探討檔案管理與檔案利用

高偉權

摘要：檔案管理工作是一項看似簡單卻復雜的工作，管檔工作過程中任何一個環節的疏漏和差錯都會給今后的工作帶來諸多隱患。檔案工作的內容很多，基本內容有檔案材料收集，檔案材料鑒別和歸檔，檔案材料的整理，檔案的保管工作和檔案的利用等。因此，管檔人員既要有一定的專業知識又應有強烈的事業心和高度的責任感，面對新的改革形式和高科技的飛速發展，管檔人員要勇于創新，積極進取。

關鍵詞：檔案；利用；管理

一、檔案的利用

檔案管理工作中，檔案的提供利用工作也是舉足輕重的，科學地管理高校人事檔案，其目的就是提供利用。提供利用的前提是：一方面，檔案的內容要完整、準確、全面，檢索迅速、準確。另一方面，管理者積極為利用者提供服務，一切按照《中華人民共和國檔案法》的規定進行。正因為如此，在檔案利用工作中，應注意第一查閱檔案，必須有正當的查閱手續，經主管部門領導批準、簽字，方可查閱檔案。第二，凡主管領導只批準查閱部分檔案內容的，決不能翻閱全部檔案內容。利用者不能查閱本人或親屬的檔案。第三，借閱檔案也應有正當的借閱手續，經主管部門領導批準、簽字，方可借閱，并要妥善保管，嚴格保密，限期交還，不得轉借，不得擅自涂改、勾抹。

二、做好檔案利用工作

1.在我們的日常工作中，檔案利用涉及的范圍廣泛，檔案人員要求利用者對提供檔案利用后的效果進行反饋，并做好檔案利用效果的收集、整理、分析和研究、要把檔案利用工作產生的效果，作為一項基礎工作來抓，全面了解通過檔案利用工作所產生的社會效益。

2.在科學技術迅速發展的今天，人們對檔案利用工作的需求也不斷提高，對檔案人員在業務知識和科學知識以及管理操作能力提出了要求。這就需要檔案人員要努力學習業務知識，定期參加的，檔案業務培訓，不斷提高業務知識面，掌握檔案管理的具體方法，作為一名檔案人員如果沒有嫻熟的業務技能和廣博的知識面，就不可能提高優質檔案利用，在檔案管理工作中要不斷積累工作經驗和掌握新方法，不斷完善和提高檔案的管理水平，科學、有效的偉利用者服務，這樣才能把檔案利用工作做好。

三、合理開發運用檔管理

3.1人力資源規劃。人力資源規劃強調基于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時，組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握人員信息情況，如各階段的組織規模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數據的基礎上，可以充分掌握人員信息情況、學歷情況、工作經歷、工資情況。

3.2招聘篩選。檔案對每位員工的知識、技能、能力、個性品質乃至籍貫家庭等方面都做了詳細記錄，有利于招聘時做到“為事擇人、任人唯賢、專業對口、事得其人”。例如在崗位出現空缺，需要在進行公開招聘時，人力資源管理部門在公布崗位需求，應聘人員通過資格審查并考試通過后，事業單位或主管部門根據考核結果確定擬聘人員名單，公示結束后，可以根據需求查閱相關人員檔案，對于符合基本條件人員則進一步核實其各類工作資料的真實性。合理運用人事檔案從而節省了內部招聘成本，篩除虛假信息，使招聘篩選工作更高效、準確。

3.3人員培訓與開發。人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，這些培訓信息可以為員工的進一步培訓提供信息支持與指導。通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對此員工繼續進行培訓，以及在哪些方面進行培訓；在培訓實施過程中，將員工培訓過程的表現加以記錄；培訓結束后，相關成績及時在人事資料中予以記錄，從而確保了人事資料的及時性、完整性，確保了下次使用時人事檔案信息的準確性。

3.4薪酬福利。人員薪酬福利自員工入職之日起就與人員個人檔案信息相聯系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業、職稱、能力、素質等各方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，人員社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業務。

3.5績效考核。人事檔案對于績效考核的意義更為重要，考績效核是對員工工作的一種評價，并且將直接與員工個人利益掛鉤，人事檔案記錄是否完整將影響績效考核是否公平公正。在考核實施前要設計一套相對完善的考核。

四、檔案管理對策

4.1提高檔案管理信息化水平計算機管理檔案能及時調取、查閱、處理干部人事檔案中的資料，即方便又快捷。運用計算機管理檔案，能提高檔案工作的效率和水平。國內外使用計算機管理檔案已比較普遍，實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行，這就要求人事檔案管理者學習科學技術知識，懂得如何使用計算機的有關知識和檔案管理軟件的操作。進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

4.2加強領導，理順檔案管理機制領導的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領導應高度重視人事檔案管理工作，將其納入到議事日程。健全檔案管理機制，成立檔案管理領導小組，檔案管理者、科室負責人為檔案管理領導小組成員，單位主管分工主抓，部門領導具體主抓，檔案管理人員具體實施的三級網絡管理體系。檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，將檔案管理工作納入主管領導和管理人員崗位責任制，這樣檔案管理工作抓得更實、更細、更緊，從而有效地促進檔案管理工作的開展。

4.3檔案管理人員責任意識

領導要切實做好檔案管理人員責任意識強化工作，相關宣傳部門要做好檔案管理重要性的宣傳工作，強化相關教輔人員管理意識。將檔案管理工作納入相關領導負責落實的重點工作之中，對于檔案管理人員所分管的工作要做好定期抽檢、定期匯報、定期整改，將檔案管理工作中的難點、疑點要及時解決，使檔案管理工作能夠盡快走上“互聯網+”的快車道。根據當今檔案管理工作的發展趨勢，相關主要負責領導應該對分管檔案管理人員提出新要求、新任務、新指標。將檔案管理工作做通、做實、做細，杜絕重要檔案信息意外泄漏事件發生。同時，要做好檔案管理人員的考勤考核、職稱晉升等關乎檔案管理人員切身利益的工作。要通過多種方式為其更好的施展專業檔案學科能力搭建學術研究平臺，使檔案管理人員切切實實能夠感知領導、部門負責人對檔案管理工作的重視，使其能夠更具工作進取心，更加認真細致的做好檔案管理工作，使檔案管理工作水平更上一個新臺階。

結束語：

檔案的利用是檔案工作的目的。檔案管理人員要定時進行人事檔案資料的整理，有時可根據個人和單位實際情況，進行檔案整理。平時檔案管理人員要注意人事檔案資料的搜集、整理，特別是每季度、半年、年終時更應及時搜集干部人員在工作中形成的材料、資料，進行及時整理、歸檔。對時間短缺失的資料要及時進行查找補漏、登記，避免造成不必要的人事檔案的遺失和缺漏。

參考文獻：

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