淺析檔案員如何做好檔案的管理工作

王秋艷

摘 要：檔案管理工作是一項非常重要的工作，但是由于其繁瑣性以及管理方式的多樣性，并沒有發(fā)揮出應有的作用。本文將針對當前檔案管理的一些不足，對如何做好檔案管理工作提出了一些建議。

關鍵詞：檔案 管理 規(guī)范 問題

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）06-00-01

新時代、新時期，在以習近平中國特色社會主義思想的指引下，社會改革不斷深入，科學技術發(fā)展水平顯著提高，科學技術成果不斷地滲透到人們的生產生活中，在這樣的背景下檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大的變化。面對新時期檔案管理工作的需要，必須有條不紊地做好檔案管理工作。筆者認為，應從檔案管理的重要性、存在的問題和如何做好檔案管理工作等幾個方面切實做好檔案管理工作。

一、做好檔案管理工作的重要意義

一個單位的檔案記載著這個單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究本單位的歷史參考和科學發(fā)展提供了第一手資料。檔案管理工作做好了，一方面，能為領導及時了解本單位工作開展情況，適時調整工作思路提供準確依據，為領導決策提供支持性證據；另一方面，有利于社會各方準確認定單位取得的成果，為本單位或部門科學發(fā)展奠定堅實基礎。

在我國經濟全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映一個單位整體發(fā)展狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位部門在經濟社會發(fā)展中的影響力具有重要意義。

二、檔案管理工作中存在的問題

1.對檔案管理工作不重視，管理意識不強，檔案利用率低

一直以來，很多檔案管理人員甚至是部分領導干部都對檔案工作存在一些錯誤認識。他們認為檔案管理工作不能給單位創(chuàng)造經濟效益，且平時的工作也就是抄抄寫寫和整理文檔，只要檔案不丟失、不泄密，能夠應付借調或查檔就萬事大吉。他們沒有認識到檔案管理工作的重要性，對檔案工作也缺乏足夠的了解，因而忽視檔案工作已無法適應新時期檔案管理的要求。管理意識薄弱，管理水平不高，管理手段落后。

2.檔案管理制度不健全

檔案管理不夠規(guī)范，普遍存在管理不規(guī)范的問題。主要表現在：第一，檔案號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三，大部分案卷缺少卷內目錄。第四，組卷混亂現象比較嚴重。很多檔案的收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立 了一些管理制度，卻流于形式，執(zhí)行不嚴。這樣嚴重損害了檔案的真實性和利用價值。

3.檔案管理人員業(yè)務素質不高

目前檔案管理專業(yè)人員隊伍在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發(fā)展的要求懸殊較大。大部分人員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓，因而大都對檔案的重要性認識不足，對檔案管理的具體工作還不夠了解，業(yè)務能力不強，不能適應新形勢的發(fā)展要求。再加上很多檔案管理人員身兼數職，無法全心投入檔案工作中，在日常的檔案管理工作中往往容易敷衍了事，嚴重影響了檔案管理水平。

三、新時期如何做好檔案的管理工作

1.做好檔案管理工作，領導重視是關健

對檔案管理工作有足夠的重視是做好檔案管理工作的重要前提。要加強對檔案工作的重視，必須有領導的重視，才能使這項工作順利開展；如果領導不重視，許多具體的工作都會困難重重。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。對檔案管理人員來說，必須愛崗敬業(yè)，認真做好本職工作，努力學習和鉆石業(yè)務知識，不斷提高管理水平，贏得領導的重視和尊重。

2.提升檔案管理人員素質

目前進行檔案管理工簽作，仍然需要人工進行。因此檔案管理人員的整體素質對檔案管理的質量、效率以及安全性產生十分重要的影響。因此，我國在進行檔案管理的過程中，應當充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性和主動性，同時要定期對檔案管理工作人員進行培訓，提升其檔案管理專業(yè)水平和檔案管理工作的安全意識，同時要加強對于檔案管理人員對信息化和網絡化技術的應用，保證在操作的過程中不出問題，減少對整體檔案管理工作造成的影響，更好的完成檔案管理現代化的任務。

3.制定檔案管理工作的規(guī)劃

在進行檔案管理工作的過程中應當對檔案管理工作進行事先的規(guī)劃，按照規(guī)劃進行檔案管理。防止檔案管理工作人員在操作的過程中出現失誤和主觀隨意性。只有這樣才能夠讓檔案管理工作的信息化和網絡化順利進行，為整體建設提供重要的保證，提升檔案管理工作的質量效率和安全性。同時制定檔案管理工作的規(guī)劃，能夠為今后的檔案管理工作提供借鑒。

4.制定完善的檔案管理制度

隨著檔案管理手段的不斷改革和完善，制度的需求也隨之提高。首先，加強安全管理制度，對于檔案的管理安全和保密性是尤為重要的，尤其對于國家事業(yè)單位、公安、保密等單位的檔案就更是重要，這涉及到一個國家的經濟和政治的安全，所以在科技如此發(fā)達、互聯網全球性如此之強大的今天更是重中之重，檔案管理的安全制度就更應提高。其次，要使檔案管理制度統一。我們國家幅員遼闊，人口眾多，東西差異，南北差異情況還是較為嚴重，而對于檔案管理的手段和制度也并不相同，所以為了全國性進行檔案統一的管理，對于相對落后的地區(qū)和省市，為了確保檔案統一性，國家更應該加大力度去提高檔案管理制度的統一性，從中央到地方，從上級到下級，層層深入管理，做好人事和單位的各項檔案的真實性和可靠性的歸檔和管理工作。

5.加強檔案管理與現代化技術相結合

當前，高科技不斷的走入人們的工作和生活之中，而且對于檔案管理工作的手段來說，更帶來了新的、更高的要求和挑戰(zhàn)，只有將檔案管理工作和現代化的先進技術進行結合，才能實現檔案管理的快速發(fā)展。檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，檔案管理人員應該提高服務意識，培養(yǎng)自身的能力，學會運用高新的技術知識實現高效的檔案管理，檔案上的信息具有較高的價值，這些資源集聚著大量的指示精神，檔案的整理工作是一項十分繁瑣、工作量很大的內容，勞動強度大，有很多重復性的勞動內容，如果能將計算機技術引入到檔案管理工作中來，那么將大大提高檔案管理工作的效率，節(jié)省大量的時間和人力，對檔案進行整理時，可以根據文件開場的先后順序進行打印，避免由于人為原因造成的影響，計算機網絡安全也是一個值得關注的問題，為了確保檔案文件的安全性，建立和完善相應的制度，加強對電子文件的監(jiān)管力度，能夠確保檔案電子文件的安全。