淺議信息化時代下檔案管理人員應具備素質

朱娜

摘 要：信息化時代背景下檔案管理工作人員的首要任務是迎合時代發展創新工作運行模式與細節完善，信息化時代不僅讓世界運作的基礎模式發生了巨大的變化，各個行業想要在信息時代更自如的應對變化獲得長遠的發展，就必須做出相應改變，檔案部門的管理工作人員也不例外，如何信息時代發展的社會背景下，轉換工作目標、提升業務素質水平是當前工作人員重點關注的問題。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；綜合素質

信息化時代最為明顯的一個特征就是訊息的傳播渠道越來越豐富，同時信息傳播的迅速性也被無限放大，這些變化讓人們的生活與工作的方式發生很大轉變。如果企業的實際運作還在應用傳統的模式，勢必會被時代落下或是逐漸滅亡，所針對性的掌握專業技能可以讓轉化工作開展的更為順利。

一、檔案管理工作人員應掌握的專業技能與知識

（一）遵守管理紀律的基礎上維護信息的保密性

檔案管理工作人員對自身工作的特殊性質進行全面的信息掌握，因為檔案信息很多方面需要嚴格保密，所以檔案信息上的管理工作需要在法律規定下展開，并嚴格按照檔案信息管理的規定保障檔案信息儲存與使用過程中的安全。在信息時代，檔案的管理與整理過程大多要在信息技術的協助下開展，所以信息的保密性受到的威脅原來越嚴重，信息安全保護甚至已經成為了檔案信息管理工作的重難點。工作人員必須在增強專業素質的基礎上盡量保障檔案信息性的安全，防止信息在儲存于使用過程中出現丟失、受損問題。

1.2 嚴格尊重檔案事實，尊重工作

檔案管理工作人員要對信息的內容進行尊重，信息時代模式下，檔案 信息已經逐漸由紙質保管模式變為電子檔案，儲存在 U 盤或是電腦中，但是這些電子信息在修改或是增加內容時存在非常大的不穩定性，很可能會造成修改痕跡不清楚或是在修改過程中出現信息丟失的情況，這也是信息時代模式下檔案管理的另一個急需解決的問題，如何將電子文件的真實性進行完整保存，是檔案工作人員的另一個使命，此時檔案工作人員必須及時對自己掌握的電子信息技術進行更新。并積極參與培訓，讓電子檔案文件的儲存與保管可以得到更為妥善的管理。

1.3 嚴格要求自己，恪盡職守

檔案管理是一項枯燥且乏味的工作，如果管理工作人員無法本著高 度的責任心對這種枯燥無味的工作進行掌管，就無法讓檔案管理工作的 安全性以及穩定性得到保障，雖然當前已經是信息時代，但是檔案管理工 作仍然需要進行收集、整理、分類、維護。這些重復且枯燥的工作內容會消 磨人的耐心，信息時代下的檔案工作人員仍然需要保持高度敬業的態度， 將這項繁重且枯燥的工作進行承擔。

2 網絡時代模式下袁檔案管理工作人員應具備的素質

2.1 扎實的檔案理論知識基礎

檔案的基礎管理維護檔案工作穩定運行的基礎，隨著科學技術的不 斷發展與變化，計算機技術開始大面積普及，這使得檔案信息的管理模式 發生了巨大的變化，但是傳統的檔案學基礎理論知識，在信息時代背景下 的檔案管理中仍然發揮著非常重要的作用。所以檔案管理工作人員仍然 需要掌握扎實的專業技能和綜合文化素質，將這些理論內容應用到實際 工作中，以此對自己的工作進展進行指導。其次也要與時俱進，積極學習 電子信息技術，讓自己的工作可以開展得更為順利，高效適應當前信息化 社會的運作模式，適應檔案管理的新模式。

2.2 提升外語基礎素質，讓工作可以轉換的更加迅速

網絡使世界變成了地球村，使經濟文化逐步走向無國界化。同樣，檔案信息化工作也需要與國際檔案信息化接軌。信息化時代的檔案工作人 員，本身就應該是檔案信息知識的傳播者，同時擔負著將本國先進的檔案 工作管理經驗傳播到國外以及引進國外先進的檔案工作經驗與技術的重 任，如果沒有較高的外語文化水平，就無法進行國際交流，更談不上傳播 交流檔案信息化建設的經驗。信息化時代的基礎特征就是無國界，沒有地域上的限制，工作人員必須提升自身的英語文化水平，積極練就英語讀寫上的能力，自如應對工作需要。

3 網絡信息化時代的檔案工作人員必須具備服務與創新并舉的意識觀念

3.1 信息化時代的檔案工作人員應主動提升檔案服務水平

市場經濟體制下，各個行業在發展管理過程中開始注重“服務”質量，因為這項工作對企業的反作用越來越大，尤其現代是網絡信息化時代，誰能將人們個性化的需要進行滿足，就能更快的搶占市場。但是值得注意的是檔案信息工作在性質上一直屬于社會公益性事業，所以其中的服務對象范圍更為廣泛，面對的群體也更為復雜，檔案信息的管理工作人員必須擁有更為強烈的服務意識才行，但是實際情況是很多檔案管理工作人員的服務意識相當淡薄，甚至因為自身工作屬性上的特殊玩忽職守，或是泄漏一些較為重要的檔案信息，以此獲取經濟利益。很多的檔案工作人員逐漸將“主動服務”慢慢轉化為了“被動服務”這種服務意識不僅不利于工作開展甚至還會讓信息化時代的檔案運行工作的效率拖慢。

3.2 讓創新意識成為支撐檔案高效運行的不竭動力

創新是推動時代發展的不竭動力，現代檔案事業也是如此，工作人員在實際工作中必須要有創新意識，主要表現在以下幾個方面：首先是工作內容上的創新，這些內容上的關鍵點是方法上的創新、檔案科學技術上的創新、檔案處理設備上的創新只有這些工作全部協調好以后才能讓工作的整體效率上升上來，設備上的創新會直接促使檔案工作模式發生轉變或者直接從傳統的工作模式中脫離出來，主動創新。其次是檔案工作的收益觀念創新，信息化的網絡時代促使檔案的社會與經濟效益的獲取方式發生重大轉變，相比較于傳統的模式可能會因為服務面的廣泛化而獲得更多的渠道，管理工作人員此時要做的就是及時調整好二者之間的關系。最后是服務上的創新，在傳統的服務基礎上利用計算機網絡技術優勢改變服務方式，如加強數字技術的應用范圍，建立數字檔案館，并為人們提供更多的線上服務。

4結語

檔案工作依據時代的發展進行管理與模式創新是現實必然，也是促進工作效率提升的主要方法，實際工作落實中，檔案管理人員應有目的的提升自己工作中基礎素質較弱的部分，讓自身的綜合素質水平可以得到全面性提升，才能讓自己的職業之路走的更為順暢，讓新型的檔案處理工作運作的更為穩定。新型技術支持下，檔案工作人員要積極讓管理新觀念配合新方法與新技術，將工作轉型過程中遇到的問題可以在最短的時間段得到解決，同時讓銜接速度得到實質性提升，更快投入到新型管理工作中去，激發出工作人員的積極性。

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