淺談辦公室管理工作的創新

范凱軍

【摘要】為保證機關、企事業單位順暢、高效地運轉，辦公室管理工作必須堅持以人為本的理念，順應對代的變化，在創新中求發展，通過學習型組織的創建、深入明確辦公室管理工作的職責，不斷提高管理工作水平，適應新形勢新任務的要求。

【關鍵詞】辦公室管理 創新 以人為本

創新就是要擺脫陳腐，發現新概念、新理念、新技術、新文化。對于一個社會而言，創新有利于開拓新的領域，而對于一個組織而言，創新無疑是組織發展的必要條件。新時代里，辦公室呈現出管理職能特殊化、協調工作復雜化、督查督辦工作多樣化、管理服務效能化等特點，在促進單位協調運作方面充當著越來越重要的角色。站在新的歷史起點上，作為機關、企事業單位運轉樞紐的辦公室管理工作只有堅持以人為本的理念，確立政治意識、大局意識、服務意識、學習意識、創新意識、質量意識和窗口意識，在創新中求發展，不斷提高工作水平，才能適應新形勢新任務的要求。

一、“以人為本”是辦公室管理工作的服務理念創新

所謂“以人為本”的管理與服務，就是在管理與服務中充分體現尊重人、理解人、關心人、激發人的熱忱，滿足人的合理需求，完善人的個性，充分付廷見人的勞動價值，實現人的預定目標。辦公室管理的服務理念的創新，首先需要對管理人員的服務意識進行更新。辦公室工作是建立在服務基礎上的。科學技術和市場經濟的發展，使辦公室管理工作科學化、復雜化和綜合化，為此，辦公室的管理人員必須適應形勢、轉變觀念。辦公室管理工作就是為領導服務，為相關下級單位和人民群眾服務。管理者需要由墨守成規向應變求新轉變、要由被動服務向主動服務轉變。

其次，辦公室管理服務理念的創新，要求注重管理者的全面發展，實現個人的人生價值。這樣才有利于調動管理者的積極性和培養他們的團隊工作精神。這需要單位要完善管理制度，更多地關心工作人員，這也是實現“以人為本”管理與服務的根本。

二、創建學習型組織，努力提高辦公室管理水平

學習型組織，是美國管理學家彼得·圣吉以系統動力學為基礎研究的，系統地闡述了如何掌握學習規律，并進一步將個人的學習融于一個團隊或組織中，從而形成“學習型組織”。他提出了學習型組織必須經過五項修煉：超越自我、改善心智模式、建立共同愿望、團體學習、系統思考。在學習型組織中，每個成員必需樹立終身學習的理念，面對不斷變化著的環境和新的挑戰，需要通過不斷學習來補充知識，并且不斷增強對環境的適應能力。

目前，我們黨和政府倡導創建學習型社會、學習型政黨、學習型城市、學習型機關、學習型企業、學習型社區、學習型家庭已成為我國進入21世紀后的發展趨勢。通過學習型組織的創建，辦公室管理者樹立終身學習理念，不斷提高自身的業務水平和綜合素質。比如學習管理心理學、領導學、組織行為學等知識，用以指導辦公室的各項工作，認真學習馬列主義、毛澤東思想、學習中國特色社會主義理論體系特別是科學發展觀，從根本上提高政策理論水平。學習研究上級的政策，收集、匯總、處理來自各方面的信息，供領導制定政策時參考。可以說，學習型組織的創建有助于辦公室工作不僅成為精干高效的辦事機構，而且還發揮了“智囊”作用。

三、明確職責是辦公室管理工作創新的基礎

要想做好辦公室工作，首先必須明確辦公室工作的基本職責。辦公室就其主要職責應有以下幾項：一是管理服務職責：主要包括公文管理和日常事務管理；公文管理即負責公文收發、傳遞、催辦、歸檔、立卷等多環節的具體事宜。日常事務管理如會議通知的下發安排、通訊聯系、印信管理、辦公用品管理、圖書資料管理以及人事、勞資、財務、環境衛生等多項事務性管理。二是綜合協調職責：主要是指單位與單位之間的一般性日常事務聯系，或領導交辦的一些事務性工作及單位內部科室問起著上情下達、下情上報和為領導當好參謀助手的作用。

辦公室所承擔的各項工作任務，都是涉及全局的工作，它工作的好不好對整個部門的工作質量、效率、效果都會產生直接的影響，所以要想履行好辦公室基本職責，增強做好辦公室工作的緊迫感，就必須強化“六種意識”。一是要強化政治意識。因為辦公室工作由其特殊性，所以辦公室管理者必須要具備良好的政治素質。碰到大事要冷靜，碰到難題要思考。二是強化大局意識。胸中無大局，不能成大事。辦公室的管理工作千頭萬緒，紛繁復雜，大事小事交織在一起，事事都牽涉大局、關系全局，所以作為辦公室管理者都要時刻保持頭腦清醒，想問題、辦事情都要站在大局的高度，做到令行禁止。三是強化責任意識。辦公室無小事，每一件工作都容不得出現疏漏。一旦出現疏漏，都可能捅婁子，誤大事。所以辦公室管理者要切實樹立“責任重于泰山”的意識，做到工作認真、態度端正、處事果斷，在任何人面前、在任何事上都要從嚴要求，從優服務，高標準、高質量，確保工作萬無一失。四是強化效率意識。辦公室管理者尤其要增強效率意識，努力做到“兩快”，即反映快，增強工作主動性；節奏快，對領導說的事說辦就辦、急事急辦、特事特辦，決不能推諉扯皮，拖拖拉拉。五是強化創新意識。創新是前進的動力。辦公室的事務常規性、重復性較多，但這不能成為不變的定式，要實現工作的突破，就必須打破原有的思維模式，樹立創新思維，增強創新膽略，走出新路子，取得新業績。六是強化奉獻意識。辦公室工作的服務性就決定了辦公室工作突發事情多，應急事情多，服務對象多。所以，辦公室管理者必須保持一種平衡心態，一種平靜心態，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻而不索取，耐得住工作的艱苦。

對于既要適應對代變化的工作要求，又要完成方方面面工作任務的辦公室來說，進一步明確辦公室管理職責，以更科學、合理和適用的理念來引導辦公室管理工作的快速、有效運作和促進單位各項工作的落實至關重要。因此，辦公室管理工作需要解放思想、與時俱進，開拓創新思路，有效推升辦公室管理水平，促進辦公室各項管理工作更加科學和規范。

參考文獻：

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