新時期檔案管理的模式探析

孫佳奇

【摘要】中國特色社會主義進入新時代，我國的各項事業也蓬勃的發展，在檔案管理方面，如果我們不能跟上時代的變遷，那我們就會被社會發展的大潮所淘汰，最后也無法真正的發揮檔案管理部門的作用。

【關鍵詞】檔案 管理 模式 探析

中國特色社會主義進入新時代，我國的各項事業也蓬勃的發展，在檔案管理方面，如果我們不能跟上時代的變遷，那我們就會被社會發展的大潮所淘汰，最后也無法真正的發揮檔案管理部門的作用。所以，在新的時代背景下，對檔案進行新的模式探索，有利于檔案管理部門的自身建設。

一、檔案管理系統的建設與開發

（1）計算機系統開發。在信息化時代，進行計算機信息化檔案管理系統開發具有重要的意義。在經過調研、考察、立項、招標、開發等詳細的過程之后，開發出符合本單位的檔案管理系統，成了當前檔案管理部門應該進行的主要工作，從而方便自身的檔案管理工作，也方便了人民群眾的查詢。

（2）組織結構調整。在進行結構調整過程中，我們要本著優化的原則，對現有的檔案架構進行優化，然后逐漸完善，采用統一規劃、分級管理、按單位分布應用、數據集中存儲、實體屬地管理、數據逐級移交的總體管理模式。在實際的工作過程中，我們要不斷的更新，不斷的探索，找出適合我們自身發展的檔案分級管理模式。

（3）系統功能完善。檔案管理根據其特點可以分為收集管理、檔案管理、檔案利用、信息開發、系統維護等五大功能模塊，實現文檔管理業務的全過程、全方位的計算機管理，包括各種方式渠道的信息收集和實體收集、各種模式的信息整理和檔案整理、實體檔案保管和電子檔案存儲、檔案信息綜合開發和利用及實體檔案利用、實體檔案鑒定銷毀和電子檔案的銷毀等管理功能。在這個方面，我們要與當前的時代特征體系相聯系，盡可能的讓系統功能更加完善。

（4）計算機數字化建設。檔案數字化模式己經成為當前檔案管理的主要的儲存方式，它的強大的存儲功能遠遠優于紙質檔案的管理，它的弱點是要對計算機系統進行維護，防止數據丟失，防止數據庫損壞。當然同時，也要保護好紙質檔案，以免由于工作人員的疏忽造成電子資料上傳錯誤。

（5）完善保障體系。安全保障體系上采取配備保護系統安全的軟硬件設施和建立安全保障制度的方法，通過定期備份、權限管理、水印加密、網絡控制等措施實現在安全體系下的檔案利用、信息傳遞和資源共享，安全體系。同時注意權限的分配和加密工作，防止由于權限漏洞和保密工作不足造成檔案機密泄露，給單位和企業帶來損失。

（6）檢索利用。檔案管理系統全文檢索系統內嵌快速OCR技術，可以無須人工干預，自動識別掃描文件，形成索引庫，同時嵌入檔案信息服務網站之中，受到檔案權限的管理和控制，與檔案管理系統融為一體，利用者根據需求，調取利用文件，如需原件，可進行網上預約借閱，檢索利用。這樣一來，就可以更加便利的方便工作人員和查閱者查找檔案。

（7）完善平臺接口。平臺接口就是采用開放的數據格式標準、統一的數據轉換流程、集成的交換處理界面、便于擴展功能的模塊化系統架構，無縫集成于OA平臺、項目管理系統以及各項業務系統中，通過WEBSERVICE，實現人員CA身份認證、數據檢索、數據傳輸和資源共享。盡量減少從普通的互聯網接入，以免造成資料泄露。

二、檔案管理系統完善的成效與創新

檔案管理要根據各個單位的實際情況來不斷的完善，這樣也是一種符合單位發展的模式，對于我們人事保障部門來說，檔案的管理來自于本區域內的各個系統，其復雜程度較高，所以，只有通過不斷的完善才能夠讓檔案的管理不斷的推陳出新；同時，我們也要加強檔案管理部門自身的素質，通過自身的不斷提升，使自己的業務水平不斷的完善，讓檔案管理工作能夠更有效的開展。

（1）采用新的技術，完善檔案管理系統。系統管理開發過程中，充分利用在線OCR技術、XML技術、圖像處理技術、檢索技術、數據交換技術、流數據文件瀏覽技術、高壓縮比技術和系統接口技術等前沿的新技術、新方法、新模式，體現了檔案信息化建設水平上的提升。我們在進行新的技術探究時，一定要按照新的技術的特點和我們自身檔案管理的特點進行結合，有效的把檔案管理工作開展下去，否則就會使檔案管理工作出現難題，從而束縛檔案管理工作的開展。

（2）數字查閱方式對傳統查閱方式的挑戰。數字化標簽管理系統，使得檔案管理區域簡單化，但前期的準備工作卻需要我們檔案管理人員認真仔細，檔案人員在檔案整理中，將檔案號和條形碼通過打印設備打印出條碼紙，檔案利用者借閱檔案時，檔案人員使用條碼掃描器對檔案上條碼讀取，系統將自動讀取條碼信息，進行系統借閱，檔案利用者可以通過檔案網頁查詢到借閱信息，檔案借閱過程采取系統管理方式，這都使傳統的查閱方式受到了挑戰，也是我們檔案數字化管理的一個重大變化。

（3）檔案信息的開放性程度加深。檔案管理網頁上有室藏職能、法規宣教、管理制度、管理表格、綜合計劃以及檔案文件利用功能檔案利用者可以通過管理網頁調閱相關檔案信息，這使得我們檔案的管理工作變被動為主動，甚至可以和查閱者互動，這樣都方便了檔案管理者和查閱者，為檔案管理工作帶來了方便。

綜上所述，在新的時代背景下，檔案管理工作模式的探究，不僅需要技術上的支持，還需要我們廣大檔案管理人員的努力，如果不能夠適應新的時代特點，那么，我們檔案的管理工作就會給我們的工作帶來包袱，讓查閱者和管理者都很難開展工作，這是不符合為人民服務的宗旨的。

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