大數據背景下的電子信息檔案管理研究

摘 要：隨著信息時代的到來，人們生活和工作的模式都發生了巨大變化，各行各業在面臨挑戰的同時，也獲得了巨大發展空間。基于此，本文首先研究了在大數據背景之下，電子信息檔案管理具有的優勢，然后研究了電子信息檔案管理的有效策略，以期能夠讓大數據技術在檔案管理中的應用更加完善。

關鍵詞：大數據；電子信息檔案；檔案管理

引言：隨著互聯網技術、云計算技術等先進技術的發展，大數據技術帶來了技術上的革命，在短時間內在各行各業中得到廣泛使用。大數據技術在檔案管理中同樣起到了重要作用，為檔案管理帶來巨大幫助，在提供便捷管理工作基礎上，讓檔案管理工作在質量和效率上都有所提升。因此，需要對電子信息檔案管理進行研究，不斷完善大數據技術的應用。

一、大數據背景下電子信息檔案管理的優勢

（一）提高管理效率

使用電子信息檔案管理能夠之間減輕管理人員的工作強度，讓數據技術以及信息設備替代人工工作，有助于管理效率的提升。使用相應的檔案管理系統，能夠直接環節檔案管理人員的工作負擔，讓檔案管理工作得到穩定提升。目前檔案管理是企業在現代的必要工作，電子檔案管理也是信息時代的必然趨勢，通過各種信息技術以及信息設備的應用，有助于推動電子信息檔案的規范化發展，推動管理效率的提高。

（二）有利于檔案私密化管理

電子信息檔案管理主要是以一種電子信息的形式進行儲存，這種形式有利于進行保密儲存。在進行檔案查閱的時候，并不需要將整卷檔案拿出來，查找目標文件，只需要在系統中搜索關鍵字，就能夠最目標文件進行查閱。這種查閱方式不僅更加快速簡便，還能有效避免在查閱過程中泄露其他檔案信息，讓檔案管理的保密性得以實現和提高。

（三）及時查缺補漏

使用電子信息檔案的管理方式，能夠更快速的發現檔案缺漏，能夠更快速的對檔案文件展開管理，對檔案進行查缺補漏。以往的傳統管理模式需要手動拆卷、裝卷，過程十分復雜。而電子信息檔案管理只要在系統中進行查閱，直接可以對內容進行修改，操作十分簡潔。不僅有效的縮短了管理時間，更大幅度提高了管理效率，讓查缺補漏工作被及時完成。

（四）推動標準化管理

使用電子信息檔案管理形式，需要在計算機上制定一個統一的管理標準，檔案管理也就具備了管理規范和管理標準。電子信息檔案管理的工作環節相比于紙質檔案管理更加規范，也更加標準，管理工作的質量得到有效提高，同時也在很大程度上避免了人為失誤的問題。

二、大數據背景下電子信息檔案管理的有效策略

（一）積極使用大數據技術

隨著我國步入大數據時代，大數據技術被廣泛應用在各行各業中，大數據技術憑借自身處理數據的高效率，為社會的運轉做出來巨大貢獻。電子信息檔案管理也可以借助大數據技術，對海量數據進行管理，分析挖掘數據得出重要信息。大數據技術作為一種新興的管理技術，對于提升檔案管理的技術水平有著重要作用。基于大數據技術的明顯優勢，在檔案管理中能夠對檔案信息展開有效管理，能夠在很大程度上節約人力物力，讓管理效率大幅度增加。例如：使用大數據技術對電子檔案進行分類儲存，大數據技術的分類速度遠遠高于人工分類，讓電子檔案管理效率被大幅度提高。

（二）使用集中管理模式

對電子信息檔案的管理，集中管理模式相比于分散管理模式，更有利于保障檔案信息的完整性。隨著互聯網技術以及計算機的不斷發展和完善，集中管理已經實現了操作便捷化。電子信息檔案數據在不斷增加的同時，計算機的儲存能力也在不斷增強，計算機的硬件以及網絡云儲存為數據提供了龐大的儲存空間。在大量儲存空間的支持下，為集中管理模式的實施提供了便捷條件。將電子信息檔案集中管理，雖然在一定程度上增加了管理成本，但是能夠最大程度上保障檔案數據的完整性，進一步提升管理檔案管理效率。

（三）使用電子和紙質聯合的管理模式

以往使用的紙質管理模式固然有一定優勢，但是在海量檔案數據的背景下，紙質管理模式有所局限，管理空間和能力十分有限，對海量數據的管理達不到良好的效果。而電子數據管理模式不僅能夠對海量數據進行保存，還能更好的實現檔案數據增加、刪減、查詢以及改進等附加功能，對于檔案的管理能夠達到穩定的高效率[1]。因此，需要將紙質和電子管理方式結合起來，進行聯合管理，充分融合這兩種管理方式的優勢，讓檔案管理不僅能夠保證質量，還能保證高效率。

（四）制定詳細的電子信息檔案登記過程

對于電子信息檔案的登記需要做到詳細準確，不能出現有矛盾的登記，登記工作也需要得到規范化。對于電子信息檔案的登記需要得到詳細的流程，需要能夠保證電子信息檔案能夠迅速被找到。對電子信息檔案的登記需要做到詳細具體，也就是包含總體過程、各環節過程以及相關的操作方法。

（五）組建專業的檔案管理團隊

專業的檔案管理團隊是檔案管理效率以及管理質量的保證，為了促進電子檔案的長遠發展，需要堅持人本理念，堅定人才在檔案管理中的重要價值[2]。在管理工作中，先要組建具備較高專業水平的管理隊伍，使用科學的管理方法，才能保證檔案管理工作的高效和安全。在大數據背景下，管理隊伍需要具備相應的數據技術，掌握先進的管理方法，具備專業的管理知識，從而能夠在檔案管理工作中，充分發揮專業的管理知識和技巧，能夠讓檔案管理工作實現規范化、效率化以及安全性。

結論：綜上所述，本文先是分析了在大數據背景下，展開電子信息檔案管理具有的獨特優勢，包括提高管理效率、有利于檔案私密化管理、及時查缺補漏以及推動標準化管理。然后提出了電子信息檔案管理的有效策略，需要積極使用大數據技術，使用集中管理模式，使用電子和紙質聯合的管理模式，制定詳細的電子信息檔案登記過程，組建專業的檔案管理團隊。

參考文獻：

[1] 劉鵬.大數據背景下電子信息檔案管理的創新途徑[J].電子技術與軟件工程，2018（05）：159.

[2] 王娜.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用[J].才智，2017（36）：212.

作者簡介：陳煒（1982年—）山西廣靈縣人，助理館員，檔案管理。