信息化時代檔案業(yè)務(wù)安全管理對策探索

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人類進入了信息化的時代，人們的生活和工作與信息技術(shù)的聯(lián)系變得非常緊密，信息技術(shù)在各個行業(yè)的廣泛應(yīng)用推動了行業(yè)的變革。檔案業(yè)務(wù)管理應(yīng)用信息技術(shù)是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，促使檔案業(yè)務(wù)管理出現(xiàn)了較大的轉(zhuǎn)變，開始向著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，檔案管理更加快捷和方便。但信息化檔案管理也存在著很大的缺陷，那就是檔案的安全性無法得到有效保證，這是當(dāng)前檔案管理亟待解決的問題。本文主要對信息化時代檔案業(yè)務(wù)安全管理對策進行分析和探討，希望可以對檔案管理起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞：信息化時代 檔案業(yè)務(wù) 安全管理 對策

隨著檔案業(yè)務(wù)管理信息化程度越來越高，檔案安全風(fēng)險也在不斷地增加，這就需要采取有效的檔案業(yè)務(wù)安全管理措施，確保檔案的安全性和完整性。信息技術(shù)為檔案管理工作帶來機遇的同時，也使其面臨巨大的挑戰(zhàn)，這就需要加強檔案安全管理，確保檔案信息安全。

一、信息化時代檔案業(yè)務(wù)的優(yōu)勢

信息技術(shù)具有獨特的優(yōu)勢，主要是信息存儲量大、傳播速度快。在檔案業(yè)務(wù)中運用信息技術(shù)可以快速完成檔案查詢工作，還可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)遠(yuǎn)程信息傳送和資源共享。傳統(tǒng)的人工檔案查詢需要花費大量的人力和時間，是對資源的一種浪費，而且人工查詢難免會出現(xiàn)疏忽和紕漏，使檔案的整理和歸檔變得異常繁瑣，而且時間上得不到保證。而信息化檔案業(yè)務(wù)更加快捷和方便，計算機可以分析和整理數(shù)字信息，讓檔案信息的收集、存儲和歸檔變得更加智能化，后期的查詢和統(tǒng)計也可以通過計算機操作來完成，減輕了檔案業(yè)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，把他們從繁重的查詢業(yè)務(wù)中抽離出來，有利于工作人員檔案管理能力的提高。另外，傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，存儲難度比較大，一旦受潮或者是淋雨都會遭到損壞，而電子檔案的存儲非常方便，受外界環(huán)境的干擾較少，保存時間相對于紙質(zhì)檔案來說會更長。

二、信息化時代檔案管理面臨的安全挑戰(zhàn)

信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以一分為二地看待，信息技術(shù)給檔案管理帶來了好處，使得檔案管理變得快捷和高效，減輕了檔案管理的負(fù)擔(dān)，這是信息化時代檔案管理的優(yōu)勢，但是信息技術(shù)的應(yīng)用也給檔案管理帶來了巨大的安全隱患。信息化時代檔案管理的安全問題主要表現(xiàn)在兩個方面，一個是計算機本身的問題，另外一個是人為因素。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的平臺，本身就存在著安全隱患，一旦出現(xiàn)黑客的攻擊會導(dǎo)致電子檔案的損壞，計算機硬件經(jīng)常會出現(xiàn)故障，也會導(dǎo)致電子檔案的丟失；人為損壞主要表現(xiàn)在工作人員的計算機操作水平不高，不當(dāng)?shù)牟僮鲿斐呻娮訖n案的損毀，檔案遭到竊取時如不能及時發(fā)現(xiàn)，將會造成嚴(yán)重的檔案失竊事故。

三、信息化時代檔案業(yè)務(wù)安全管理對策

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理不管如何智能化和自動化，信息系統(tǒng)的建立和維護還是需要人去完成，所以在信息化時代加強檔案安全管理就要從檔案工作人員入手，要提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力和安全意識，這樣在出現(xiàn)惡意篡改檔案信息事件的時候，工作人員就能及時發(fā)現(xiàn)和處理，確保檔案的安全性。加大對檔案管理人員的培訓(xùn)是提高檔案安全性的有效手段，不但要培訓(xùn)其檔案理論知識和計算機應(yīng)用能力，還要提高檔案管理人員的責(zé)任心，這樣可以有效提高電子檔案的安全性。

（二）提高計算機自身的安全性

計算機本身存在安全隱患會直接影響電子檔案的安全性，想要提高檔案信息的安全性還要從技術(shù)層面入手，采取有效的技術(shù)手段確保檔案信息的安全。首先，要在計算機系統(tǒng)中設(shè)置身份準(zhǔn)入權(quán)限，這樣就能控制檔案的訪問權(quán)限，防止不相關(guān)人員竊取檔案信息；其次是在存儲檔案的時候進行加密，把檔案設(shè)置成只讀模式，檔案基本上不存在被修改的可能，可以有效保證檔案的安全。最后，進行備份也是保障檔案安全的重要手段之一，定期對檔案備份非常關(guān)鍵，當(dāng)計算機中存儲的檔案受到損壞時可以用備份文件，提高了電子檔案的安全性。

（三）建立健全檔案管理的制度

想要確保檔案管理的成效，就要制訂嚴(yán)格的檔案管理制度，使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，要明確檔案管理人員的責(zé)任，每個人必須對自己管理的檔案負(fù)責(zé)，一旦出現(xiàn)檔案丟失或者損毀事件要追查原因，責(zé)任明確到人，這樣可以提高檔案管理人員的責(zé)任心，讓他們在管理的時候更加謹(jǐn)慎，降低不安全事故的發(fā)生率。另外，檔案的復(fù)查工作也要貫徹和落實，這樣才能保證電子存儲檔案和原始檔案的一致性。

四、結(jié)語

總之，信息化時代下的檔案業(yè)務(wù)安全管理面臨的挑戰(zhàn)非常大，需要通過提高管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)、加強技術(shù)層面的保障、建立健全檔案管理的制度等措施，提高檔案業(yè)務(wù)安全管理的質(zhì)量，確保檔案的真實性和安全性。

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[2]李玲.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（09）.

（作者簡介：張瑤，女，本科，婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案館員，研究方向：檔案管理）（責(zé)任編輯 劉冬楊）