新媒體環(huán)境對高校學生檔案管理的影響與應對策略

田甜

摘 要：本文首先分析了新媒體環(huán)境對高校學生檔案管理的影響，接著從利用新媒體拓展學生檔案服務范圍、積極樹立“大檔案”觀、注重學生檔案管理服務過程的互動性、注重現(xiàn)代信息系統(tǒng)在學生檔案工作中的應用、提高學生檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等五個方面提出了新媒體環(huán)境下高校學生檔案管理的應對策略。

關(guān)鍵詞：新媒體 學生檔案 影響

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）08-00-01

作為高等院校基礎(chǔ)管理的一部分，學生檔案管理逐步被提上日程，運用有效手段實現(xiàn)檔案價值不只是為了發(fā)展高校的檔案建設(shè)要求，也是適應國家文化建設(shè)方針的要求。隨著新媒體時代的到來，新的檔案管理方法層出不窮。要提高檔案管理科學化水平，分析新媒體對高校學生檔案管理的影響，連接結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化信息，對提高高等院校學生檔案管理成效起到了很好的作用。

一、新媒體環(huán)境對高校學生檔案管理的影響

首先，學生檔案管理軟件的通用性不強。對于學校檔案管理工作來說，在新媒體時代，實現(xiàn)學生檔案資料的數(shù)字化、自動化能夠為學生檔案管理信息化提供了強大的信息支撐。在檔案信息化管理過程中，出現(xiàn)了多種管理軟件。但是站在檔案管理工作的角度來說，新型的學生檔案管理軟件實現(xiàn)了管理內(nèi)容的信息化，但是還存在一些不足之處，比如，管理軟件之間的通用性不強，難以實現(xiàn)信息資源共享，導致學生檔案管理工作的成效不高。

其次，學生檔案管理信息化的安全性有待提高。通過新媒體技術(shù)夠把學生檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務。縱觀當前的高校學生檔案管理工作，由于學生檔案管理的規(guī)范化建設(shè)還存在漏洞，導致學生檔案管理信息化的安全問題不得不被提上日程。因為電子檔案管理系統(tǒng)主要是通過用戶名和密碼進行安全性能防范，雖然相對比較方便，但是一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，就會對學生檔案資料的安全性產(chǎn)生威脅。

再次，學生檔案管理工作人員的新媒體素養(yǎng)問題。作為學生檔案管理工作的實施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質(zhì)對檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。在新媒體環(huán)境下，檔案信息化管理過程中，要求檔案管理人員具備良好的新媒體素質(zhì)，運用辦公自動化軟件處理檔案資料。但是現(xiàn)在很多高校檔案管理人員在計算機技術(shù)上的水平都不夠達標，工作素養(yǎng)有所缺失，這也是新媒體環(huán)境下檔案管理工作需要注意的問題之一。

二、新媒體環(huán)境下高校學生檔案管理的應對策略

1.利用新媒體拓展學生檔案服務范圍

在新媒體環(huán)境下，檔案服務的受眾范圍不斷擴大，信息獲取的渠道不再受地域和時間的限制。傳統(tǒng)的高校檔案服務的群體是高校行政人員、教師以及學生，查閱檔案的人必須要進入檔案管才能獲取需要的信息，受眾的局限性很強。而且 高校學生檔案管理一直處在保存狀態(tài)，查閱使用的程序比較復雜，因此其關(guān)注度不高。新媒體的宣傳形式比較新穎，信息個性化突出，內(nèi)容也受到很多人的追捧。利用新媒體開展高校學生檔案工作，可以不受時空和地域的限制查閱檔案信息。在有網(wǎng)絡(luò)的情況下都能為受眾提供相應的檔案信息服務。因為新媒體的受眾群體廣泛，關(guān)注度很高，為學生檔案推廣和宣傳工作提供了有利的條件。比如，設(shè)立官方微博、微信公眾號，隨著訂閱人數(shù)的增加，檔案網(wǎng)站的瀏覽量也在增加。而且新媒體具備分享、轉(zhuǎn)載、互動的功能，使得學生檔案的服務范圍在不斷擴大。

2.積極樹立“大檔案”觀

學生檔案需要記錄很多內(nèi)容，入校、成績、得獎狀況、學籍表、一直畢業(yè)到單位入職的狀況都需要記錄在檔案中，其工作量非常大。高等院校在進行檔案管理的時候，要打破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，不能只把檔案的范圍限定在知識層面，要對學生在校狀況進行完整的記錄。要制定措施明確部分隱性檔案，突出其顯性化特征，結(jié)合具體實踐進行具體問題具體分析，樹立“大檔案觀”，這是提高學生檔案存儲成效的舉措。總之，高等院校學生檔案管理要跟環(huán)境因素等有效的結(jié)合在一起，重視外部環(huán)境因素，切實認識到學生檔案管理不只是數(shù)據(jù)與信息的收集和整理，還要進行動態(tài)化的知識管理，這樣才能提高學生檔案科學化管理的效率。讓工作人員明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對檔案的價值進行專業(yè)的評估，對檔案的歸檔范圍進行明確，歸檔的是那些具有存檔價值的檔案，刪改沒有存檔價值的檔案，這樣才能更好的識別電子文件。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)狹隘的思想觀念，結(jié)合高校實際與知識管理內(nèi)容來擴展學生檔案管理的外延，運用新媒體增加形式多樣的服務內(nèi)容，進而提高檔案管理有效性。

3.注重學生檔案管理服務過程的互動性

傳統(tǒng)學生檔案服務的局限性很大，新媒體環(huán)境下新的學生檔案服務方式層出不窮，提升了服務內(nèi)容的時效性，讓信息內(nèi)容變得更為直觀，擴展了服務覆蓋的領(lǐng)域，讓傳統(tǒng)的用戶單向溝通的模式得到了改變。用戶可以通過在線咨詢等方面提出問題，說出在檔案查閱中遇到的困難。通過直接在線互動，檔案管理部門能夠了解用戶的需求和看法，采取有針對性的措施去解決學生檔案信息利用方面的難題。新媒體具備很強的交互性，為檔案管理部門以及利用者提供了良好的溝通渠道。新媒體發(fā)布的信息及時、具有很強的交流互動性，提升了檔案宣傳成效，讓學生檔案管理部門發(fā)現(xiàn)問題解決問題，提升了學生檔案管理工作的影響力。

4.注重現(xiàn)代信息系統(tǒng)在學生檔案工作中的應用

隨著高等院校的擴招，入學人數(shù)也在增加，學生檔案數(shù)量越來越多，導致學生業(yè)務檔案的工作量成倍增加。比如，學生的個人信息要逐個錄入計算機，而且新生還需要填寫相應的紙質(zhì)資料作為參保依據(jù)。新媒體環(huán)境下，學生檔案管理不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在學生檔案管理過程中，要提高管理科學化水平，就要運用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)實體檔案向數(shù)字化存儲的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了學生檔案管理的工作效率。在學生檔案生成階段，也就是在管理系統(tǒng)設(shè)計的初期階段，就要樹立電子化檔案管理意識。學生檔案管理人員通過計算機系統(tǒng)讓各個數(shù)據(jù)接口統(tǒng)一起來，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)資源共享。一個完整的電子檔案有兩部分組成，一個是歸檔電子文件，一個是元數(shù)據(jù)。電子檔案的元數(shù)據(jù)用過手工輸入以及自動捕獲等途徑獲取，電子元數(shù)據(jù)包含的內(nèi)容有生成部門、責任人員、文件格式等。在學生檔案中，元數(shù)據(jù)就是學生的姓名、入學時間、專業(yè)、實踐經(jīng)歷等，這些都是作為元數(shù)據(jù)存入到檔案信息庫中，屬于一條數(shù)據(jù)的形式，通過調(diào)整檔案生成階段的數(shù)字化管理模式，節(jié)約了存儲空間，提高信息傳輸效率。

5.提高學生檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

對于學生管理人員來說，要具備檔案管理的專業(yè)知識，明確學生檔案管理崗位的工作職責，具體工作流程，操作方式等。掌握各個門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系等。還要熟悉國家社保業(yè)務檔案管理方面的法律法規(guī)，開展信息化技能培訓。要堅持“引進來”與“走出去”的人才戰(zhàn)略，也就是說，要積極引進學生檔案管理方面的專業(yè)人才，在研究學生檔案管理方面有著專業(yè)的成就。學生檔案管理部門人才培養(yǎng)要堅持與時俱進，培養(yǎng)學生檔案管理人才的新媒體運用能力與實踐能力。而“走出去”就是加大現(xiàn)有人才的持續(xù)教育與培訓工作，組織專業(yè)人才開展培訓工作。通過“引進來”與“走出去”，讓學生檔案管理工作能夠與時俱進，提升他們的業(yè)務水平。此外，還可以組織學生業(yè)務檔案知識座談會，讓專業(yè)人員參與進來分享學生檔案工作經(jīng)驗，通過這些舉措建立一支高素質(zhì)的學生檔案管理隊伍。

綜上所述，在新媒體環(huán)境下，高校學生檔案管理工作要結(jié)合工作實際，利用新媒體來創(chuàng)新學生檔案服務模式，凸顯學生檔案的功能。高校學生檔案管理人員要能夠認識到新媒體的特點，學習互聯(lián)網(wǎng)知識，運用現(xiàn)代信息技術(shù)完善學生檔案管理模式。改革與創(chuàng)新是時代發(fā)展趨勢，高校是人才培養(yǎng)基地，也是文化發(fā)展源頭，要積極投身各項事務改革中，進而有創(chuàng)造性的開展學生檔案管理工作，為學生學習和就業(yè)提供完善的檔案服務。

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