作。業(yè)務部門的溝通洽談等工作偏向事務性，仍舊在部門內(nèi)部處理，經(jīng)營項目管理系統(tǒng)不宜跟進。

信息管理方面，以經(jīng)營項目為統(tǒng)領，在項目下分按客戶、供應商協(xié)議區(qū)分事項，以款項、發(fā)票、存貨為協(xié)議執(zhí)行情況的登記事項，登記形式為事項日志。確保信息出口的統(tǒng)一性。以財務部為核心管理數(shù)據(jù)，定期發(fā)布客戶、供應商、項目、協(xié)議關系、應收賬款余額、存貨等信息，以財務部數(shù)據(jù)為起點，其他部門復核信息準確性，復核后的信息作為統(tǒng)一標準在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)。

4.權限定義

4.1.數(shù)據(jù)保密。如果建立公司統(tǒng)一的項目管理系統(tǒng)，應當定義信息的錄人權限和面向不同部門、人員的信息查閱權限，并設置相應的保密機制和信息流轉(zhuǎn)機制。

4.2.部門協(xié)作。信息流轉(zhuǎn)方面，項目立項、協(xié)議對項目的歸屬關系、存貨款項票據(jù)對協(xié)議的歸屬關系，業(yè)務部門應確保準確，并根據(jù)事項歸口分別向后端財務、行政人事部門同步。信息核對以財務部為起點，財務部門發(fā)布后，其他部門針對管轄的庫存、應收等信息以及項目協(xié)議的對應關系進行復核，確保信息準確。財務部根據(jù)管理層需求生成匯報信息呈送管理層審閱。

5.數(shù)據(jù)的維護與展示

項目變更、協(xié)議簽署、客商增減的情況均在項目信息表、協(xié)議目錄進行維護。事項日志是日常信息維護的核心，根據(jù)事項類型及金額，可以進行多種維度的數(shù)據(jù)展示，并可以，其中項目總體報表的視角最宏觀。

6.經(jīng)營項目信息管理系統(tǒng)的作用

6.1.管理層使用

6.1.1.項目執(zhí)行總體情況。

以項目為單位，展示項目合同收入總金額、成本費用總額、應收款總額、實收款總額、已開票金額、應收款余額。滿足宏觀層面項目信息掌控需求。

6.2.客戶協(xié)議執(zhí)行情況。

以客戶為單位，列明每個客戶對應的若干協(xié)議執(zhí)行信息。包括應收款總額、實收款總額、已開票金額、應收款余額。

6.3.供應商協(xié)議執(zhí)行情況。

以供應商為單位，列明每個供應商對應的若干協(xié)議執(zhí)行信息。展示合同總價款、已付款總額、未付款總額、收票金額。

6.4.相關部門使用

存貨收發(fā)及庫存情況、應收應付款項等，可根據(jù)需求進行展示，同時支撐采購、銷售、庫房、財務等部門交叉核對應收應付賬款、存貨流轉(zhuǎn)等方面信息。