檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

閻淼

【摘要】：隨著計算機網絡技術快速發展，檔案信息化成為一種主要管理形式，促進了檔案管理今后的發展趨勢。采用檔案信息化管理，不僅促進檔案內部資料的長期保存，還實現檔案資源的共享和融合。從信息化建設及管理現狀來看，在信息化建設及管理中還存在各種不足，還需要不斷改進和完善。

【關鍵詞】：檔案信息化建設；檔案管理；策略

檔案信息化管理主要指在以使用紙張對檔案進行記錄的基礎上，在不改變檔案原有信息的情況下，將檔案資料的信息以及保存方式進行信息化的改變，使檔案管理更加信息化。在企業管理的過程中，需要做到檔案信息資源共享，使企業內部的人力資源以及領導管理人員能夠以最快的速度找到人才檔案等其他信息。

1、檔案信息化建設的主要特點

1.1檔案信息化建設的革新性

檔案管理信息化建設是以改變傳統檔案管理模式，彌補以往管理工作中的不足為目的，優化與改進不合理的管理行為，這就是檔案信息化建設中最為明顯的優勢之一?，F代信息化檔案管理模式與傳統管理模式相比具有革新性，體現在以下幾個方面：檔案管理部門利用電子信息技術能夠及時收集信息資源收集，能夠減少以往人工信息收集過程中的很多麻煩；檔案管理信息化建設實現信息自動處理，能夠對收集的信息進行真假分辨，并且結合信息的使用范圍進行分類，提高內容的可靠性，實現快速處理；檔案管理信息化建設為信息資源的存儲提供無限空間，信息處理完畢后，自動歸檔，并存儲在虛擬的庫房中，省去實際空間占用的問題，提高存儲安全性。在信息化的建設下，檔案管理要實現全面革新，迎來更好的管理模式。

1.2檔案信息化建設的時效性

檔案信息化建設內容十分繁雜，所以檔案完善建設階段需要較長時效。在新時期，檔案管理部門在加強建設內容的同時，也要注重提高效率，只有提高效率，才能逐步將建設內容細化、分化、消化。檔案信息化建設的時效性主要指，建設時期對時間觀念的有效掌控，為避免建設時期過長，建設時間要以保障信息化建設檔案的質量為前提。在檔案信息化建設的過程中，檔案管理部門要逐步更新旗下原有系統軟件及設施。信息化管理系統應具備實時性準則，建設途中至建設結束都應嚴格遵守時效性原則。

2、影響檔案信息化建設及檔案管理的因素分析

2.1對檔案信息化建設認識不足

隨著信息社會的到來，檔案管理的信息化建設逐步完善，慢慢使得檔案管理方式發生了巨大的變革，尤其體現在檔案管理的服務理念上的革新和變化。信息技術對檔案管理主要有以下幾個影響：首先檔案管理信息化使得單個部門的工作效率能夠得到有效提高；其次檔案管理實現信息化建設最直接明顯的成果是能夠使得檔案查閱利用起來更加方便快捷，這樣一來使得個人工作效率得到有效提高，并且方便于民；最后檔案管理的信息化能有實現資源共享，提高組織效率。由于部分工作人員并未清楚認識到檔案管理信息化建設的優勢，阻礙了信息化建設進程，大大降低了檔案管理能力，影響了檔案管理工作的效率。

2.2檔案息化水平差異大

地區經濟發展不平衡是我國普遍存在的一個問題，在檔案管理信息化進程上也體現的非常明顯。經濟發展水平較高的地區相較于經濟發展水平落后的地區檔案管理部門在信息化設施上以及管理人員的專業水平上都有著較大的差異，這導致檔案管理水平參差不齊。

3、加強檔案信息化建設及檔案管理對策建議

3.1加快實現數字檔案資源的共享

資源共享是信息化建設最突出的特點之一，依托于互聯網的信息化建設，可以打破傳統檔案管理模式下資金利用效率不高的弊端，為滿足更多人的檔案查詢和借閱需求提供了保障。在當前的新形勢下，應當將工作的重點放在推進檔案數字化和資源共享兩個方面。首先，要逐步推進檔案數字化建設進程。應遵循科學合理的原則編制相應的工作計劃，并強化監督檢查，確保檔案數字化工作順利進行。應在滿足用戶使用需求的基礎上，構建起完整的檔案數字化目錄，并加大人、財、物等方面的投入力度，進而形成各部門協同努力的良好工作格局。要逐步推進檔案信息資源共享?？筛鶕易钚鲁雠_的相關標準，構建起統一的檔案信息管理系統，并促使該系統與辦公應用系統間有機融合，這樣能實現信息生成、整理與歸檔全過程的網上操作。

3.2搭建網絡信息數字平臺

在進行檔案管理的過程中，必須建立全面的數字化平臺，這樣就可以為檔案信息化建設創造出更好的網絡氛圍。為了能制造更好的檔案信息化系統，在進行平臺建設的過程中需要從實際情況出發，有目的、有規劃地建設數字化平臺以及檔案管理信息軟件平臺。在平臺信息化建設的過程中，還需要建立完善的檔案資源管理數據庫，在進行檔案管理的過程中需要依靠一個綜合化的檔案管理信息系統，這樣就可以更好地進行收集、歸檔、整理。

3.3不斷創新檔案信息化管理模式

檔案管理最終目的是為人們進行檔案查閱與搜集等檔案需求行為服務的管理體制，而管理體制若想符合當代人們對檔案管理服務要求，檔案管理者就應將檔案管理工作立于市場經濟“優勝劣汰”的大環境中，不能抱著得過且過的消極思想進行檔案管理工作，應具有“生于憂患死于安樂”的危機意識，不斷突破傳統檔案管理理念局限，運用創新思維打破檔案管理工作瓶頸，企業應不斷豐富、拓寬檔案管理理念，并不斷扭轉傳統檔案意識，即將“只重視檔案保管、忽視檔案利用”向“重視檔案利用、合理保管檔案”的檔案管理理念轉變。在確保檔案管理安全、可靠前提下，檔案管理者應將檔案向社會開放，從而使檔案真正為人們服務。對于檔案管理人員，能夠使檔案管理方法行之有效的前提，是不斷強化自身管理能力，與檔案服務意識，使自身管理綜合素質符合當今管理信息化需求，從而引領檔案發展走向社會化、科技化、科學化、人性化發展道路。

結語

檔案信息化建設是一項時間比較長、專業性強的工程。隨著現代科學技術的快速發展，信息技術的發展與應用給檔案管理工作提供了更好的發展空間，有效地促進檔案管理工作的進行，讓檔案管理工作能夠更好地利用信息技術，有效地促進檔案管理工作的發展。

【參考文獻】：

[1]姚保華.加快企業檔案管理信息化建設的方法分析[J].企業改革與管理，2017（04）：15+34.