數(shù)字化時(shí)代下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用分析

段星羽

【摘 要】21世紀(jì)是信息化的社會(huì)，各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)的應(yīng)用。在數(shù)字化時(shí)代，檔案工作面臨著新的考驗(yàn)和要求，如何有效地推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用是每一個(gè)檔案工作人員需要思考的重要問(wèn)題。本文闡述了檔案信息資源開(kāi)發(fā)的意義，結(jié)合對(duì)檔案信息資源利用現(xiàn)狀的分析，提出幾點(diǎn)在數(shù)字化時(shí)代下開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的有效策略。

【關(guān)鍵詞】開(kāi)發(fā)利用；檔案工作；信息化；數(shù)字化

在數(shù)字化時(shí)代的背景下，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用能夠有效的促進(jìn)社會(huì)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，隨著時(shí)代的變革，我國(guó)的檔案服務(wù)職能不再是行政服務(wù)，而是社會(huì)服務(wù)，檔案信息資源已經(jīng)成為一種社會(huì)共享信息資源，目前在我國(guó)的檔案工作中，仍然存在不少問(wèn)題。基于此情況，我們應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的意義，重視檔案管理信息化的應(yīng)用，對(duì)在檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題深入研究分析，積極探尋有效的解決策略，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

一、檔案信息資源開(kāi)發(fā)的意義

科學(xué)的開(kāi)發(fā)檔案信息資源能夠通過(guò)信息化技術(shù)加工、整理檔案信息。可以從檔案信息中提取出順應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的、有價(jià)值的信息和知識(shí)，更好的服務(wù)于信息的利用者，數(shù)字化時(shí)代下的檔案信息資源能夠把靜態(tài)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)信息，提高信息的利用率，發(fā)揮出檔案資源的作用，提高相關(guān)管理人員和部門(mén)的工作效率和質(zhì)量，開(kāi)發(fā)檔案信息資源的作用具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

（一）緩解工作壓力，提高工作效率

運(yùn)用信息化技術(shù)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，能夠減輕檔案管理的工作強(qiáng)度，在傳統(tǒng)檔案管理中，管理人員往往都是通過(guò)人工進(jìn)行檔案的收集和管理，工作內(nèi)容繁雜，工作壓力大，在工作的過(guò)程中，投入了大量的時(shí)間和精力，工作的效果卻差強(qiáng)人意。引入信息技術(shù)管理之后，能夠自動(dòng)化、信息化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的管理檔案信息，信息數(shù)據(jù)在錄入之后，能夠在以后的工作中直接使用，達(dá)到了檔案數(shù)據(jù)的共享，減輕了管理人員的工作壓力，從而提高了工作效率[1]。

（二）查詢信息便捷

在以往的檔案管理中，對(duì)信息的查詢和提取只能通過(guò)傳統(tǒng)的查詢方式，管理人員要在目錄里面找到所需要的檔案信息的編號(hào)，然后根據(jù)記錄的內(nèi)容到檔案庫(kù)里面去提取檔案，在當(dāng)中尋找需要的信息。實(shí)行信息化的管理之后，管理人員能夠從網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上查詢信息，在查詢過(guò)程中輸入需求信息的關(guān)鍵字，就會(huì)顯示出所有符合需要的信息，促進(jìn)了檔案信息的利用率，讓檔案信息資源能夠更好的服務(wù)于信息的利用者。

（三）完善了檔案信息的查閱、借閱流程

在之前的檔案管理工作中，由于對(duì)檔案的管理都是通過(guò)人力管理，導(dǎo)致經(jīng)常有借閱逾期不還、查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力的情況出現(xiàn)。在實(shí)現(xiàn)信息化管理之后，檔案信息的查閱可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接查閱關(guān)鍵信息，操作速度快，對(duì)于借閱即將逾期的資料能夠自動(dòng)化生成需催還的記錄，提醒借閱者按時(shí)歸還，信息化管理的應(yīng)用完善了檔案信息的查閱、借閱流程。

二、檔案信息資源的利用現(xiàn)狀

我國(guó)的檔案信息資源非常豐富，雖然隨著時(shí)代的發(fā)展，人們逐漸認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的意義和價(jià)值，但是在實(shí)際的工作中，檔案信息的利率用沒(méi)有得到充分發(fā)揮[2]。檔案現(xiàn)代化管理落后是目前存在的重要問(wèn)題，在實(shí)際的檔案信息管理工作中，仍有許多工作人員使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，許多檔案館仍舊需要人們主動(dòng)到檔案室才能查閱信息，且沒(méi)有做到足夠的宣傳工作，工作人員雖然做好了對(duì)檔案的整理、管理、看護(hù)等相關(guān)工作，卻沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)檔案信息資源的利用，因此沒(méi)有重視檔案信息資源的利用，導(dǎo)致很多檔案都在檔案室里束之高閣，沒(méi)有發(fā)揮出這些檔案資源的價(jià)值和作用。同時(shí)檔案管理編研工作形式化、表面化，其工作效率和質(zhì)量無(wú)法滿足檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用需求，致使廣大人民無(wú)法及時(shí)了解館藏的情況，不確定館藏中是否有自身可用的檔案資源，降低了檔案信息資源的利用率。沒(méi)有落實(shí)信息化的現(xiàn)代管理模式，導(dǎo)致在檔案的工作過(guò)程中不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理，降低了檔案管理的工作質(zhì)量。

三、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的有效策略

（一）加強(qiáng)對(duì)工作人員的培養(yǎng)

在信息化的背景下，檔案信息的管理面臨著新的考驗(yàn)，想要有效的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，首先就要提高檔案人員的素質(zhì)。在當(dāng)今的檔案管理工作中，需要工作人員具有專業(yè)的知識(shí)和順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的管理能力。檔案工作人員要在掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)的同時(shí)掌握檔案信息管理所需要的信息技術(shù)。因此檔案館及相關(guān)部門(mén)要定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)會(huì)上講解新的管理模式和管理手段，傳授相關(guān)思想觀念和工作理念，幫助工作人員更新工作觀念，保證工作人員能夠及時(shí)學(xué)習(xí)符合國(guó)家對(duì)檔案管理相關(guān)方面的政策和方針，做到與時(shí)俱進(jìn)，確保每一位檔案工作人員都具備專業(yè)的知識(shí)和信息技術(shù)，提高檔案工作人員的素質(zhì)，為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用提供必要的前提條件。

（二）轉(zhuǎn)變管理理念，正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理

檔案工作人員要轉(zhuǎn)變管理理念，明確推進(jìn)檔案信息化管理的意義和作用，只有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理，工作人員才能在工作中重視對(duì)信息化管理的應(yīng)用。工作人員要認(rèn)識(shí)到他們的工作職責(zé)不僅僅是對(duì)檔案的采集、管理和保存，同時(shí)也要提高檔案信息資源的利用率，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，用最快最高的工作效率服務(wù)檔案利用者。在工作過(guò)程中，要把檔案的利用率當(dāng)作是衡量自身工作效果的重要指標(biāo)，積極學(xué)習(xí)科學(xué)合理的管理技術(shù)和管理手段，與各個(gè)部門(mén)緊密合作，落實(shí)并推進(jìn)檔案信息化的利用與開(kāi)發(fā)【3】。

（三）完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)

對(duì)于檔案工作中工作人員對(duì)信息技術(shù)陌生的現(xiàn)象，檔案部門(mén)需要及時(shí)引進(jìn)高科技人員，高科技人員的引入能夠帶來(lái)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)和專業(yè)知識(shí)，加速推進(jìn)檔案的信息化管理。同時(shí)，新職員的先進(jìn)思想和開(kāi)放性思想能夠帶動(dòng)檔案管理工作中的落后觀念和思想，通過(guò)高科技人員對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案工作人員的整體水平和素質(zhì)，完善檔案工作人員的結(jié)構(gòu)，促進(jìn)信息化管理的應(yīng)用。

（四）豐富和充實(shí)館藏內(nèi)容，推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展

充沛的館藏內(nèi)容能夠?yàn)闄n案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。一直以來(lái)，檔案工作人員對(duì)檔案的采集、整理、保管等工作，都是在加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。工作人員在充實(shí)館藏的工作過(guò)程中，要結(jié)合檔案信息資源的連貫性和系統(tǒng)性，拓展征集范圍，不再只局限于對(duì)黨政府機(jī)關(guān)資源的征集，將征集范圍拓展到社會(huì)各界。例如，在征集某個(gè)地區(qū)的檔案資源的時(shí)候，要將能夠反映出該地科學(xué)研究成果、經(jīng)濟(jì)建設(shè)狀況、歷史文化特色等方面的檔案同時(shí)征集，這樣才能客觀全面的豐富館藏。在館藏的工作上，要規(guī)范檔案管理編研工作，推進(jìn)館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，及時(shí)將已經(jīng)完結(jié)的數(shù)字化檔案信息資源通過(guò)信息技術(shù)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，讓利用者能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，利用所需要的檔案信息資源，提高檔案信息資源的利用率。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，目前檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用在數(shù)字化時(shí)代還存著很多問(wèn)題，隨著科技的飛速發(fā)展，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用還會(huì)面臨更多的考驗(yàn)和問(wèn)題。想要有效的推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，檔案部門(mén)要引進(jìn)高科技人才，提高檔案工作人員的專業(yè)性和高效性，更新觀念，緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，積極落實(shí)檔案的信息化管理，豐富館藏內(nèi)容，推進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，加速檔案工作的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 焦麗燕.檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用[J].企業(yè)文化（中旬刊），2018（3）：240.

[2] 施和俊，徐葳.數(shù)字化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用[J].長(zhǎng)江叢刊，2018（14）：156.

[3] 曹玉娥.試論檔案信息數(shù)字化與檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：36.