專業技術人員檔案如何服務于人力資源管理

田聰

摘要：伴隨如今我國企事業單位改革進程的不斷深化，在單位的制度變革、重構與重組的過程中經常會出現大量的人員調整，而專業技術人員作為單位發展的核心支柱，做好其檔案管理有助于人力資源管理工作的實效性得到顯著提高。本文從專業技術人員檔案的主要作用入手，從管理意識與制度保障、信息化建設、多方合作等方面提出具體措施，致力于使專業技術人員檔案有效服務于人力資源管理。

關鍵詞：專業技術人員檔案；人力資源管理；制度保障；信息化；多方合作

引言：

專業技術人員檔案是專業技術人員業務活動的集中反映，囊括其在業務學習、工作業績、職稱晉升與科研水平等方面的信息。加強專業技術人員檔案管理，不僅有助于使人力資源管理部門將專業技術人員進行合理任用與管理，同時也可以將其中的專業領軍人物發展為單位儲備人才，促進單位的可持續發展建設。

一、專業技術人員檔案的主要作用

（一）日常管理

在企事業單位的日常管理中，專業技術人員檔案是單位員工辦理工資調整與職稱申報等工作的主要依據，不僅關系到養老保險、失業保險金的繳納工作，更關乎員工的大病醫療統籌與退休年限計算，為員工各項材料的證明提供重要參照。

（二）職位晉升

專業技術人員檔案為各級領導部門的科學決策提供重要依據，詳細的反映了個人的學習狀況、工作經歷、道德品格、工作業績以及專業特長等綜合信息，為人力資源管理部門完成管理活動提供了具有借鑒價值的文件資料，系統、全面、真實的反映了個人的專業技能。在單位內部進行干部的選拔、考察與任用時，專業技術人員檔案是極為重要的參考資料，關乎到干部選拔是否科學正確，甚至對于單位的未來發展與管理都會產生深遠的影響。專業技術人員檔案的健全建設，有助于加強人力資源管理部門對專業技術人員的正確培養、合理使用，推動人事部門工作職能的進一步完善。

（三）文化傳承

黨的十八大會議報告指出，要“建設優秀傳統文化傳承體系，弘揚中華優秀傳統文化。”專業技術人員檔案是個人歷史真實完整的記錄，記錄了個人經歷等內容文件材料，發揮著憑證、依據與參考的作用，同時也是人類文化活動檔案的重要組成部分，將其中有保存價值部分作為檔案留存，使之貯存和積累下去，對于中華民族文化傳承具有重要意義[1]。

二、專業技術人員檔案服務于人力資源管理的具體措施

（一）提升管理意識，深化制度保障

長久以來，許多人缺乏對專業技術人員檔案管理工作的深入理解，導致檔案管理工作備受忽視、無人看管，造成檔案存在斷節問題。許多技術人員的資料不全、歸檔無序，當人力資源部門在辦理專業技術人員的聘任手續時，常常無法找到相關的任職文件與評審表等資料，造成工資發放問題無法落實，為人力資源管理增添了極大的難度。因此，首先需要從制度層面加以保障，將專業技術人員檔案的查閱與借閱制度建立健全，明確注意事項，為檔案管理工作的實行提供理論依據。其次，專業技術人員檔案服務機構應充分發揮其工作職能，強化專業技術人員與其所在單位的內在聯系，及時做好檔案材料的收集與匯總，完善、充實檔案的內容。在進行檔案材料收集時，務必要經過詳細的甄別與實際確認，確保材料具備真實性與即時性。并且在進行檔案整理的過程中，一定要確保檔案的完整性，在多方監督下共同完成，避免檔案材料出現丟失或內容被擅自更改等問題。經專業技術人員本人簽字確認或由單位蓋章后，方能歸入檔案系統，具有實效性。

（二）加強信息化建設，提高檔案有效性

以往在專業技術人員檔案的儲存方面，通常都以紙質文件作為存貯的介質，而紙質檔案在存儲的過程中極易出現磨損與變質問題，不僅增加了檔案丟失的風險隱患，更提高了檔案管理的運營成本，耗費大量檔案查閱時間。伴隨計算機技術的推廣與普及，如今檔案管理工作也朝著信息化方向邁進。因此，專業技術人員的檔案管理也應該利用計算機技術，建立網上的檔案信息管理系統，實現信息采集、確認、生成、歸檔、管理和利用的全過程管理，實現智能化、系統化與自動化，最大程度的縮減人力資源管理部門以及相關工作人員的勞動負荷量，提高人力部門的工作效率[2]。

（三）強化多方合作，實現動態管理

由于專業技術人員檔案具備專業性、連續性與動態性的基本特點，因此其檔案管理也應當在多方合作下共同推進。首先，專業技術人員自身要具備個人材料的管理意識。作為個人業務檔案的主體對象，專業技術人員應當以檔案管理者的歸檔要求為參照，注重在日常生活中完善檔案管理意識，將個人在專業工作中撰寫的論文、著作以及科研申報材料等進行記錄，向其主管部門進行登記備案，隨后再將材料及時上交到檔案室，經檔案管理人員的簽字確認后再進行各類報銷手續的辦理。其次，相關業務主管部門應當完善材料管理意識。各職能部門在日常業務活動中，需要將活動中的培訓與考核等資料進行統一的收集，定期向檔案部門移交，年終考核時應當以檔案部門的備案情況作為考核依據，既能確保檔案的完整性，也使主管部門能夠對其領屬的專業技術人員的學術成果、工作能力有充分的掌握與了解。最后，加強檔案部門與人力資源部門的有效對接。當專業技術人員或各業務主管部門將信息移交給檔案管理部門時，檔案部門應當按照技術職稱進行排序與分類，做好整理、補充、保管工作。同時，檔案部門應當與人力資源部門做好溝通工作，確保個人專業信息具備完整性與實效性，能夠為人力資源部門的檔案需求提供詳盡充分的數據支撐與信息參照，從而為人力資源部門針對專業技術人員的管理增添極大地助益，提升人力資源管理部門的工作效率。

結論：

總而言之，專業技術人員的檔案管理能夠為相關單位提供詳實的數據參照，促使人力資源管理部門對于各類專業技術人員的業務水平與工作能力進行全面的了解，結合實際狀況開展有針對性的專業培訓與考核，完善其專業技能與綜合素質，促進專業技術人員工作水平的不斷提升，提高單位的核心競爭力。

參考文獻：

[1]林彬，趙勇.淺議專業技術人員檔案的管理工作[J].山東檔案，2014，（06）：45-46.

[2]李靜.專業技術人員檔案如何服務于人力資源管理[J].職業，2010，（09）：16.