信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)檔案管理思考

張慧娟

摘要：隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的深入廣泛應(yīng)用，高校已進(jìn)入信息化管理，近幾年單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)正在逐步提升管理水平，但仍然存在一些問題。本文結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀以及面臨的問題進(jìn)行分析，并提出了未來會(huì)計(jì)檔案管理在更多方面具有提升空間。

關(guān)鍵詞：高校；財(cái)務(wù)檔案；信息化

信息化下的高校財(cái)務(wù)檔案，是指利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、歸類、保存和開發(fā)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)保存形式，以電子的形式進(jìn)行存檔。通過會(huì)計(jì)檔案信息化管理，聯(lián)通高校管理網(wǎng)絡(luò)，提升了硬件設(shè)施的利用度，加快了學(xué)校管理效率，為學(xué)校加快全面信息化建設(shè)帶來顯著提升。

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理的重要性

財(cái)務(wù)檔案管理是高校檔案管理中的一個(gè)重要門類，是全面反映高校管理狀況的關(guān)鍵信息資源。在現(xiàn)代信息化高速發(fā)展下，檔案信息資源的整合，是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。檔案的信息化處理，為高校人員提供了方便的平臺(tái)。在需要的信息可以在官方網(wǎng)站查閱，節(jié)省了查閱交涉時(shí)間，提升了工作效率，同時(shí)也提高了財(cái)務(wù)檔案的管理水平和財(cái)務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量。

二、高校財(cái)務(wù)檔案當(dāng)前面臨的問題

一場新時(shí)代信息技術(shù)革命的崛起，必然會(huì)引領(lǐng)一個(gè)時(shí)代的信息化建設(shè)改革。當(dāng)然在這場變革中，高校財(cái)務(wù)檔案管理工作受到傳統(tǒng)模式的影響，必然面臨眾多的問題和挑戰(zhàn)。

（一）會(huì)計(jì)檔案查閱不便，工作效率不高

由于會(huì)計(jì)檔案限于紙質(zhì)版保管和查閱，高校人員無法在系統(tǒng)上進(jìn)行多維度的查詢、搜索、調(diào)閱等，要獲取檔案信息需要與財(cái)務(wù)處工作人員交涉，到庫房查閱紙質(zhì)版的憑證、賬簿報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，這樣的程序煩瑣，容易造成財(cái)務(wù)原始憑證的損壞與丟失，同時(shí)工作效率降低。

（二）高校信息化硬件設(shè)備落后，信息處理設(shè)備不夠健全

很多高校的信息化硬軟件設(shè)備不夠健全，不能大量的快速地對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行掃描、存檔。報(bào)銷系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案材料的電子數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)并沒有實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，無法達(dá)到一體化管理，制約了高校管理信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

（三）財(cái)務(wù)專業(yè)管理隊(duì)伍素質(zhì)有待提高

當(dāng)前高校財(cái)務(wù)信息管理團(tuán)隊(duì)對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理方式和管理理念較為落后，缺少全局化的空間信息資源管理眼光，在管理中缺少責(zé)任心，對(duì)于原始憑證的錯(cuò)誤信息缺少核對(duì)工作，以及缺少培訓(xùn)和在崗教育，管理方式落后。

三、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的改進(jìn)措施

只有科學(xué)合理的利用和挖掘信息化檔案資源，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和統(tǒng)計(jì)軟件等手段，并結(jié)合工作中不斷發(fā)現(xiàn)的問題不斷解決和改進(jìn)，才能將財(cái)務(wù)檔案管理工作全面信息化建設(shè)。

（一）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的制度性建設(shè)

《檔案法實(shí)施辦法》第五條指出：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開展。”《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條則更加明確地規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防損毀、失散和泄密?！庇纱丝梢?，檔案管理的必要性以及重要性。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)重視信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中的重要地位，并給予充分的人力、物力、財(cái)力支持。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，使電子會(huì)計(jì)檔案在收集、整理、歸檔、查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)有章可依，有據(jù)可查。保證會(huì)計(jì)檔案存在的原始性、真實(shí)性、完整性及安全性。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行信息化管理，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，將紙質(zhì)版的檔案管理時(shí)代轉(zhuǎn)向了信息化管理，這就需要加大財(cái)務(wù)管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟硬件設(shè)施建設(shè)，必須配備現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，如互聯(lián)網(wǎng)、掃描儀、計(jì)算機(jī)及相關(guān)配套軟件等；同時(shí)構(gòu)建會(huì)計(jì)文件管理系統(tǒng)，把會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)和自動(dòng)化財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合。該系統(tǒng)能自動(dòng)記錄會(huì)計(jì)電子文件的各種背景信息，能有效管理和控制會(huì)計(jì)文件的整個(gè)生命周期，會(huì)計(jì)電子文件生成到轉(zhuǎn)運(yùn)處理再到轉(zhuǎn)變?yōu)闀?huì)計(jì)電子檔案，最后被提供利用直到銷毀或遷移的整個(gè)過程。能提供利用和管理會(huì)計(jì)電子文件和檔案，也能管理匯入的會(huì)計(jì)紙質(zhì)文件細(xì)信息。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的軟硬件建設(shè)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息化的關(guān)鍵技術(shù)保障。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理隊(duì)伍的人員綜合素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理人員，要不斷地加強(qiáng)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理軟件學(xué)習(xí)，緊跟時(shí)代步伐并結(jié)合實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的問題不斷創(chuàng)新。單位應(yīng)依法加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的各種培訓(xùn)，全面提升隊(duì)伍的思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)及職業(yè)道德等綜合素質(zhì)。通過多途徑、多角度、案例化的實(shí)踐管理，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，最后成為一支高素質(zhì)、高能力、高水平的綜合型管理人才隊(duì)伍。

小結(jié)

隨著信息化的高速發(fā)展，信息化正逐步滲透財(cái)務(wù)管理的各個(gè)方面。信息化技術(shù)給高校財(cái)務(wù)檔案管理工作帶來了很多幫助，同時(shí)也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。利用信息技術(shù)對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，這無疑是一個(gè)艱巨的任務(wù)，這就對(duì)高校財(cái)務(wù)工作人員提出了新的要求，財(cái)務(wù)人員只有不斷學(xué)習(xí)提升自我的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息化管理意識(shí)，才能挑起這信息化時(shí)代的大梁。高校財(cái)務(wù)檔案全面信息化建設(shè)是時(shí)代的趨勢(shì)，應(yīng)引起各高校的重視，各高校之間應(yīng)加強(qiáng)交流和溝通，不斷完善管理體系，積極努力提高財(cái)務(wù)管理的水平，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性和有效性，使未來會(huì)計(jì)檔案管理在效率、規(guī)范、信息共享等方面有更多的提升空間，促進(jìn)高校全面信息化建設(shè)進(jìn)一步深入。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘海芹.國家電網(wǎng)公司基層單位會(huì)計(jì)檔案電子化管理存在問題及探索[J].檔案管理理論與實(shí)踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（12）：31.