論提升事業單位人事檔案管理水平的建議

周鳳英

摘要：隨著事業單位的不斷發展，管理標準在不斷提高，對人事檔案管理工作也提出了更高的要求。人事檔案管理工作關乎到單位中所有員工的切身利益，是一項重要工作，但當前的事業單位人事檔案管理還存在許多問題亟待解決，本文就從這些問題入手，對如何提升人事檔案管理水平提出了幾點建議。

關鍵詞：事業單位；人事檔案管理水平；提升

引言：

如今，事業單位進入了快速發展軌道，但受到社會中各方面因素的影響，單位中的人員流動量也在增大，人事檔案管理工作迎來了新的挑戰，需要進一步提高工作水平，滿足單位的發展需求。現存的人事檔案管理問題是阻礙管理工作水平提高的重要因素，主要體現為以下幾點。

一、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案內容不夠完善

過去，人事檔案大多為紙質的資料，這為后期查找資料帶來了很大難度，且整理資料也較為繁瑣。如今，檔案管理工作已經全面實現了信息化，但時長會出現信息更新不及時，資料整理不完善等問題，沒有將信息系統的優勢充分發揮出來。

（二）對人事檔案管理重視度不夠

一些單位中的檔案管理工作受不到重視，只在需要應對檢查時突擊整理，平時沒有及時更新檔案內容的意識。由于人事檔案內容主要為大中專畢業生檔案，不及時、不完善的管理導致畢業生的檔案信息得不到及時更新，利用率較低。

（三）人事管理人員不專業

高水平的檔案管理工作需要由高素質的專業人員來完成，但實際情況卻是檔案管理工作缺乏專人來進行，甚至單位中沒有設立檔案管理人員這一職位，要求其他員工代為進行，這導致該項工作的水平難以提高，也難以在需要時立即提供檔案建立和查找服務[1]。

（四）人事檔案利用水平低

管理檔案是為了為其他工作的開展提供依據，如人員的晉升、福利的變更、退休和聘用等，但由于對檔案管理效果不佳，無法在需要時獲得檔案依據，對檔案的利用不足，沒有發揮出人事檔案建立的真正作用。

二、提高事業單位人事檔案管理水平的建議

（一）推動人事檔案管理的社會化

（1）人事檔案應適應社會管理要求

建立一個集中的人事檔案保管機構，極有利于促進人事檔案應適應社會需求，對于解決“分散多頭”等問題的出現，適應人員角色轉化的需要[2]。

（2）改革人事檔案管理體制

集中開發，統一管理人事檔案信息資源，是實現今天人事檔案社會化管理所必須的。而傳統的微觀管理存在人員調配不合理、制度不完善、監督過程缺乏科學化管理等諸多問題。因此，為了推動人事檔案管理機構的社會化，必須將檔案部門、人事檔案信息資源的管理對傳統的體制改革。

（3）設置滿足現實需要的管理機構

為滿足現實需要，促進人事檔案信息的整理與整合，建立健全事業單位行業聯網的人事檔案社會化管理機構。控制管理機構的規模與數量，尊重市場的瞬息變化，根據時代要求以及信息化建設的需要，完善檔案部門的監督與管理、人事和社保門部相關的組織部門工作必須加強，滿足整個工作單位的需要。

（4）加大人事檔案管理的財政投入

加強對人事檔案管理工作的重視，加強對該項工作的投入和建設力度。通過購進信息化設備和信息系統，加深人事檔案管理的現代化程度，提高工作的效率和質量。

（二）促進人事檔案管理的現代化

（1）人事檔案管理電子化

傳統人事檔案管理紙質化所出現的一系列問題，針對人事檔案所存在的制度困難，紙質版檔案整理不當。所以，為了促進人事檔案管理的現代化，實現人事檔案的電子化是必不可少的。因此，為實現人事檔案管理電子化，建構社會信用系統，便于整個人事檔案資料的管理，真正實現檔案的優化和處理[3]。

（2）人事檔案管理信息化

為提高人事檔案信息的準確性、時效性，提高整個檔案信息管理工作的效率。為了增強檔案信息管理的時效性，一般都是通過以下方式來實現的：首先，通過網絡查詢，實現全社會共享。充分利用科學技術的現有資源，真正實現人事檔案管理信息化。其次，加快人事檔案管理信息化建設，充分利用現代信息化設備諸如掃描儀、照相機等，真正推動電子數據資料代替傳統的紙質版的信息整理的科學化。當然，加強人員隊伍建設，加大培訓力度，培養高素質、高學歷、不落伍的復合型人才。提高工作人員的技能水平。進而，真正實現相關人員，相關部門檔案管理的信息化。

（3）人事檔案信息標準化

通過系統軟件支持，實現在統計、查詢、利用等功能，進行人才信息資源的整合，有利于推動人事檔案信息標準化目標的真正實現[4]。然而，針對人事檔案信息不標準，不科學，不合理等諸多問題的出現，必須通過對人事檔案信息形成、存儲、交換各個過程和階段的監察和監督，必須建立健全統一的標準化的計算機軟、硬件環境以及其他客觀的外部的環境。

（4）人事檔案信息網絡化

伴隨著我國經濟水平的日益提高，人事檔案信息管理的科學化日益增強。充分利用信息的網絡資源，真正推動人事檔案管理工作的進一步科學化以及提升管理工作的合理性，

發揮人事檔案對社會、組織和個人的價值，人事檔案信息網絡化是極其必要的。充分利用網絡優勢，真正實現信息資源的共享，推動人事檔案信息網絡化進程。既符合時代發展對于人事檔案信息管理工作的要求，也符合事業單位信息資源真正實現資源共享。

（三）人事檔案內容適應社會經濟變化

我們必須要認識到傳統的人事檔案的管理制度存在著諸多問題。諸如，人事檔案內容選材缺乏多元化的特點，相關部門人員任意涂改，處理問題不客觀公正，人事檔案不夠完善真實詳盡。然而，面對這樣的問題，從根本上解決該問題，必須保障人事檔案內容適應社會經濟變化。為了保障現行檔案資料的正常運行，必須與時俱進，順應時代發展要求。

三、結語

綜上所述，人事檔案管理具有極強的系統性與復雜性，需要工作人員保持嚴謹、細致、負責的態度按照組織內部人事檔案管理規章制度開展工作。只有這樣方能做好人事檔案管理工作，充分發揮出人事檔案的作用，更好地為員工、為單位、為社會提供高效、便捷、優質的檔案服務。

參考文獻：

[1]鐘宇雅.事業單位人事檔案管理中存在的問題及建議[J].人力資源管理，2013，（7）：210211.

[2]劉紅云.事業單位人事檔案管理現狀及對策研究[J].企業導報，2013，（8）：212212.

[3]陳靜.我國事業單位人事檔案管理存在問題及對策[J].神州，2013，（9）：210211.

[4]唐曉云.提高事業單位人事檔案管理水平的路徑探索[J].產業與科技論壇，2014，13：235-236.