論提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

周鳳英

摘要：隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，管理標(biāo)準(zhǔn)在不斷提高，對(duì)人事檔案管理工作也提出了更高的要求。人事檔案管理工作關(guān)乎到單位中所有員工的切身利益，是一項(xiàng)重要工作，但當(dāng)前的事業(yè)單位人事檔案管理還存在許多問題亟待解決，本文就從這些問題入手，對(duì)如何提升人事檔案管理水平提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理水平；提升

引言：

如今，事業(yè)單位進(jìn)入了快速發(fā)展軌道，但受到社會(huì)中各方面因素的影響，單位中的人員流動(dòng)量也在增大，人事檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)，需要進(jìn)一步提高工作水平，滿足單位的發(fā)展需求?，F(xiàn)存的人事檔案管理問題是阻礙管理工作水平提高的重要因素，主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容不夠完善

過去，人事檔案大多為紙質(zhì)的資料，這為后期查找資料帶來了很大難度，且整理資料也較為繁瑣。如今，檔案管理工作已經(jīng)全面實(shí)現(xiàn)了信息化，但時(shí)長會(huì)出現(xiàn)信息更新不及時(shí)，資料整理不完善等問題，沒有將信息系統(tǒng)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

（二）對(duì)人事檔案管理重視度不夠

一些單位中的檔案管理工作受不到重視，只在需要應(yīng)對(duì)檢查時(shí)突擊整理，平時(shí)沒有及時(shí)更新檔案內(nèi)容的意識(shí)。由于人事檔案內(nèi)容主要為大中專畢業(yè)生檔案，不及時(shí)、不完善的管理導(dǎo)致畢業(yè)生的檔案信息得不到及時(shí)更新，利用率較低。

（三）人事管理人員不專業(yè)

高水平的檔案管理工作需要由高素質(zhì)的專業(yè)人員來完成，但實(shí)際情況卻是檔案管理工作缺乏專人來進(jìn)行，甚至單位中沒有設(shè)立檔案管理人員這一職位，要求其他員工代為進(jìn)行，這導(dǎo)致該項(xiàng)工作的水平難以提高，也難以在需要時(shí)立即提供檔案建立和查找服務(wù)[1]。

（四）人事檔案利用水平低

管理檔案是為了為其他工作的開展提供依據(jù)，如人員的晉升、福利的變更、退休和聘用等，但由于對(duì)檔案管理效果不佳，無法在需要時(shí)獲得檔案依據(jù)，對(duì)檔案的利用不足，沒有發(fā)揮出人事檔案建立的真正作用。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

（一）推動(dòng)人事檔案管理的社會(huì)化

（1）人事檔案應(yīng)適應(yīng)社會(huì)管理要求

建立一個(gè)集中的人事檔案保管機(jī)構(gòu)，極有利于促進(jìn)人事檔案應(yīng)適應(yīng)社會(huì)需求，對(duì)于解決“分散多頭”等問題的出現(xiàn)，適應(yīng)人員角色轉(zhuǎn)化的需要[2]。

（2）改革人事檔案管理體制

集中開發(fā)，統(tǒng)一管理人事檔案信息資源，是實(shí)現(xiàn)今天人事檔案社會(huì)化管理所必須的。而傳統(tǒng)的微觀管理存在人員調(diào)配不合理、制度不完善、監(jiān)督過程缺乏科學(xué)化管理等諸多問題。因此，為了推動(dòng)人事檔案管理機(jī)構(gòu)的社會(huì)化，必須將檔案部門、人事檔案信息資源的管理對(duì)傳統(tǒng)的體制改革。

（3）設(shè)置滿足現(xiàn)實(shí)需要的管理機(jī)構(gòu)

為滿足現(xiàn)實(shí)需要，促進(jìn)人事檔案信息的整理與整合，建立健全事業(yè)單位行業(yè)聯(lián)網(wǎng)的人事檔案社會(huì)化管理機(jī)構(gòu)?？刂乒芾頇C(jī)構(gòu)的規(guī)模與數(shù)量，尊重市場的瞬息變化，根據(jù)時(shí)代要求以及信息化建設(shè)的需要，完善檔案部門的監(jiān)督與管理、人事和社保門部相關(guān)的組織部門工作必須加強(qiáng)，滿足整個(gè)工作單位的需要。

（4）加大人事檔案管理的財(cái)政投入

加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的投入和建設(shè)力度。通過購進(jìn)信息化設(shè)備和信息系統(tǒng)，加深人事檔案管理的現(xiàn)代化程度，提高工作的效率和質(zhì)量。

（二）促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

（1）人事檔案管理電子化

傳統(tǒng)人事檔案管理紙質(zhì)化所出現(xiàn)的一系列問題，針對(duì)人事檔案所存在的制度困難，紙質(zhì)版檔案整理不當(dāng)。所以，為了促進(jìn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化是必不可少的。因此，為實(shí)現(xiàn)人事檔案管理電子化，建構(gòu)社會(huì)信用系統(tǒng)，便于整個(gè)人事檔案資料的管理，真正實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化和處理[3]。

（2）人事檔案管理信息化

為提高人事檔案信息的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，提高整個(gè)檔案信息管理工作的效率。為了增強(qiáng)檔案信息管理的時(shí)效性，一般都是通過以下方式來實(shí)現(xiàn)的：首先，通過網(wǎng)絡(luò)查詢，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享。充分利用科學(xué)技術(shù)的現(xiàn)有資源，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化。其次，加快人事檔案管理信息化建設(shè)，充分利用現(xiàn)代信息化設(shè)備諸如掃描儀、照相機(jī)等，真正推動(dòng)電子數(shù)據(jù)資料代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)版的信息整理的科學(xué)化。當(dāng)然，加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)，加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)高素質(zhì)、高學(xué)歷、不落伍的復(fù)合型人才。提高工作人員的技能水平。進(jìn)而，真正實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員，相關(guān)部門檔案管理的信息化。

（3）人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化

通過系統(tǒng)軟件支持，實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)計(jì)、查詢、利用等功能，進(jìn)行人才信息資源的整合，有利于推動(dòng)人事檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)的真正實(shí)現(xiàn)[4]。然而，針對(duì)人事檔案信息不標(biāo)準(zhǔn)，不科學(xué)，不合理等諸多問題的出現(xiàn)，必須通過對(duì)人事檔案信息形成、存儲(chǔ)、交換各個(gè)過程和階段的監(jiān)察和監(jiān)督，必須建立健全統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化的計(jì)算機(jī)軟、硬件環(huán)境以及其他客觀的外部的環(huán)境。

（4）人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

伴隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的日益提高，人事檔案信息管理的科學(xué)化日益增強(qiáng)。充分利用信息的網(wǎng)絡(luò)資源，真正推動(dòng)人事檔案管理工作的進(jìn)一步科學(xué)化以及提升管理工作的合理性，

發(fā)揮人事檔案對(duì)社會(huì)、組織和個(gè)人的價(jià)值，人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是極其必要的。充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，真正實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，推動(dòng)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。既符合時(shí)代發(fā)展對(duì)于人事檔案信息管理工作的要求，也符合事業(yè)單位信息資源真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）人事檔案內(nèi)容適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化

我們必須要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)的人事檔案的管理制度存在著諸多問題。諸如，人事檔案內(nèi)容選材缺乏多元化的特點(diǎn)，相關(guān)部門人員任意涂改，處理問題不客觀公正，人事檔案不夠完善真實(shí)詳盡。然而，面對(duì)這樣的問題，從根本上解決該問題，必須保障人事檔案內(nèi)容適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)變化。為了保障現(xiàn)行檔案資料的正常運(yùn)行，必須與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

三、結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，需要工作人員保持嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、負(fù)責(zé)的態(tài)度按照組織內(nèi)部人事檔案管理規(guī)章制度開展工作。只有這樣方能做好人事檔案管理工作，充分發(fā)揮出人事檔案的作用，更好地為員工、為單位、為社會(huì)提供高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]鐘宇雅.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及建議[J].人力資源管理，2013，（7）：210211.

[2]劉紅云.事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2013，（8）：212212.

[3]陳靜.我國事業(yè)單位人事檔案管理存在問題及對(duì)策[J].神州，2013，（9）：210211.

[4]唐曉云.提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014，13：235-236.