淺談檔案管理信息化建設(shè)與規(guī)范化改革

秦燕

【摘 要】檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長遠(yuǎn)而艱巨的發(fā)展任務(wù)，在信息化的今天，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是我們檔案管理工作所面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和時(shí)代機(jī)遇。通過分析我們目前檔案管理中存在的問題，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息化技術(shù)和先進(jìn)的管理理念來逐步完善檔案管理信息化建設(shè)，一定能夠加強(qiáng)各項(xiàng)事務(wù)的管理，促使檔案管理信息化建設(shè)逐步落實(shí)，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；規(guī)范化

檔案管理通過借助計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)n案管理進(jìn)行信息化、數(shù)字化的管理，對(duì)于社會(huì)各界、各部門的工作效率以及工作質(zhì)量的提高與保障，意義十分巨大，檔案管理信息化是社會(huì)進(jìn)步、科技以及互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的產(chǎn)物，為了順應(yīng)我國社會(huì)主義現(xiàn)代化的發(fā)展，將檔案管理信息化貫穿到整個(gè)社會(huì)的檔案管理工作的內(nèi)部，是非常有必要的。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)概述

檔案信息化，就是指按照國家有關(guān)部門頒布的檔案信息化相關(guān)法律法規(guī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行收集、整理、保存、利用，并最終轉(zhuǎn)化成優(yōu)質(zhì)的社會(huì)服務(wù)。企業(yè)檔案信息化的內(nèi)容，主要包括以下幾點(diǎn)：第一，利用辦公自動(dòng)化軟件，進(jìn)行企業(yè)電子文件的管理；第二，運(yùn)用電子儲(chǔ)存設(shè)備，將企業(yè)檔案信息數(shù)字化；第三，企業(yè)檔案部門利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為企業(yè)內(nèi)部外部人員提供檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)；第四，在企業(yè)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的基礎(chǔ)上，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案館服務(wù)項(xiàng)目，建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館。企業(yè)檔案信息化的特點(diǎn)包括：保持企業(yè)檔案的原始性、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的全面覆蓋、提升企業(yè)檔案信息的時(shí)效性、表現(xiàn)企業(yè)檔案管理的特殊性。

二、檔案管理信息化的特點(diǎn)

1.檔案在存儲(chǔ)方面的特點(diǎn)

目前而言，紙質(zhì)檔案的數(shù)量仍然占大多數(shù)，然而紙質(zhì)檔案卻有其難以克服的缺點(diǎn)，首先紙質(zhì)檔案的材料為紙張，不論紙張初始的質(zhì)量是好是壞，在經(jīng)過幾十年之后，若沒有經(jīng)過各種方案對(duì)紙張進(jìn)行處理保存，紙質(zhì)檔案不可避免會(huì)出現(xiàn)一定程度的損壞，其次紙質(zhì)檔案在錄入時(shí)，由于采用人工用書寫的方式進(jìn)行錄入，在錄入時(shí)也會(huì)對(duì)紙質(zhì)媒介進(jìn)行破壞，而且會(huì)產(chǎn)生較多的錯(cuò)誤，給檔案信息的采集、存儲(chǔ)、管理等諸多工作造成困難。而信息化的檔案管理工作，可以從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等途徑，采用電子錄入的方式對(duì)檔案進(jìn)行采集和錄入，有利于加強(qiáng)檔案的管理工作，并且對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境也有所降低，減小了在檔案儲(chǔ)存方面的工作量。

2.檔案在使用和查詢方面的特點(diǎn)

如何能夠高效的利用檔案中的信息，提高資源的共享性，已經(jīng)成為檔案管理工作必須面臨的問題，傳統(tǒng)的檔案在查詢和使用等方面所面臨的問題較多，比如手續(xù)復(fù)雜、檔案的紙質(zhì)老化等問題，而在信息化的檔案管理工作中，能夠極大地提高檔案資源的利用率，簡(jiǎn)化使用檔案的流程，一套流程在電子平臺(tái)上即可實(shí)現(xiàn)。

三、檔案管理信息化中存在的問題

1.檔案管理意識(shí)薄弱

在很多企業(yè)和單位中都必然存在檔案管理部門，但是很多單位缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理部門僅僅只是需要將單位材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的歸檔保存即可，從而出現(xiàn)檔案移交歸檔存在質(zhì)量問題、檔案分類不準(zhǔn)確等問題。因?yàn)殚L期認(rèn)識(shí)不到位，循環(huán)下去，會(huì)導(dǎo)致單位的檔案管理存在諸多問題，需要查找信息時(shí)無法快速有效地找到文件，導(dǎo)致檔案管理部門形同虛設(shè)，實(shí)際效果微乎其微。

2.檔案管理隊(duì)伍落后

檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)較為專業(yè)的建設(shè)和管理過程，對(duì)于人員素質(zhì)有一定的要求。但是現(xiàn)在的很多單位在進(jìn)行檔案管理信息化的過程中更多的是簡(jiǎn)單的提出一個(gè)口號(hào)，讓原本的工作人員將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子信息存在，沒有進(jìn)行進(jìn)一步的整理規(guī)劃，這就使得檔案信息化管理無法實(shí)現(xiàn)其預(yù)期效果。

3.缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

雖然各個(gè)單位都有專門的檔案管理部門對(duì)整個(gè)單位的檔案工作進(jìn)行管理，但是每個(gè)部門不可避免的都會(huì)有自己的檔案信息需要管理。由于目前很多單位缺乏統(tǒng)一、有效地檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得各個(gè)部門的人員更多的是根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行檔案管理，造成各個(gè)部門之間檔案管理模式相互獨(dú)立，嚴(yán)重影響了單位整體對(duì)檔案的集中管理和利用。

四、當(dāng)前加快檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

1.從源頭抓起加快數(shù)字檔案資源積累

數(shù)字檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和源頭，數(shù)字檔案資源建設(shè)方案包含數(shù)字檔案的收集、建設(shè)、長期保存和評(píng)價(jià)四個(gè)方面[3]。各檔案部門應(yīng)該按照“存量數(shù)字化、增量電子化”原則加快推進(jìn)館室藏檔案的數(shù)字化工作，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案接收，在資源積累的過程中，要按技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)數(shù)字資源，能夠有效檢索和利用，并能夠長期保存。

2.完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，逐步實(shí)現(xiàn)軟硬件設(shè)備的統(tǒng)一配置

檔案管理部門要進(jìn)一步健全檔案管理制度，修訂完善檔案管理實(shí)施辦法、檔案管理工作手冊(cè)、檔案考核評(píng)價(jià)辦法等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。檔案管理軟硬件設(shè)備是基本保障，各檔案管理單位根據(jù)實(shí)際情況配置統(tǒng)一的信息化設(shè)備和信息管理軟件，可使得檔案信息最大范圍兼容或共享。隨著科技快速發(fā)展，軟硬件設(shè)備應(yīng)該及時(shí)更換更新，防止因硬件設(shè)備問題導(dǎo)致工作出現(xiàn)隱患，防止因軟件版本問題導(dǎo)致工作出現(xiàn)瑕疵。

3.以云服務(wù)為核心，探索建立檔案集成管理與共享利用平臺(tái)

云平臺(tái)具有零投入、便操作、大數(shù)據(jù)、保安全、云服務(wù)等多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)。其中的關(guān)鍵是要以云服務(wù)為核心，以用戶需求為導(dǎo)向，提升檔案信息的準(zhǔn)確性、有效性、利用率和使用價(jià)值，最大限度地提升檔案資源共享度。其次要做好云存儲(chǔ)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力，確保電子檔案的完整，降低檔案存檔故障發(fā)生率。

4.樹立底線思維，不斷健全檔案安全體系

安全是檔案管理的重要前提，是檔案管理的底線，也是檔案工作者的首要職責(zé)。信息化新時(shí)代下，人防、物防、技防構(gòu)成了三位一體綜合安防體系，可以降低安全隱患，確保信息安全。比如說，檔案庫房要安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火、溫濕度調(diào)控設(shè)施，所有涉及檔案安全的場(chǎng)所都要安裝監(jiān)控報(bào)警設(shè)備。外包的檔案室要加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)外包中標(biāo)企業(yè)的管理，加強(qiáng)對(duì)保密資質(zhì)的審核，防止檔案數(shù)據(jù)的失泄密或者不當(dāng)擴(kuò)散。定期或不定期地組織開展檔案安全檢查和演練，確保檔案實(shí)體和檔案信息在收、管、存、用各個(gè)環(huán)節(jié)的安全，確保檔案安全萬無一失。

5.加快檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)

檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，網(wǎng)絡(luò)上的信息資源需要在一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行交互，檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)需要以國際、國家標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，集中人力、物力、財(cái)力對(duì)其進(jìn)行建設(shè)維護(hù)，方便個(gè)人與檔案信息的交互性。

6.完善網(wǎng)絡(luò)信息安全體系

完善檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全體系是檔案管理信息化的關(guān)鍵，只有能夠保證一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)安全體系，才能最終完成檔案管理的信息化，檔案信息具有其特殊性，檔案中有的信息是公開的，然而有的信息是絕對(duì)保密的，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行分級(jí)進(jìn)行管理，同時(shí)檔案信息還容易受到病毒、黑客攻擊等威脅，需要對(duì)這些威脅進(jìn)行防范，為檔案信息營造一個(gè)安全的環(huán)境。

五、結(jié)束語

在檔案管理工作的水平和效率都在不斷提升的當(dāng)下，檔案信息化建設(shè)同完善檔案管理工作之間有著十分密切的聯(lián)系。本文主要通過對(duì)當(dāng)下檔案管理信息化的現(xiàn)狀中存在的主要問題進(jìn)行分析，提出幾點(diǎn)解決策略，希望能夠?yàn)闄n案管理工作提供參考。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉艷.淺談檔案管理信息化建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)化問題[J].人力資源管理，2017（03）：189-190.

[2]戴彥.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對(duì)策[J].城建檔案，2017（01）：25-26.