高校總務管理與服務工作的認識與思考

陳靜

摘 要：高校總務部門是學校行政機關的重要組成部門，保障了學校教育教學活動的正常開展。文章通過概述總務部工作特點，分析了總務部工作中存在的問題，結合實際對總務部工作作出認識與思考。

關鍵詞：高校;總務部;管理;服務

中圖分類號：G647? ??文獻標識碼：A

一、引言

高等學校的主要任務和目標就是教書育人、服務社會。習近平總書記在全國高校思想政治工作會議上指出：要堅持把立德樹人作為中心環節，把思想政治工作貫穿教育教學全過程，實現全程育人、全方位育人，努力開創我國高等教育事業發展新局面。總務部作為高等學校重要職能部門之一，必須堅持服務學校、服務師生，為學校教書育人工作添磚加瓦。

總務部，顧名思義，是統管學校大大小小事務、確保學校教學科研工作和各項日常工作正常運轉的部門。其主要職責是以踏實肯干的工作作風，服務教育，服務師生，借鑒新思路、開拓新方法，做到服務零缺陷、流程零失誤、設備零故障、安全零隱患。

二、總務工作特點

1.小而多

總務部作為高校行政機關的一員，其工作涉及學校綠化、衛生保潔、采購招標、校醫院、計劃生育、辦公電話管理、工程監督、房產管理、家具固定資產管理等，可以說是學校“大管家”。其承擔的工作瑣碎、繁雜卻極為重要，是學校教育教學工作正常運轉的堅實保障。同時，總務部還需要承擔學校各項臨時性工作，如福利性房產購房審核等。

2.上傳下達

總務部作為功能性行政機關，服務范圍是學校所有學院、專業及全體師生，是學校領導與廣大教職工、學生溝通的橋梁。第一，教職工、學生關于學校基本服務的問題可由總務部上報至學校領導，經領導討論決策后由總務部反饋至相關人員;第二，學校領導布置的關于學校基本服務、基礎建設等工作可由總務部按照職能部門工作職責進行任務分解及分配，結果匯總后由總務部上報學校領導審閱檢查。

3.得力助手

總務部主要工作為服務廣大師生，保障學校正常運轉。保障教職工安心安全工作，是總務部的工作要點。由此可以看出，總務部在學校教育教學過程中具有極為重要的助手特點，比如教學過程中黑板擦、粉筆的采購和管理，試卷、書籍印刷服務單位招標，教學樓、實驗室衛生管理等，這些工作都由總務部負責。同時，總務部也是學校領導工作中的助手，一些事務性會議的安排與召開，廠家、服務單位來訪接待，廠家生產抽查，兄弟學校調研等，也都交由總務部處理。

4.窗口形象

總務工作涉及采購招標、商鋪招租、學生活動審批、教工宿舍申請、辦公耗材申領等，需接觸大量人員，其中不乏校外人員。服務態度好壞、工作效率高低、工作方法得當與否，都是衡量一個部門乃至一個學校整體形象與素質的重要標尺。

三、總務工作問題

1.職員專業不對口

高校行政管理人員有個普遍現象：崗位工作與所學專業不對口，這就容易造成工作方式方法上的問題。如文書工作，因為總務部的工作性質，需要起草的公文主要包括通知、函、請示等，如果專業不對口，就可能造成行文格式不規范、行文不暢等問題。再如水、電工程管理，行政管理人員需要掌握好建筑、土木等方面知識，能夠在工作中看懂CAD圖紙，準確判斷工程維修是否準確到位，如果專業不對口，就可能造成工程維修不及時、維修不到位等。

2.職員專業素養參差不齊

總務部作為一個“窗口”部門，需要接觸形形色色的人，在工作中必須尊重他人，以身作則，嚴于律己，善于溝通，勇于執行，就事論事，從客觀出發，同時要能夠及時調整心態。有了良好的專業素養，工作起來會事半功倍。總務工作上傳下達，如果不善于溝通，將造成信息溝通不暢、信息傳達失誤，對工作開展造成不利影響。再如，招標采購經手金額大，難免會有些投標單位會動歪心思，這就需要招標職員保持平常心，廉潔自律，一視同仁，才能保證招標過程的公平公正。

3.工作優先級不明

總務工作小而多，同時還會有很多臨時性的任務，這就容易造成工作優先級不明、工作處理不及時的問題。很多時候我們都愿意先把一些瑣碎事先處理掉，然后集中精力去完成更復雜更有技術含量的事。但現狀往往讓人很難受，因為瑣碎的小事讓我們耗費了太多精力，而沒有更多的時間思考和做更有技術含量的事。例如，招標采購過程中同時開展多個項目，這就需要采購人員分清工作項目優先級，緊急的、重大的項目先開展，待這些項目步入正軌后再開展其他項目。

四、總務工作思考

1.加強批評與自我批評

在日常工作中，學校、部門、個人要不斷加強批評與自我批評，及時發現問題并立即做出反饋與整改。與同事共事時不可避免會出現一些矛盾及問題，這要求我們多反省自身不足，多約束自身言行，站在他人立場考慮事情，思考是不是態度過于強勢，是不是以自我為中心，是不是工作不到位不仔細，是不是指責同事推卸責任，是不是考慮不全面不周到。只有經常性地批評與自我批評，才能使整個部門建立起他制他律與自律自省結合、內外部約束機制相輔相成、高效互補的科學機制，凝聚起部門成員的歸屬感與使命感，各項工作的開展必將越來越順暢，工作效率與質量必將越來越高。

2.培養專注精神

在工作中，部門要引導職員專注于本職工作，全身心投入工作，力求把各項工作細節都做到完美，這樣才能更好地為學校師生服務。職員專注工作，不僅僅提高了工作效率、保障了工作質量，而且會因為保質保量完成工作而感覺到充實與滿足。

3.傾聽他人意見

在工作中，部門職員總會遇到一些不能解決的困難，這就需要我們能夠以謙卑求教之心詢問并傾聽他人意見。盡管因為立場、態度、思維模式及表達方式等原因，他人的意見與看法有時候并不能幫助我們解決問題，但是，多傾聽他人意見，我們會對問題有不一樣的理解與考慮。只有敞開心扉專注傾聽他人的意見與建議，取長補短、去蕪存菁，我們才能根據他人的反饋改進工作，更好地做好服務性事務。同時我們也有責任向他人反饋我們的意見與建議，幫助他人成長和改進完善工作。

4.樹立服務意識

總務部的工作宗旨就是服務，服務學校、服務師生，為學校及師生做好各項后勤保障工作。當然，服務意味著奉獻，沒有奉獻精神，沒有吃苦耐勞的作風，服務就沒有積極性、主動性和創造性，就難以勝任總務部工作。因此，我們要遵守崗位職責、紀律與規定，愛崗敬業，強化責任意識，扎實做好服務工作。在工作中，我們要注重時效性，及時上傳下達、準確傳遞信息，迅速回應各類信息并調整工作重點，確保各項日常性事務以及突發性事務得到妥善處理。我們要堅守服務奉獻準則，心系學院師生，廉潔自律，做到奉獻而不索取，正確處理名與利、苦與樂、得與失、個人利益和集體利益的關系，化壓力為動力，化被動服務為主動服務，努力在平凡的崗位上做出不平凡的成績，實現自己的價值，升華自己的人生。

5.開拓新方法

眾所周知，工作不能墨守成規，必須開拓創新、銳意進取，不斷改進工作方式方法，提高工作效率，落實“最多跑一次”。譬如用車申請，教師開會、學生外出調研學習均需用車，這種臨時性派車需要經過總務部、保衛處等多單位審批，如果遇到審批教師外出，就只能延后審批。一般情況下，用車申請為紙質版，需要用車單位一項項簽字蓋章。如果辦理了網上辦事大廳，在網上進行用車申請，相關審批單位擁有審批權限，就可以網上審批，最后總務部再根據審批情況及時派車，不影響工作的及時性。

6.落實責任制

總務部工作的性質要求全員參與，落實責任。全體工作人員要以高度的責任感和使命感，凝心聚力，扎實苦干，做好總務各項工作。由于崗位分工與職責，每個人負責一項事務。總務部要建立激勵和責任追究制度，將工作業績、師生滿意度作為個人年終考核評優評先的重要指標。對工作積極、成績突出者予以表彰;對工作不到位、整改不力等問題，追究相應管理人員責任。

五、結語

新形勢下，學校及師生對總務部工作有著越來越高的要求。總務部必須及時根據學校、師生工作特點，緊密圍繞學校教育教學工作，積極做好立德樹人任務，不斷改善服務態度、改進工作方法，為師生創造和諧美麗校園，讓師生感受學校大家庭的溫暖。

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