小型汽車服務(wù)公司臺賬智能管理系統(tǒng)研究

岳陽 姜林楓

摘要：小型汽車服務(wù)公司當(dāng)前的臺賬管理模式嚴(yán)重影響了多元化業(yè)務(wù)的管理，為此，本文提出在小微汽車服務(wù)公司引入臺賬智能管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)多個業(yè)務(wù)點臺賬的集成存儲和科學(xué)，進(jìn)而為小微汽車服務(wù)公司的商業(yè)價值開發(fā)奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：小微汽車服務(wù)公司；臺賬；集成；分級管理；模式；智能

1.當(dāng)前臺賬管理的瓶頸

由于成本門檻，絕大多數(shù)的小微汽車服務(wù)公司還沒有購買或研發(fā)專門的業(yè)務(wù)臺賬管理系統(tǒng)，只是運(yùn)用wps office等軟件對公司的業(yè)務(wù)臺賬進(jìn)行管理，本文將小微汽車服務(wù)公司的這種臺賬管理模式稱為“基于wps office的臺賬管理模式”。

基于wps office的臺賬管理模式，只是對公司的業(yè)務(wù)進(jìn)行簡單登記，數(shù)據(jù)按照業(yè)務(wù)點分別存儲在登記人員的電腦上，形成數(shù)據(jù)孤島。

這種管理模式，對于單一業(yè)務(wù)點來說，基本能滿足公司的臺賬管理需求。但隨著公司多元化企業(yè)戰(zhàn)略的實施，業(yè)務(wù)點在不斷增加，數(shù)據(jù)孤島也不斷增加，這使得公司管理人員無法實時匯總各業(yè)務(wù)點的臺賬數(shù)據(jù)，更別提復(fù)雜的統(tǒng)計查詢和必要的業(yè)務(wù)提醒了。最讓人頭疼的是，基于wps office的臺賬管理模式，由于多點獨立管理，導(dǎo)致公司層面的臺賬管理環(huán)節(jié)多、效率低、差錯概率高，臺賬數(shù)據(jù)莫名其妙丟失就成了不奇怪的事情了。

因此，基于wps office的臺賬管理模式，既無法科學(xué)的管理公司的多元化業(yè)務(wù)，也無法基于臺賬數(shù)據(jù)對公司以及業(yè)務(wù)點的業(yè)務(wù)進(jìn)行及時管理，這極大困擾了小微汽車服務(wù)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，成為制約小微汽車服務(wù)公司主營業(yè)務(wù)進(jìn)一步發(fā)展的瓶頸。

2.打破瓶頸的方案

隨著臺賬管理系統(tǒng)研發(fā)成本的不斷降低、小微汽車服務(wù)公司資產(chǎn)規(guī)模的不斷壯大，在公司引入臺賬智能管理系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)能力已經(jīng)不是問題。為此，引入系統(tǒng)，對多元化的業(yè)務(wù)臺賬進(jìn)行在線智能管理，是打破瓶頸的可行方案。

2.1解決方案——引入系統(tǒng)

創(chuàng)新臺賬管理模式，開發(fā)適合于小微汽車服務(wù)公司多元化戰(zhàn)略的業(yè)務(wù)臺賬智能管理系統(tǒng)，實現(xiàn)本公司多元業(yè)務(wù)臺賬數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，是促進(jìn)小微汽車服務(wù)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展，打破制約小微汽車服務(wù)公司主營業(yè)務(wù)多元化發(fā)展瓶頸的科學(xué)之道。

該系統(tǒng)的引入，極大減輕了臺賬從業(yè)人員的工作量，實現(xiàn)及時、便捷、實用的臺賬應(yīng)用查詢和統(tǒng)計，進(jìn)而為管理層提供準(zhǔn)確及時的決策服務(wù)。

2.2方案核心——智能管理

公司引入系統(tǒng)的核心是臺賬的智能管理，包括臺賬登記、臺賬集成、臺賬存儲、臺賬修改、臺賬查詢、臺賬提醒、臺賬統(tǒng)計以、決策支持及臺賬分級處理等。

相應(yīng)地，為了實現(xiàn)臺賬的分級處理和集中管理，系統(tǒng)還要實現(xiàn)臺賬的機(jī)構(gòu)管理、人員管理、權(quán)限管理以及安全管理等。

3.臺賬智能管理系統(tǒng)的分析

為了實現(xiàn)臺賬的智能管理，滿足小微汽車服務(wù)公司多元化業(yè)務(wù)臺賬管理的需求，臺賬智能管理系統(tǒng)的需求分析如下：

3.1功能需求分析

（1）臺賬的登記。該功能用于實現(xiàn)臺賬信息的記錄，要求滿足多個工作人員同時進(jìn)行多類業(yè)務(wù)臺賬的日常錄入操作。

（2）臺賬的修改。該功能用于在臺賬信息有誤時對臺賬信息進(jìn)行修改和刪除等操作，主要包括修改部分科目和重新填寫。

（3）臺賬的存儲。該功能用于在臺賬登記或修改后將臺賬數(shù)據(jù)安全的保存在數(shù)據(jù)庫中。

（4）臺賬的查詢。①單臺賬查詢：指在單獨的臺賬中，按照給定的條件進(jìn)行的查詢，條件包括：記賬日期、結(jié)賬日期、業(yè)務(wù)主管、客戶名稱、客戶電話、客戶車牌號碼、時間段、數(shù)值范圍等。②多臺賬查詢：多臺賬查詢是指按照特定的對象，例如某客戶，又如客戶車牌號碼，將與對象相關(guān)的多個臺賬的數(shù)據(jù)匯總查詢。

（5）臺賬分級處理功能。不同的業(yè)務(wù)功能對應(yīng)著不同的操作角色，不同的角色代表著不同的臺賬管理權(quán)限。在用戶登錄系統(tǒng)后，應(yīng)賦予用戶相應(yīng)的角色，該用戶在自己角色權(quán)利范圍內(nèi)對臺賬進(jìn)行相應(yīng)的操作，從而達(dá)到臺賬的分級處理，實現(xiàn)較高的數(shù)據(jù)安全性。

（6）臺賬統(tǒng)計功能。用于制作相關(guān)的報表，包括日報，月報和旬報。要求系統(tǒng)基于用戶的具體需求，根據(jù)登記的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，自動生成各類Excel格式的統(tǒng)計報表。

（7）臺賬的提醒功能。①業(yè)務(wù)提醒：主要是系統(tǒng)對需要提醒的業(yè)務(wù)及時發(fā)出通知。業(yè)務(wù)提醒主要包括未完成業(yè)務(wù)提醒、未結(jié)賬業(yè)務(wù)提醒等。②操作提醒：主要是系統(tǒng)對關(guān)鍵功能的操作要跟蹤出現(xiàn)提示信息，讓用戶清楚自己當(dāng)前的操作情況。

（8）臺賬管理功能。主要實現(xiàn)臺賬的初始化、臺賬的結(jié)轉(zhuǎn)、臺賬的備份和恢復(fù)、臺賬的導(dǎo)入和導(dǎo)出等功能。①數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)功能，使管理機(jī)構(gòu)能夠備份和恢復(fù)當(dāng)前業(yè)務(wù)臺賬管理系統(tǒng)中的所有臺賬數(shù)據(jù)。②數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出?？梢詫I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過文本文件、EXCEL表格的方式導(dǎo)入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。也可以將系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到文本文件、EXCEL表格中。

（9）客戶價值開發(fā)功能。基于臺賬信息對客戶基本信息、業(yè)務(wù)信息、接觸信息對客戶消費行為進(jìn)行分析，以獲得潛在的客戶價值點，并給出價值開發(fā)建議。

3.2數(shù)據(jù)需求分析

根據(jù)公司現(xiàn)狀及其現(xiàn)有的主營業(yè)務(wù)，系統(tǒng)的數(shù)據(jù)主要涉及公司數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)點數(shù)據(jù)兩大類。其中業(yè)務(wù)點數(shù)據(jù)主要涉及機(jī)修、鈑金噴漆、北斗、保險、暢捷、金喬和車服等業(yè)務(wù)。另外每一項業(yè)務(wù)都涉及客戶數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)點數(shù)據(jù)以及業(yè)務(wù)員數(shù)據(jù)。

對于業(yè)務(wù)點而言，不同的業(yè)務(wù)點數(shù)據(jù)都有不同的數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效管理；對于公司層面而言，應(yīng)該將不同業(yè)務(wù)點數(shù)據(jù)集成在一起，從而實現(xiàn)臺賬的深度管理和智能分析，并為開發(fā)客戶的商業(yè)價值提供數(shù)據(jù)支持。

結(jié)語

本文提出的臺賬智能管理模式在濟(jì)南市的幾家小微汽車服務(wù)公司進(jìn)行了推廣和應(yīng)用，不僅克服了傳統(tǒng)臺賬管理的弊端，而且提高了臺賬管理的效率，取得了較好的經(jīng)濟(jì)效益。本文提出的方案對其他領(lǐng)域的臺賬管理也有一定的借鑒作用。