基于財務檔案管理工作的重要性與策略分析

黃曼華

摘 要：在目前的金融經濟體系中，企業或單位的財務檔案管理工作是十分重要的，增強檔案管理部門的人力革新，能夠有效的實現企業增益以及效率提升。本文通過對于財務檔案管理工作重要性的闡述，分析了當前該項工作中存在的一些問題和相應的應對策略及優化。

關鍵詞：財務檔案；管理工作；重要性；策略

作為檔案中的一項重要組成部分，企業或單位的財務檔案能夠真實的錄入和反映其一段時間內運營的經濟情況以及參與的重要經濟活動。伴隨著我國會計制度的不斷改革，相應的財務管理的方式也慢慢發生變化。在市場經濟發展的大背景下，企業和單位對于財務檔案的管理也提出了更加嚴苛的要求。對于當前我國的財務檔案管理工作中存在的問題，應及時反省并實施針對性的策略解決。提升管理水平、確保檔案完整，為企業或單位的長遠發展和營運提供一個健康、穩定的條件。

一、財務檔案管理的重要性

通常，我們將財務檔案管理分為兩部分，一個是財務資料的記錄、存儲，另一個是電算化檔案的管理。其中，財務管理的方式和手段隨著會計電算化的不斷發展也在逐步創新，企業和單位中電子賬目的使用也越來越廣泛，信息化的管理模式也成為現階段財務檔案管理的發展方向。鑒于財務檔案管理的重要地位并能夠更好的開展此項工作，管理人員應該根據實際的工作要求，將網絡技術與之結合，綜合精確的財務信息為各個企業和單位提供更加科學合理的發展依據，為其實際經營的戰略制定做鋪墊并提供有效保障，以確保企業或者單位在眾多經濟活動中能夠做到經濟效益最大化。

二、財務檔案管理存在的問題

目前，我國的財務檔案管理工作中仍存在一些仍需解決的問題。

1、管理方式陳舊

雖然隨著會計制度的逐步改革，我國財務管理工作也在逐步革新，但是由于傳統的管理方式和相應技術沒有與時俱進，管理模式也較為陳舊，無法支持現在財務檔案管理的實際工作需求，造成現階段管理的效率和質量偏低。目前，財務檔案工作的管理主要還是依靠人力進行，效率低的同時無法保證其準確性和完整性，也會對企業或單位開展重要的經濟活動造成影響。此外，由于檔案管理人員的思想意識落后，沒有重視信息化技術在實際財務檔案管理中的使用，造成相關資料錄入不及時、不準確，極易丟失和遺漏重要的信息，使得后續檔案的查閱和審核等工作困難重重，導致企業或單位的實際運營和財務情況沒有被準確、真實的記錄。

2、管理制度不完善

首先，財務檔案管理工作中亟待解決的問題就是制度體系的完善度。由于企業和單位習慣了獨立性較強的自主經營，其管理的方向更加傾向于領導層面的主觀指揮，忽視了應有的管理規范和原則以及相應的法律約束。此外，由于企業和單位的相應專職人員數量不足，使得法律制度失去了其效力。

目前，不完善的制度、不明確的規范和不健全的法律深刻的影響著財務檔案管理工作的水平。目前，財務檔案管理的職位都由財務人員擔任，缺乏更加專業的管理人員開展相應工作，造成一部分檔案的裝訂與歸檔不符合規范等問題，影響財務檔案管理的實際工作進度和順利開展。細則化管理規范的空缺，使得實際的管理工作開展極為混亂，缺少法律法規的約束、保護和支持，財務檔案管理工作在執行階段沒有確切地制度保障，使得財務檔案管理的工作水平止步不前。

3、檔案安全系數低

在企業或者事業單位中，財務檔案信息都處于機密類文件。根據相關法律法規，除去一些相應的經濟監管部門有權調動審閱，其他部門都需要獲得審批后才能夠查閱相關檔案，保障檔案的安全性和機密性。但是在實際的審批執行過程中，由于人為的情感因素有時會忽略相關的規章制度，所處體制內的全部工作人員也許都存在查閱財務檔案的機會，甚至是外帶、復制和篡改，極大的降低了檔案的機密程度，為企業或單位的運營帶來巨大的風險。

4、執行力差強人意

制度的欠缺帶來的是工作人員執行能力的暴跌。很多企業或單位的領導并沒有意識到該工作的重要意義，使得相當一部分的工作人員滋生了應付了事的負面工作態度。在實際的具體工作環節中，企業和單位無法做到真正行之有效的管理，也沒能依據相關法律完成細節性的立卷、歸檔和保管。這種情況可能會導致企業的商業機密泄露給對手，失去競爭力；或單位本該歸檔的檔案沒能合法地歸入檔案。

三、財務檔案管理的策略

1、完善財務檔案管理體制

綜合前文對于現階段財務檔案管理的問題分析，為滿足實際的管理需求，應建立和完善財務檔案管理制度。通過相關工作職責的完善，健全財務檔案管理的獨立機構，為財務檔案管理工作提供有力的支持，提升相關管理方面的水平。

我國《會計檔案管理辦法的通知》中明確規定了事業單位的檔案管理辦法：各事業單位應該結合單位的具體情況建立并完善相關的檔案管理部門。結合相關法律規定和實際財務檔案管理工作的開展，完善管理制度，確保相關資料的準確和完整。財務檔案管理制度的完善，要求獨立財務機構完成相應管理工作，并結合崗位的職責，建設一套完善的財務檔案信息化管理體制，推廣聯網管理的創新模式，確保財務檔案管理水平穩步提升。

2、強化管理意識、提升工作素質

首先，作為領導要強化自身意識，充分正確的認識到財務檔案管理對于企業和單位的重要意義。提高檔案意識，才能在日常的議事中為員工傳授相關思想并逐漸滲透。

其次，財務檔案的管理人員不僅要提升自身的工作意識，還要提升個人的綜合素養。嚴格來說，作為一名合格的財務檔案管理人員要具備檔案人員和財務人員的雙重從業資質，這樣才能在實際工作中把握細節，這也對相關的人事部門提出了高把關的要求。另外，公司要定期組織工作人員進行專業培訓，不斷提升工作水平，來適應飛速發展的財務檔案管理工作。

3、創新財務檔案管理方式

開展財務檔案管理工作的重要一點在于方法和技術，其科學性和先進性直接影響了管理工作的效率和質量。因此，加速網絡信息化與財務檔案管理的結合，推動管理工作向科學化、多元化、高效化發展，并結合信息技術的實際應用，實現聯網同步與資源共享的管理技術，充分利用信息化模式的全面性、靈活性、高效性，為提升財務檔案工作的管理效率提供穩定保障。

特種設備檢測機構的財務檔案資料是記錄了本單位從計劃、預算、收支、決算、整理、統計、歸檔、保管的全過程的資金收支管理信息，特種設備檢測機構財務檔案管理工作為特種設備檢測機構的管理提供相關的資料、信息以及考核的依據，是完善特種設備檢測機構管理的一項基礎工作。建立和完善特種設備檢測機構財務檔案管理制度，確保其完整性、真實性和可靠性，尤其是在選擇處理軟件時要秉持著謹慎小心的原則，雖然網絡信息化的財務管理技術為工作帶來了巨大的便利，但同時也存在一定被黑客入侵的風險。借助先進管理模式和技術的同時，居安思危，確保單位能夠在一個健康、安全的環境中不斷提升綜合實力。

結語：總之，在我國社會市場經濟迅猛發展的大背景下，財務檔案管理模式的與時俱進是企業健康發展的重要保障。對于目前財務檔案管理中存在的問題和不足，企業和單位應該根據自身的實際需求進行有針對性的調整與改進，建立完善的制度，充分認識到財務檔案管理工作的重要性，加快企業與社會發展的融合，實現財務檔案管理的多元化發展，最后實現管理水平提升。

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