基于共詞聚類的我國檔案信息化結構、趨勢分析

楊冰冰

摘要：信息化檔案管理是由傳統檔案管理進行轉變的，信息化技術、工作人員素質、檔案信息化等都是其主要研究結構?，F如今在檔案信息化研究進程中還存在一定的問題，缺少成功檔案信息化研究的信息情況，在理論方面研究過于多，而在實踐應用上的研究就相對比較少一些，文章對基于共詞聚類的我國檔案信息化研究結構、趨勢進行了分析。

關鍵詞：檔案信息化；研究結構；趨勢分析

在如今信息化背景之下，檔案利用的方式也在被進行轉變，把傳統檔案轉變成信息化檔案，滿足現在群眾增加的需求。近幾年，我國檔案信息化的研究在不斷加大，已經成為現在相關研究學家所研究的熱點情況。采取對共詞分析、聚類分析，查找相關旗桿等數據資源，對現在檔案信息化為主題的文獻進行定量分析，找出我國檔案信息化研究結構與趨勢分析，以此來顯示我國檔案信息化研究的真實狀況。

一、研究方法與工具

通過查找大量的期刊、文獻等進行探究，本文采用了共詞分析、聚類分析、多維尺度分析等方法進行研究，把相同共詞之間的關系情況進行分析記錄；聚類分析是把兩個個體之間的聯系程度進行分析，這種方法可以有效描述兩者之間對應程度；多維尺度分析是可以在分析過程中得到關鍵詞之間的位置，從文獻的反映程度找出研究結構。

二、數據處理

（一）高頻詞統計

在對應系統軟件中進行詞頻的統計，得出不重復的關鍵詞，把關鍵詞所占用的比例進行分析，并進行相應記錄，和文獻、關鍵詞等條件進行結合，得出最后高頻詞的統計數據。

（二）共詞矩陣

在共詞矩陣中可以把高頻關鍵詞直接統計出來，并把出現頻率高的文獻進行顯示，詞頻值鎖定在8的范圍內，運用25x25的共詞矩陣，進行工具箱指數結合處理，進行相應關系數據轉換，利用指數把各個高頻率詞之間法關聯度進行減少。

三、數據分析

（一）聚類分析

聚類分析，主要是以一種多元化統計方式進行體現的，針對研究的樣本進行細致分類，并且要按照變量中的不同特征進行研究，以及數據的個體案例，把關系的疏密程度作出詳細的分類。運用聚類的方法進行類與類之間的計算方式，把出現次數較多的關鍵詞進行聚類分析。

（二）多維尺度分析

這是一種多元統計方法的一種，通過在低維空間的坐標來進行多個研究樣本的體現，把他們之間的相似程度進行找出，兩點之間存在的距離遠近作為判斷的依據，相似度導入多維尺度進行分析，并且也對高頻率的關鍵詞進行導入分析，得出最后想要得到的結論。得出的結論結合聚類分析，進行區域性的比較，這些區域都可以表現出檔案信息化研究結構的不同。

四、結果與討論

目前已經有這方面很多相關文獻資料，很多研究學者進行了深入的探究，從上述可以看出，檔案信息化研究方向主要包含學校學生檔案、企業檔案、管理檔案人員素質、信息技術等方面。同時在檔案信息化方面還會涉及計算機、檔案學、管理學等多個領域狀況，在信息化檔案研究發展過程中，檔案信息化研究進程主要表現為以下階段。

1. 萌芽階段：處于萌芽階段是進行初步的可行性研究，有相關學家對檔案信息化可行性進行了深入研究，表示出檔案信息化是當下發展的需求，對檔案事業發展有著推動性作用，在如今計算機技術不斷快速發展下，也為檔案信息化提供了很多途徑進行轉變，因此這個階段被稱之為萌芽階段，也是檔案信息化的基本起始點。

2. 起步及快速發展階段：近幾年我國檔案信息化在快速進行發展，在信息技術進行提升的基礎上，檔案信息化體系也在不斷快速提升，在相關研究結果上有了很大突破，信息化研究熱點主要包含檔案信息化技術、人員素質、醫院、高校、企業、電子政務、檔案信息安全等等方面。

檔案信息化技術上面，集中了很多方面的技術處理。在趙靜對基于共詞聚類的我國檔案信息化研究結構分析中，指出相關問題的存在情況與優勢，并在電子檔案信息管理安全性質上也存在一些瑕疵。云計算對檔案信息化也有一定的影響，根據相關依據可以進行云計算平臺的建設，檔案管理部門可以通過云計算平臺進行信息數字化提供，讓檔案信息化有了新的進展方向。

對于人員素質來說，檔案管理人員首先要有正確的意識，在信息化發展空間下，對人員素質要求也在不斷改變，管理人員的自身素質修養需要進行提升，定期組織檔案管理人員進行教育培訓，不斷提高理論知識的深入了解，還要提高在計算機上對檔案錄入熟練程度，并且在查詢檔案過程中要進行登記，避免檔案在查詢過程中出現遺失現象，提高人員素質來適應當前發展的需求。在高校管理信息化的發展現狀上來看，要注重雙向性的服務形式，其手段一定要具備現代化，明確服務中的重點內容，建立有效的評估服務系統，以此來監督檢查檔案信息化服務的成效。電子檔案已經成為電子政務上的重要形式之一，是政務信息重要體現手段，保證了電子檔案信息的真實性、安全性以及完整性，在信息化答案建設中要把電子檔案放在重點工作之一，加快數字化建設的腳步，讓檔案應用信息化建設更加順利。

在醫院檔案資料中，信息化的建設也為其帶去了新的挑戰，醫院檔案信息化是適應現在社會發展的必要性，讓醫院呈現可持續發展狀態。同時在人才、設備、安全上還存在少許問題，在檔案信息管理上沒有專業的人員進行管理，在設備上沒有引進新的設備，并對設備進行定期維修，在信息管理上不是專業人員進行管理，因此在查閱等方面沒有做好登記，導致檔案信息出現遺失的現象。有研究學家利用網絡結構建立管理平臺，加強對人才綜合素質建設，制定合理制度等，讓醫院檔案管理信息化建設發展更加快速。

企業檔案信息化管理建設中，在信息化發展下企業檔案信息化建設已經有了一定呈現，但是在基礎設施上還不夠完善。根據我國現有檔案管理標準與企業中檔案標準進行結合，制定出一個適合自身企業發展的準則，另外還要把其它影響信息化建設的原因進行考慮，如安全性、資金、應用等方面。需要讓信息化建設的重點貫徹到企業會計檔案管理中。

檔案信息安全上，在進行檔案信息共享的情況下，有時會遇到權限控制問題，要保證檔案信息的安全性也要保證其完整性，針對不同檔案的安全進行不同訪問權限的設置，有效保證信息共享的隱私性與安全性能。一些相關人員提出了隱私信息制定方案：在信息訪問上進行控制，和知識信息上匿名保護，不同的檔案信息資源可以有不同衡量標準。在組織方法與技術保護上可以進行適當調整改進，讓檔案信息可以得到安全保護。

目前我國檔案信息化研究處于快速發展階段，讓檔案信息化、人員素質提升、檔案信息安全、企業檔案中形成結構體系。從研究內容上查看有理論上的研究，也有信息技術上的實踐研究；在學習、醫院、企業等多方面建設信息檔案研究，尋找出其中存在的問題：一是研究國內行業檔案信息化建設研究，缺乏與相關檔案信息化分析研究成果進行比較；二是在理論研究方面過多，在實踐應用上的研究過少；三是研究的方法都是定性的模式為主，多使用歷史事件作為研究基礎，缺少了定量統計上的分析進程；四是對檔案信息化評估上的研究過少，檔案信息化建設想要做到什么樣的程度，怎么樣進行構建評估上的指標，以及在進行評估研究上的缺乏。需要相關專業人員進行深層次挖掘，讓我國檔案信息化建設可以順利進行，并具備技術條件上的支持。

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（作者單位：嘉祥縣人力資源和社會保障局）