基于規范化管理視閾下的檔案管理工作分析

劉雪梅

摘 要：檔案的管理工作隨著當前經濟的發展和人們生活水平的提高漸漸而得到了人們的重視，許多的行業都與檔案管理密切相關，特別是一些專門靠檔案管理進行工作的部門，例如人力資源部門和教學工作的部門等。檔案管理工作在進行了這么長時間的探索后，也慢慢地暴露出了一些不足，所以規范這些錯誤，使檔案工作能夠充分發揮其作用是有幾大意義的。

關鍵詞：新形勢；管理；規范化

引言

目前漸漸發現了檔案管理工作在對于目前的社會發展有著越來越重要的影響，不論是教職人員還是醫護人員對于檔案的重視程度，都使得廣大的人民群眾切身了解了檔案管理已經與生活息息相關了。所以規范化我國的檔案管理是必要的，但是我國國內的檔案管理規劃還不夠嚴謹，與發達國家的檔案管理規劃具有一定的差距，所以要彌補這一差距是目前我國國內從業的相關人員首先要做到的。

1 檔案管理工作規范的重要性

近幾年我國經濟的飛速發展所帶來的影響是十分巨大的，人民生活水平的提高以及對于生活的追求也產生了質的變化，為了滿足需求，檔案的管理是需要發展與進步的，檔案的規范化管理是保證企業或者單位能夠更好的經營的必然條件。此外對于我國一些重要的部門來說，檔案的安全性是重中之重，特別是一些機密文件的管理，若果丟失或者損壞所導致的后果將不堪設想。規范化是這個行業必須要經歷的，是將相關工作人員的工作效率提升，使工作的質量更好的關鍵。檔案作為信息的載體，是各種真實情況的記錄，是企業或者部門以后再評判事物的基準。所以要不僅要對檔案信息進行規范，以便日后的管理，還要對管理檔案的方式和手段進行規劃，以保證檔案管理工作可以科學有效的進行和發展。

2 目前檔案管理的概況

近幾年我國的經濟水平飛速發展，國內許多行業也在穩步發展，幾個新興的科技領域拔得頭籌。像是信息技術領域和網絡技術領域不斷滲入到各行各業中，也漸漸走到人們的日常生活里。檔案的管理也向這兩大領域靠攏，逐漸的進行信息化改革。這些改革都使得原有的檔案管理發生了翻天覆地的變化，使原有的工作形勢蕩然無存。將信息技術與檔案管理完美融合以后，是的檔案逐漸向無紙化轉變，創造了新的保管檔案的體系。此外因為信息的載體由紙張轉變成了計算機，一些人工因素容易造成的錯誤流程都能夠被計算機自主完成，這樣的改變也使得檔案的本身更具有正確性。而且紙質檔案的弊端完全可以避免，像是由于運輸或者儲藏時紙張的損壞所造成的信息缺失也可以通過計算機技術得到完善。

3 檔案管理在工作時的弊端

3.1檔案信息化建設的設施落后

在信息化技術全面發展的今天，在精神上檔案信息化建設與需要具有長足的發展。對于一些相關部門來說，加快檔案的信息化建設這是需要構建一套新的管理系統，是多個學科與領域的交流，完成后是一項龐大的工程。在信息化與傳動的檔案管理模式的交流時間里，政府等相關人員需要大力支持與促進，在將來還存在著許多的障礙。相關的硬件設施較比于發達國家的新進設備也具有很大的差距，對于信息化的建設也是一個阻礙。硬件設施可以靠購買國外的事實來彌補，可是相關的軟件的開發在國內技術落后的情況下，還不能完善，對于一些工作項目無法做到信息化的管理。檔案管理較比于同期的相關管理系統的信息化對比是遠遠落后的。

3.2檔案信息的保密性得不到保證

在檔案管理工作中，用戶的信息的保密性是至關重要的，在保密的實施中，相關部門包括政府應該給予很大的幫助。國家對于檔案的信息化建設是抱有很高的期望的，在將來信息化的管理將普及到每一個人，此時的檔案的信息化是對未來工作的前提保障。只有在所有部門，所用大型的企業中，相關的檔案管理模式已經具有很高的規模時，政府或者有關部門才可以將這些數據通過新建的的信息網聯結起來，從而方便處理與監管。不要空想，要做到實際的工作中。對信息保密工作中的疏漏的查詢時，其中問題的解決重點并不來源于外面的侵害，應該將重點放在實施人員的工作中的疏漏的部分。某些的工作人員對保密性的認知程度不高，沒有意識到其在信息管理中的作用，使得檔案的管理與時代的進步不協調，此外相關人員不能在意外發生時保持冷靜，處變不驚的狀態，往往在驚慌失措中將本應該處理好的檔案信息的防護也達不到標準，無法進行后續的補救。積極宣傳檔案信息的安全性，增強有關人員的防備意識以及對信息的重要性的認知。

3.3從事檔案管理工作人員的專業水準低

大部分從事檔案管理工作的人員在管理檔案時，仍然不能夠接受新的管理體制，繼續使用傳統的一些管理手段，不符合當下管理系統發展的方向。社會上還有某些人以為，這門工作缺乏技術水平，只是對一些來自各個方面不同信息的整理，不具有別的任何作用。這種對于檔案管理工作的認知是不正確的。在檔案管理工作的改革以后，檔案管理人員要求不但工作要細致，而且對于一些突發情況或者緊急情況要有及時的應對能力，十分考驗從業人員的整體素質，此外為了符合信息化的發展，相關的計算機技術也要具備才能夠勝任這項工作。

4 檔案管理工作的規范化具體對策

4.1對相應的管理制度進行完善

檔案工作的重要性已經不言而喻了，社會各界也已經知道這項工作帶來的影響的巨大。而為了真正的將這項工作面向社會、服務社會，就需要對行業內的一些細小的環節都實行規范化管理，建立健全的檔案管理工作的相關制度和體系，來使得在工作中的錯誤與疏漏能夠得到懲罰或者幫助，讓規定牢牢地拘束一些不正確的行為。所指定的規則也應定要切合實際，從實際行業內的現狀出發，規范大到整個章程環節，小到每個人工作的項目，讓所有人都能夠充分落實。在行業發展的道路上，檔案管理包括了許多的項目，從管理日常生活的工作狀態到單位中各種活動節假日等需要進行的管理，都需要檔案管理做到協調，使管理工作的執行受到很大的阻礙，所以要切合實際，制定的規定要既符合目前單位發展的現狀，又要符合將來單位的目標，也要對于市場的需求有所注意，使相關的規定也符合社會主義核心價值觀。所指定的規則主要包括：在工作中的質量要求與規定，獎勵與懲罰的說明，工作的核心思想等。

4.2對檔案工作管理的信息化的促進

信息化是各個行業的熱門話題，相信不久的將來信息化的程度是人們對于某個企業或者行業發展最直觀的判斷手段。為了能夠及時的讓檔案工作搭上這條促進發展的直通車，使目前檔案工作的效率得到增強，就要逐漸將檔案管理工作呈階段性的與信息技術相結合。相比于以往的管理模式，數字化的管理能夠將一些信息更加系統的呈現出來，在查閱與使用時也不會顯得冗余，直觀有效的對于所查找的信息能有一個明顯的判斷。是的在管理中的工作效率也有了顯著的提升。

結語

檔案管理這個行業也已經不是一個新興的行業了，他有著傳統的歷史一直流傳至今，而如今在信息技術與網絡技術高速發展的情況下，這個行業慢慢的開始了壯大，已經初具規模了，所以對于該行業內的一些不良行為的學術是必要的，規范化檔案管理是為了該行業的發展而必須去做的。

參考文獻：

[1]王瑞芳，林芳美，鄧尚早.做好檔案規范化管理認定提高檔案管理水平[J].黑龍江史志，2015（07）：100-101.

[2]朱穎.科技檔案管理的內涵與規范化管理[J].辦公室業務，2014（09）：68.

[3]張晶.實施規范化管理，解決企業檔案管理難題[J].現代商業，2013（23）：130.

[4]張園園.試論檔案管理工作的規范化和標準化[J].改革與開放，2009（07）：119.