淺析檔案管理人員應具備的素質

楊延忠

摘要：在我國新時期經濟不斷發展和優化的過程中，科學技術和信息技術較過去有了大程度提升，在此背景下，各單位也開始提升自身的現代化信息水平。尤其是現階段的檔案管理工作，都逐漸趨向于互聯網化和信息化，對檔案人員提出了更高的要求。

關鍵詞：檔案管理；綜合素質；有效措施

1.前言

隨著檔案管理水平的提高，檔案管理人員要積極主動地提升自身的專業素質，才能有效滿足信息化時代檔案管理的要求，這是檔案管理實現信息化的基礎和關鍵。

2.新時期檔案管理人員應具備的綜合素質

2.1思想政治素質

思想政治素質是檔案管理人員應該具備的基礎素質。檔案管理人員管理著一些機密文件，對于我國濟建設具有重要的影響，因此檔案管理人員要具備一定的思想政治素質，嚴格遵守單位的檔案管理制度，只有這樣才能有效保證檔案管理工作的安全性和科學性。

2.2崗位專業素質

檔案管理本身具有一定的綜合性和復雜性，因此作為檔案管理人員也不單單是負責檔案保管，也要具備檔案收集、歸檔以及后續整理等工作技能，保證檔案的完整性，因此，檔案管理人員需要具備相應的崗位專業素質，積極掌握相關的檔案整理以及保管方法，如檔案著錄方法、編制目錄方法以及電子文件歸檔的相關業務辦法，從而提高檔案管理工作的科學性。不僅如此，隨著電子檔案的不斷創新和推廣，檔案管理人員也要具備一定的計算機業務技能和理論知識，有效運用現代化的計算機技術來修復管理漏洞，只有這樣才能保證新時期檔案管理工作的安全性和穩定性。

2.3創新素質

現代化的檔案管理工作和傳統的檔案管理工作，除了在本質上具有明顯的區別之外，新時期的檔案管理工作還要具有一定的時效性，因為現代化的電子檔案以計算機為載體，其本身是隨著時代發展而發展。要想保證電子檔案的完整性，現階段的檔案信息化管理系統也要及時創新，這對于檔案管理工作人員來說，就需要具備一定的創新精神，及時發現電子檔案管理中存在的問題，從而不斷提升信息化時代檔案管理的水平和效率。

2.4職業道德素質

職業道德素質是在行業發展的過程中，對于相關責任人所形成的一種行為約束，作為檔案管理人員也不例外，要具有職業道德素質，嚴格遵守管理制度。從某種意義上來看，職業道德素質是指由于檔案管理部門涉及單位的管理機密，檔案管理人員在面對社會上的誘惑時，要時刻堅守自身的崗位職責底線，強化自身的職業道德素質，時刻保持愛崗敬業的精神，才能不斷提升自身的崗位技能和職業素質。總之，職業道德素質對于檔案管理人員具有一定的行為約束作用。

2.5法律素質

隨著社會的不斷發展，我國進一步加強了法治社會建設，因此在檔案管理中，檔案管理工作人員也要具備一定的法律素質，確保檔案管理工作能夠合法開展，能夠提高檔案管理工作的科學性。因此，檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中，要嚴格遵守基礎的法律規章制度，并根據我國檔案管理法的要求，對檔案進行有效管理，杜絕檔案造假、私自銷毀檔案等行為。

3.提高檔案管理人員素質的有效措施

3.1加強學習，提高自身政治業務素質，掌握過硬本領

企業檔案管理人員直接擔負著維護企業檔案完整與安全、為企業生產和經營管理服務的重要任務，一個企業檔案工作的水平，與一個檔案管理人員的素質有著密切的關系。因此，作為一個企業檔案管理人員，要不斷加強學習提高自身的政治業務素質，增強工作能力。企業檔案工作，具有較強的專業性，既有較強的理論要求，又有很強的技術要求。它要求企業檔案管理人員不僅要有檔案專業知識和技能，又要有本專業的知識，還要有相當的科學文化、企業管理、法律、歷史等方面的知識。

同時隨著現代科學技術的發展，辦公自動化和信息化的快速推進，應用現代化手段管理檔案是社會發展趨勢和要求，傳統的手工檔案管理將逐步向電子計算機的信息化、網絡化管理發展，傳統的紙質檔案管理逐步趨向無紙化辦公產生的電子文檔的管理。這就要求企業檔案管理人員除了掌握傳統的業務知識外，還應學習和掌握計算機應用和網絡管理方面的知識與技能。因此，作為一個企業檔案管理人員，要注意加強學習。只有加強政治理論學習、文化知識學習、業務技能學習和現代化管理知識與技能的學習，才能不斷提高自己的政治業務素質，適應電子信息技術迅猛猛發展帶來的巨大變革，以及應對由此產生的一系列變化，做到政治立場堅定，愛崗敬業，忠于職守，兢兢業業，埋頭苦干，卓有成效地做好本職工作。

3.2要樹立與時俱進的思想作風，克服因循守舊思想，強化發展創新意識企業檔案管理人員必須具有強烈的創新意識和創新熱情，敢于突破陳規陋習，以與時俱進，開拓創新的精神，研究新形勢下企業檔案管理的新規律、新特點和企業對檔案工作的新要求，進行企業檔案工作的理論創新、制度創新、管理創新，以適應企業發展和社會發展的需要。如果企業檔案管理人員安于現狀，墨守陳規，不思進取，工作就會缺乏動力，企業檔案工作就會停滯不前。所以，振奮精神，開拓進取，銳意創新就是新時期新形勢下企業檔案管理人員應具有的風格。

3.3善于抓住關鍵環節，促進檔案工作的開展，不斷提高企業檔案管理水平

（1）充分發揮主觀能動性，要積極爭取企業領導的重視和各部門的支持配合。企業檔案工作牽涉到企業的人、財、物，牽涉到企業各部門，企業檔案發展的規劃，檔案保管保護的設備設施、各種文件的形成、積累、歸檔，檔案的收集與管理等都需要領導的重視和各部門的支持配合。所以企業檔案工作，不能只靠企業檔案管理人員一相情愿和熱情就能夠做好，必須積極爭取企業領導的重視和各部門的支持配合。在實際工作中，能夠爭取到領導和各部的重視支持是一種綜合素質與能力的體現。那么，如何爭取？這就需要企業檔案管理人員充分發揮自己的主觀能動性，增強工作的預見性，要抓住一切有利條件，調動一切積極因素，統籌考慮，主動出擊。這要求檔案管理人員對企業的現狀、企業的發展方向、企業檔案工作和企業的各項管理工作要有透徹的了解，特別是對自己分內的檔案工作要盡職盡責，做出成績。這樣向領導匯報、請示，才能理直氣壯、底氣十足。同時，企業檔案管理人員，對于哪些問題要領導解決，哪些問題需要領導組織協調，哪些問題需要各部門支持配合，需要認真做好調查研究，制定切實可行的計劃方案，在向領導請示前，自己盡量把事情做實做細做好，這樣爭取領導重視和各方支持才能事半功倍，收到預期的最佳效果。

（2）建立健全檔案管理制度，把檔案管理監督約束機制落到實處。企業檔案管理是企業的基礎工作，企業檔案管理制度是企業管理制度的有機組成部分。企業檔案管理人員要從企業管理的全局出發，認真做好企業檔案管理制度的建立，要制定各種檔案管理的規章制度，制定檔案工作的各種標準、辦法，制定各種文件材料形成、積累、收集、歸檔的控制措施，把檔案工作落實到有關部門和有關人員的目標管理責任制、崗位責任制，形成企業檔案管理網絡體系和監督體系，從制度上確保檔案工作的順利開展。

（3）要加強監督指導。對企業各部門的檔案工作進行監督指導，協助他們做好檔案工作是企業檔案管理人員的一項重要職責和任務。作為企業檔案管理人員，對做好本企業的檔案工作，要有高度的自覺性和主動性，要有強烈的責任感和參與意識，積極了解企業和各部門的工作動態及時掌握有關情況，做到心中有數。

4.結束語

隨著我國現代化技術水平的不斷提高，傳統的檔案管理方式需要創新，對檔案管理人員的綜合素質也提出了更高的要求。因此檔案管理工作人員要積極站在社會發展與時代變革的全局角度上，不斷提高自身的崗位技能和業務素質，還要具備一定的創新意識和法律素養。

參考文獻：

[1]王偉娜.信息化檔案管理的具體做法與安全性研究[J].卷宗，2016（6）：30