檔案管理工作的現狀與創新研究

鄒與群

摘 要：新時期， 我國各行業發展迅速， 檔案能為相關工作提供依據， 在各行各業的發展中發揮著越來越重要的作用， 然而在很多單位中， 檔案管理工作并沒有得到重視， 同時也沒有完善的管理制度?；诖?，文章首先分析了檔案管理工作的現狀， 主要分析了阻礙開展檔案管理工作的因素， 進而提出了現階段檔案管理工作創新的主要措施， 希望能夠促進檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：檔案管理工作；現狀；創新

引言

隨著現如今企業改革進程的深化發展，企業內部檔案價值的利用率也越來越高，能夠為企業的發展起到重要的輔助作用。信息化社會推動了信息經濟的快速發展，也要求著企業盡早發現內部檔案管理工作中存在的不足，并及時創新檔案管理的工作方式，促進內部檔案管理工作方式的創新，從而在企業內部建立新型檔案管理模式，以便推動企業經濟效益的長遠發展。

1檔案管理工作的重要意義

1.1有利于單位的行政管理

檔案作為單位的行政工具之一，具有重要的參考價值，是單位進行重大決策的依據，單位是否具有業績或者是否具有較高的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規范。檔案資料具有客觀、準確的特點，作為較好的參考資料，驗證過去工作的得失，單位可以通過檔案還原歷史，找到可靠的依據和資料，并借鑒原有的經驗和教訓，對單位今后的發展進行預測，并可根據檔案深化單位的改革，從而更好地促進單位發展。單位制定任何新的規章制度，都要參考原有檔案，建立在原有管理系統的基礎之上，有利于科學的決策，提高管理效率，因此檔案具有承上啟下的重要作用。另外檔案具有考察依據的作用，作為歷史的見證，檔案具有法律效應，檔案自身具備的特點，使檔案成為更加客觀、更加令人信服的資料，可以為相關部門和相關人員提供信息資料和查找等服務，一旦單位涉及到司法訴訟的情況，檔案查詢系統就能夠發揮很大的作用，從而確保單位的合法權益不受侵害，因此維護檔案的穩定與安全，對當今社會經濟發展有重要作用。

1.2有利于單位的規范化

單位是否具有一定的管理水平和業績的規范化的重要體現是檔案管理工作是否規范科學。一個單位在發展過程中會有很多優秀的成果，而這些結果記錄在檔案中，并且要了解該單位的歷史經營業績必須通過檔案查詢，因此該單位的科學發展離不開檔案管理工作。近年來，我國社會經濟發展越來越快，正是在這樣的背景下，我們不得不改變傳統的檔案管理理念，嘗試更多新的管理方法，真正體現單位發展成果的實際情況。將檔案管理與經營管理相結合，共同來配置資源，從而體現出單位今后的發展情況，對于單位的管理和運作具有非常重要的意義。綜上所述，檔案管理工作對于社會發展和提升單位競爭力非常重要，有利于單位的規范化發展。

2檔案管理工作現狀分析

2.1欠缺足夠的具備現代檔案管理技能的專業人員

首先，因單位或組織內部出現部門重組的各類因素，極易導致檔案管理技術工作者的工作發生變化。同時，相當一部分剛剛擔任此項工作的人員均未能接受過系統的檔案理論學習，其對于自身所從事的這項工作的認知水平僅僅停留在將對應文件放入檔案架上，因此可以說，其不具備對于檔案管理工作的足夠認知，更遑論對于檔案學、管理學的熟知了，由于對檔案資料的一系列流程認知較為欠缺，因而造成其在從事檔案管理工作中無法達到預期的水準。其次，受檔案管理信息化革新所帶來的影響，檔案管理工作者應該具備足夠的信息技術應用水平，如能夠熟練操控各類軟件，這也成為一部分檔案管理工作者，尤其是多年從事檔案管理工作人員的短板所在。

2.2未能形成系統化的檔案管理體系

結合相關研究數據的內容來看，現階段國內諸多企事業單位均未能打造出具備較高水平的專業化檔案管理團隊，同時，也未能進行相關工作的檢驗與管制，尤為突出的是，較少有單位會創設完備的檔案管理體系，即便是創設了檔案管理體系的單位，多數也僅僅是停留在表面，未能在實際的檔案管理工作中真正予以落實。這樣一來，所造成的結果便是造成檔案管理體系徒有其表，進而直接影響到單位檔案管理工作的整體進程。

2.3信息化水平偏低

當前很多單位的檔案管理仍以紙質檔案為主，檔案利用效率低，更有檔案遺失、破損現象屢見不鮮。而一些重要的科研檔案，一旦遺失和損壞，給企事業單位帶去的損失不可估量。一些單位雖然意識到檔案管理信息化的重要性，并配備了先進的計算機等信息化設備，但是管理人員素質不高等因素，操作跟不上，設備得不到良好的維護，軟件更新和升級緩慢，一些先進功能利用不上，種種問題直接限制了檔案管理信息化建設效果。

3檔案管理工作的創新

3.1提高檔案管理人員的職業素養

檔案管理工作可以說是各行業工作的重中之重， 因此各行業要重視檔案管理工作， 不斷提升檔案管理人員的職業素養。首先， 檔案管理人員要認清自己的工作職責， 擺正自己的工作位置， 要堅守崗位， 履行職責。其次， 檔案管理人員要定時對檔案進行查驗， 要及時找回出現遺漏的檔案， 從而提高檔案管理的效率。最后， 在進行檔案管理工作的同時， 檔案管理工作人員也要不斷創新管理觀念， 要隨著時代變化不斷更新觀念， 避免出現思想觀念過于陳舊。

3.2創新檔案管理工作方式

企業在推進內部檔案管理改善工作的同時，首先要適時轉變對于檔案管理工作的認識觀念。首先企業內部管理人員應當充分認識到，企業檔案管理工作對于企業邁向信息經濟發展模式方面的重要性，以及能夠為企業增強市場競爭力所提供的幫助，從而將內部的檔案管理工作作為升級成現代化企業的重要內容來開展。不僅企業高層領導需要加強對于檔案管理工作重要性的認可，而且還要提升企業內部工作人員對于檔案管理工作重要性的認知，從而引導企業內部人員都能夠間接參與創新檔案管理工作，從而形成全員監督檔案管理工作的良好氛圍，促使檔案管理工作人員提升對于工作的責任意識。另外，企業還要建立新型的檔案管理模式，以適應檔案管理工作的創新需要。要注意將檔案室轉化成整合成企業內部資源的信息中心，讓檔案室能夠成為企業調取檔案資料的重要平臺，從而在爭取重要項目時，可以及時根據檔案中記載的信息，做出適合企業實際發展水平的決策，將資金成本控制在企業能夠負擔的范圍內，為企業節約經濟活動的成本，從而發揮出檔案對于企業發展所能夠起到的重要保障作用。

3.3運用信息化手段管理檔案

進行信息化建設是改善檔案管理工作的必要途徑，也是符合當下信息化社會發展方向的創新性策略。例如：企業在提升對于檔案管理工作重要性的認識后，應當投入足夠的資金購置檔案管理工作的現代化設備，以便企業內部重要的檔案信息可以引用互聯網技術進行整合及入庫。運用互聯網技術可以實現對于檔案管理的精準度，還能較人腦具有更多的信息存儲量，而且還可以運用互聯網技術的智能化，做到快速整合、查找、借閱及查看檔案內部的資料信息，還能完成自動銷毀具有機密性的到期文件，再加上互聯網技術能為檔案的入檔，以及檔案的編研工作提供信息化的服務，有助于提高企業內部檔案的信息化水平，使檔案信息能夠做到及時共享，方便企業內部的檔案信息實現聯網化。

結語

現如今， 各行各業發展迅速， 傳統的檔案管理方法和觀念已經不能順應時代發展的要求。隨著科學技術日新月異， 行業發展影響著我國經濟的總體發展， 檔案管理工作也成為行業工作的重中之重， 所以各行業一定要高度重視檔案管理工作。在進行檔案管理工作時， 各行業一定要與時俱進、不斷創新， 建立完善的管理制度， 并采用新手段、新方法保證檔案管理工作能夠得到持續發展。

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