醫院檔案管理在新醫改下的問題和改進對策

李捷婷

摘 要：隨著時代發展，醫療行業對醫療檔案等資料的管理也在不斷改進，部分醫院一直存在醫療檔案難以查找、患者檔案調出時間長等問題；早前醫院資源與患者人數的比例還沒有現在這般緊張，可隨時用老辦法抽調檔案，改革開放后我國的醫療水平不斷提高，人們越來越重視自身健康，到醫院看病、檢測的人越來越多，自然導致了沿用許久的醫院檔案管理方式暴露弊端，現階段的醫院檔案管理依然存在著一些問題，如今醫院檔案的管理已經成為迫切需要解決的問題。

關鍵詞：醫院檔案管理 新醫改 問題 改進策略

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）02（a）-0137-02

社會經濟不斷發展，人們對醫療水平與生活質量的要求越來越高，醫療行業的服務態度與服務水平也應有所提升，有所改善，傳統醫院管理模式及管理理念以及管理模式已經不適用于現階段人們對于醫院管理的要求與期待。新醫改提出了“有效減輕居民就醫費用負擔，切實緩解‘看病難、看病貴的近期目標”，以及“建立健全覆蓋城鄉居民的基本醫療衛生制度，為群眾提供安全、方便、有效、價廉”的醫療衛生服務的長遠目標。由此可見，新醫改下醫院檔案的管理改進已經刻不容緩。

1 新醫改下醫院檔案管理的重要性分析

1.1 醫院檔案的作用

醫院檔案是醫院眾多日常工作順利進行的重要基礎，醫院的運行、維護、管理、歷史、經驗都有著醫院檔案的介入與影子，醫院檔案是一種很好的證據留存的方式，也是醫院經驗的凝聚，它的綜合性與歷史性密不可分，對醫院未來的建設有著很好的借鑒作用[1]。

1.2 醫院檔案的特征

醫院檔案不僅詳細、公正的在第一時間記錄了病患狀況，它對院內醫療系統、醫生狀況的記錄也十分及時，是醫院種種狀況的詳實記錄依據，對人才隊伍的創建與培養及某個時期的固定發展狀況都有著直觀記錄，也是院內業績考核，獎罰狀況的詳實憑據。檔案管理關系到醫院的運營與發展與人力資源配置，需要引起絕對重視。以一個病例為例，檔案不僅能通過醫生筆錄詳細記錄該病例的癥狀、發病時間、病前身體狀況，還能記錄醫生在治療過程中對不同藥物的用量，是一項重要憑證資料，也是重要的學習資料。在醫院建設中，檔案也是醫院文化建設的來源，需要認真、嚴肅地對待。

2 醫院檔案管理存在的問題與解決對策

2.1 存在問題

醫院檔案是醫院發展過程中形成的、反應醫院重要管理運行的真實歷史記錄，它不僅可為醫院可持續發展提供可靠完整的厚重資料，而且能為醫院科技文化建設積聚生動豐富的人文資產[2]；可以說，醫院檔案是醫院運行的重要組成部分，檔案的便捷管理、調用意味著醫院整體運行的便捷通暢，檔案的透明度也很重要，然而部分醫院的檔案管理工作依舊處在老舊狀態，半傳統或封閉式的管理不能適應處于快速發展中，不斷變化的醫院，導致越來越多的問題集中顯現；在一定程度上影響了醫院的工作與辦事效率。醫院檔案管理存在的問題可歸納為以下方面：考核不完善，利用率不高；服務手段單一，檔案的信息作用難以發揮；硬件建設落后，檔案信息化管理應用后勁不足；專業人員匱乏，服務能力待提升。

2.2 解決對策

新醫改對醫院的種種問題做出了發問，“看病難、看病貴、醫患關系緊張、醫患人數比例相差巨大”等等，也提出了一系列改進方法，隨著新醫改的進程不斷加快，部分醫院不夠科學便捷的檔案管理也應做出相應改變；醫院應加強考核，隨著醫療水平的提高，醫院自身的不斷發展，各種檔案、數據的數量也在不斷增加，醫院各項水平越來越高，部分醫院涉及檔案的管理工作與檔案管理機制卻并未得到多少發展，醫院的檔案管理能力得不到長足有效的提升，自然導致了一系列問題的產生。醫院應制定科學的管理方法，不斷改進檔案的存放與管理方式，檔案室人員應經過嚴格考核，醫院應為檔案管理人員提供完善的培訓方案，令他們在工作途中依然能夠不斷接觸到新的、前沿的管理知識，不斷增強自身能力，完善自身知識體系，醫院招聘的檔案管理人員應經過完善的檔案知識的教育，屬于專業人才，應利用自身專業知識，為醫院檔案管理提供新的發現與改變。醫院應在建設初期就對檔案室的結構與建造做出合理規劃，檔案室的安全與通風問題至關重要，需留出合適位置專門用于檔案管理；檔案室是保存與利用檔案的場所，必須保持整潔、安全、防盜、防潮、防火、防蟲鼠，應檔案室的特殊性，室內應禁止烤火，這樣一來，冬日里檔案管理人員的取暖措施就需要其他有效保障，醫院應提前做好應對計劃，在保障檔案室安全的情況下，為檔案室內工作人員提供適宜工作的環境。

檔案應由專人負責，其他人員不得私自開啟調卷，檔案人員調動，做好移交；移交資料存檔。前文提到醫院檔案管理需要專業的檔案管理人才，其大部分目的就是為了檔案管理途徑的便捷易操作，對于必須透明，開放查閱的資料應做到最大程度的透明化，便捷查閱，部分需要秘密保存的資料應合理規整，保證資料的私密與安全。檔案查閱與調動都應事先辦好登記手續，查閱時不得毀損、涂改資料，對資料與檔案的外借需嚴格審查。參加整理立卷人員，應嚴格立卷程序，防止文件、科技資料遺失、散漏。服務手段的多樣化也需盡快實現，傳統的檔案管理工作都比較單一，檔案管理人員得的工作能力不到鍛煉，而隨著醫療水平的提高，對檔案服務也在不斷做出新要求[3]；前文提到，醫院需招聘專業的檔案管理人員，除此之外還應不斷為醫院的檔案管理人員提供培訓機會，令醫院的檔案管理整體水平始終不至于落后于自身醫療水平，甚至走在前端。此外，檔案信息化、科技化也是檔案管理中的一項難題，早期檔案管理人員沒有經歷過檔案信息電腦端錄入的經驗，新一代檔案管理人員又缺乏足夠的文書整理經驗，不能兩全；醫院檔案管理人員之間應互相交流，吸取經驗，取長補短，以達到工作上的完滿契合。

3 醫院檔案管理的實效舉措

上文闡述了醫院檔案管理的重要性與現階段部分醫院進行檔案管理時存在的缺陷，醫院應重視檔案管理，對老舊的檔案室、檔案擺放陳列設施進行翻新與建設，購置器材，如空調、檔案柜等，杜絕蟲鼠危害，保持室內干爽，應完善檔案室的功能分區，檔案柜明確標示出柜內物品與陳列位置，縮短尋找檔案所需要的時間。

醫院還應積極推進互聯網檔案建設工作，隨著社會不斷發展，網絡時代的到來已經不斷打破各行各業種種常規，醫院的檔案管理也一樣，傳統的記錄、存放方式應與互聯網相結合，不斷改進、推動檔案建設工作的順利發展。購置信息技術有助于檔案的數字化管理，比起傳統檔案，電子檔案令檔案的時效性更強，便于傳遞與交流；信息技術已與人們的日常生活密不可分，已成為生活中的重要組成部分，醫院應把握時代發展規律，在檔案管理人員的培訓中加強對信息技術的側重，使檔案工作順利進行[4]。

4 結語

醫院檔案信息管理作為醫院發展的重要憑據與醫院歷史的忠實記錄者，對醫院的成長、每個階段的轉型都起著重要作用，醫院應引起足夠重視；新醫改形式下，醫院應不斷創嘗試新想法、集思廣益、創新思維，充分發揮醫院檔案的能力與作用，使之為醫院的發展、轉型與服務起到應有的作用。

參考文獻

[1] 張建華.新醫改形勢下醫院檔案管理問題的改進對策[J].科技創新導報，2016，13（35）：102-103.

[2] 鄭玲玲，潘慧.新醫改下如何提高醫院檔案管理有效性[J].辦公室業務，2014（19）：91-92.

[3] 李愛子.醫院檔案管理在新醫改下的問題和改進策略[J].黑龍江科技信息，2017（16）：309.

[4] 沈麗嬌.新醫改背景下醫院檔案管理問題和改進策略[J].辦公室業務，2017（12）：160.