無紙化醫(yī)院管理

付韜，全宇

(中國醫(yī)科大學(xué)附屬盛京醫(yī)院，沈陽市 110004)

綜合性數(shù)字化醫(yī)院的信息化建設(shè)不僅僅是服務(wù)醫(yī)療、服務(wù)患者，更需要高效的醫(yī)院管理，而且醫(yī)院管理是其中重要的一個環(huán)節(jié)。醫(yī)院的信息化管理是指醫(yī)院使用信息化手段支配、調(diào)整、監(jiān)控、管理醫(yī)院整體運行的方法[1]，它能體現(xiàn)出一所醫(yī)院的運營能力。當(dāng)今，醫(yī)療信息化是現(xiàn)代醫(yī)院管理所采用的主要管理模式，它集中體現(xiàn)了醫(yī)院的管理理念、行為模式和醫(yī)院文化[2]。

無紙化是說在不使用紙張的前提下，利用網(wǎng)絡(luò)資源、信息系統(tǒng)來實現(xiàn)醫(yī)院日常管理。信息化是醫(yī)院管理無紙化的前提和基礎(chǔ)，有了信息化的支持，無紙化辦公在醫(yī)院的實際運行中成為可能。無紙化要求有更準(zhǔn)確的申請和審批流程，有更全面的成本控制和管理監(jiān)控[3]。無紙化低碳環(huán)保，可以為醫(yī)院節(jié)約辦公成本、提高工作效率，因此實現(xiàn)無紙化管理勢在必行[4]。無紙化絕不僅是指信息數(shù)據(jù)的電子存儲，它實際上是醫(yī)院管理過程的全面信息化[5]。

1 管理目標(biāo)

無紙化醫(yī)院管理辦公適用的業(yè)務(wù)范圍有文件的日常管理、各類業(yè)務(wù)報表的整理、會議記錄、排班考勤、財務(wù)管理、物品申請、請假管理、科研教學(xué)管理、醫(yī)務(wù)護理管理等各個方面。無紙化醫(yī)院管理要達到以下幾點管理目標(biāo)：

(1)真實性，數(shù)據(jù)存儲和傳輸過程中的數(shù)據(jù)的有效性、一致性、實時性是很重要的。

(2)隱私性，各個平行的職能部門之間所處理的業(yè)務(wù)內(nèi)容需要不同程度的共享和保密。依據(jù)權(quán)限不同，處理的業(yè)務(wù)范圍也不同。

(3) 安全性，采用安全的信息災(zāi)備技術(shù)手段和健全的管理手段確保醫(yī)院管理系統(tǒng)中信息的安全。

(4)全面性，醫(yī)院信息化管理主要是以人、財、物為主的管理，管理過程中所涉及的各系統(tǒng)之間的協(xié)同關(guān)聯(lián)都需要很好地集成在一起。

2 無紙化管理的實現(xiàn)策略

盛京醫(yī)院使用辦公自動化系統(tǒng)作為醫(yī)院管理平臺，著力打造出一套以醫(yī)院實際情況為基礎(chǔ)，應(yīng)用性強、可持續(xù)發(fā)展、安全穩(wěn)定的無紙化醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，以期能夠真正達到運用信息化技術(shù)管理和優(yōu)化辦公流程。目前盛京醫(yī)院已經(jīng)實現(xiàn)了以員工為核心，以人力資源為軸線的無紙化醫(yī)院管理模式，并在此基礎(chǔ)上為各職能科室提供數(shù)據(jù)共享，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，促進團隊協(xié)作，加強溝通，從而提高工作效率，并為醫(yī)院管理層的決策提供強有力的信息支持[6-7]。

醫(yī)院管理上的無紙化是醫(yī)療安全和醫(yī)療質(zhì)量提升的基礎(chǔ)，盛京醫(yī)院通過以下策略并結(jié)合無紙化信息平臺打造了適合自身，又獨具創(chuàng)新的管理模式。

2.1 基于工作流的審批管理

工作流是辦公無紙化中一項非常重要的功能，工作流可以分為固定流程和自由流程，固定流程就是事先規(guī)定好此流程的各個步驟及各步驟的經(jīng)辦權(quán)限，需要填寫的內(nèi)容和可以跳轉(zhuǎn)的步驟。工作流開始流轉(zhuǎn)時各個職能科室都參與進來，按照順序依次審批并填寫意見。自由流程則比較隨意，當(dāng)前經(jīng)辦人可以選擇此流程的下一步經(jīng)辦人是誰，也可以隨時終止。固定流程的工作流在實際應(yīng)用中使用最為廣泛，如科研管理，根據(jù)經(jīng)費使用由申請人的科室主任、科研管理部門、院長、財務(wù)報銷各個科室協(xié)同審批后最終反饋給流程發(fā)起人。

2.2 以員工為核心，以人力資源管理為軸線的管理平臺

人力資源管理功能與其他部門管理功能的互聯(lián)性和數(shù)據(jù)共享是無紙化管理平臺最大化利用數(shù)據(jù)的具體表現(xiàn)。職能科室在使用應(yīng)用系統(tǒng)的功能時，都會與人力資源的數(shù)據(jù)信息發(fā)生關(guān)聯(lián)，要么是組織機構(gòu)，要么是組織機構(gòu)中的人，要么是人的具體數(shù)據(jù)信息。人力資源管理的組織機構(gòu)按照樹狀結(jié)構(gòu)劃分，臨床科室都按照大類劃分之后按專業(yè)再次劃分，最后按照具體科室做最底層劃分，人員都分別安排在具體的科室中，成為樹狀結(jié)構(gòu)中的葉子節(jié)點。

2.3 基于人力資源信息的權(quán)限管理

醫(yī)院最主要的業(yè)務(wù)還是圍繞臨床治療展開的，臨床工作的員工信息，例如科室、級別、職稱等全在人力資源系統(tǒng)中。醫(yī)院管理者在人力資源管理系統(tǒng)中可以隨時調(diào)整職工的工作崗位，由于實現(xiàn)了人力資源管理與臨床系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，通過數(shù)據(jù)同步也可以隨時調(diào)整人員所在的科室和其相應(yīng)的權(quán)限。

針對臨床醫(yī)療質(zhì)控管理，當(dāng)需要質(zhì)控的時候，通過系統(tǒng)的短信平臺，向其推送質(zhì)控短信，讓醫(yī)務(wù)人員可以第一時間解決出現(xiàn)的問題。

通過人力資源管理與臨床系統(tǒng)的數(shù)據(jù)鏈接，不但能夠根據(jù)醫(yī)院的實際運營情況隨時調(diào)整人員的分配，還能夠通過臨床系統(tǒng)的數(shù)據(jù)反向考核員工在實際工作中的績效，雙向互動有效互補，不但能夠充分調(diào)動員工的積極性，還能夠使醫(yī)院人力資源管理上升到更實際的新高度。

2.4 數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性與安全性

系統(tǒng)對信息進行實時動態(tài)監(jiān)控，所有的審批流與操作，后臺均留有痕跡，做到數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可追溯，以此來保障系統(tǒng)的可靠性[8]。

系統(tǒng)對人員訪問通過權(quán)限來加以控制，可以特定授權(quán)和根據(jù)條件來集體分配相結(jié)合的方式授權(quán)，通過設(shè)置處理業(yè)務(wù)人員所在部門、所處崗位等方面的信息來加以篩選和控制。

系統(tǒng)的服務(wù)器采用必要的安全措施，如雙機熱備、異地備份，防火墻等。因為如果全部實現(xiàn)了無紙化管理卻沒有完備的災(zāi)備措施，一旦出現(xiàn)故障，影響重大[9]。

3 無紙化管理的特色模塊

盛京醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)自2005年上線使用以來，一直致力于醫(yī)院管理信息化的具體實施。現(xiàn)在，醫(yī)院已經(jīng)在辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺上開發(fā)出了科研、教務(wù)、醫(yī)務(wù)、護理、黨務(wù)、院務(wù)的辦公流程化等一系列管理功能模塊，并且隨著醫(yī)院實際需求的增加而繼續(xù)擴展功能領(lǐng)域。

3.1 “短信+APP”預(yù)警

通過無紙化辦公平臺，醫(yī)院把醫(yī)院的水、電、氣及相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的信息采集起來，做到實時監(jiān)控、預(yù)警，出現(xiàn)問題及時通過短信平臺或者醫(yī)院APP推送信息給主管領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人。

3.2 全預(yù)算生命周期閉環(huán)管理

醫(yī)院從預(yù)算的制定，到資產(chǎn)招標(biāo)、合同、驗收、入庫、使用、維修、轉(zhuǎn)移、報廢等全生命周期動態(tài)跟蹤管理，從而使醫(yī)院管理者可以時刻掌握醫(yī)院的資產(chǎn)信息，合理地調(diào)配資源，進而提升醫(yī)院的整體管理水平。

資產(chǎn)管理的目標(biāo)是實現(xiàn)資產(chǎn)預(yù)算、前期、運維和報廢等全生命周期的物流、財流和信息流的閉環(huán)式管理體系架構(gòu)。這樣的架構(gòu)促使各職能科室之間共享資產(chǎn)信息，各司其職補充完善數(shù)據(jù)，使得資產(chǎn)從申請到入庫，從使用到報廢各個環(huán)節(jié)的情況清晰明了，同時與財務(wù)的記賬管理對接，做到物賬統(tǒng)一。

3.3 移動辦公

移動互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，也為醫(yī)院移動辦公的發(fā)展帶來了契機。我院自主研發(fā)了適合醫(yī)院內(nèi)部管理使用的APP，即“盛京OA”。由于醫(yī)院的辦公平臺在醫(yī)院的內(nèi)網(wǎng)管理，當(dāng)員工不在醫(yī)院時，對于突發(fā)工作，無法及時有效地處理。移動辦公APP的出現(xiàn)，使各類申請、審批及信息的實時查詢更加便捷，使得醫(yī)院無紙化管理更為徹底，使醫(yī)院的管理水平邁上了一個新的臺階。

3.4 360度考核

360度評估考核是對被評價人進行匿名評價的綜合評價系統(tǒng)。相對于評價人和受評價人都有不同的特點。并且可以客觀、全面地收集受評價人的信息并進行分析。系統(tǒng)通過對考評參數(shù)的設(shè)置，完成對被考評人各維度的評價數(shù)據(jù)采集、自動匯總、輔助評價等功能，有利于醫(yī)院對中層干部的管理。

4 無紙化管理的優(yōu)勢

無紙化實際上只是一種結(jié)果的體現(xiàn)，它的內(nèi)在意義是健全業(yè)務(wù)流程管理和過程監(jiān)控[10]。與傳統(tǒng)的辦公方式相比較，無紙化辦公審批速度快，可以通過電腦、手機在有網(wǎng)絡(luò)的地方隨時處理公務(wù)，由于采用了信息化流程的申請審批，節(jié)約了大量紙張成本(見表1)。以公告通知和請假申請為例，近三年我院發(fā)布公告通知1 900余次，各類請假申請12 000余次，由此可見，采用了無紙化辦公能夠節(jié)約大量辦公成本。同時相關(guān)辦公信息都電子化存儲在服務(wù)器中，節(jié)省了空間成本，又有利于智能化信息查詢，大大提高了辦公的效率。

表1 無紙化辦公后的對比分析

5 結(jié)語

醫(yī)院無紙化管理依托于醫(yī)院信息化的發(fā)展，基于醫(yī)院互聯(lián)互通信息平臺的實現(xiàn)，以人力資源為軸線，把醫(yī)院的管理環(huán)節(jié)串成一條線，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)流與數(shù)據(jù)流的融合。不僅僅降低了管理成本，還大大地提高了管理效率，實現(xiàn)了移動、實時的醫(yī)院內(nèi)部管理，實現(xiàn)了運行于帷幄之中，決策于千里之外的管理目標(biāo)，提升了醫(yī)院在信息化時代的管理水平。