“互聯網+”背景下的高校檔案管理模式探究

陳小磊

【摘要】在“互聯網+”作為一種國家發展戰略的大環境下，高校的檔案管理工作也應該緊隨時代發展風向標，根據自身情況去探究新的管理模式。在“互聯網+”時代，網絡技術及信息技術的發展，使數字化、信息化、網絡化逐漸引領這個時代的潮流。在這樣的新形勢下，檔案管理應改造升級傳統管理方式，不斷發現并利用新的發展引擎，為打造智慧社會、智慧生活服務添加新助力。故此在“互聯網+”的背景下，高校的檔案管理模式工作應與互聯網有機結合，在檔案管理工作的系統化、數據化、及檔案利用服務方面進行不斷的探究和創新。

【關鍵詞】互聯網+ 創新 思維 資源整合 系統構建

【課題項目】“互聯網+”視域下高校黨建檔案管理模式探究，課題編號：DJY201702。

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）07-0002-01

一、“互聯網+”背景下的管理體系構建：

1.培養互聯網絡思維模式，將原有檔案管理模式與互聯網絡結合來開展工作。

目前高校一般大學生的基本的紙質檔案材料包括高考材料、錄取表、畢業生登記表、中學生登記表、學校鑒定表、考試成績表、素質拓展表、獎勵及處分材料、黨員材料等信息。檔案資料基本都是紙質版的，一旦出現問題需要修改，工作量大，而且部分材料修改很難實現。

2.高校檔案管理工作信息化建設的基本內容。

（1））軟硬件設施的建設。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設施的支持，對于硬件設施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機以及存儲設備，工作主要內容是做好計算機以及電子文件存儲設備的安全維護與數據備份管理。對于軟件設施，則主要是選擇操作容易、維護簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。

（2）高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規范、標準以及統一的數據格式對各種電子文件資源進行整理，可以在檔案管理信息部門設置中心系統，作為收發、存儲以及整理電子文件的中轉站，提高信息的收集以及保管工作的效率。

（3）檔案管理系統的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數據庫處于安全可靠的狀態，對這些電子檔案進行訪問使用必須經過相應的授權后方可執行。

二、建立網絡學籍管理系統的必要性與優越性：

1.隨著互聯網技術的快速發展和網絡應用的普及，我國高校原有的半手工操作的小型數據庫已經很難適應新的發展趨勢，所以需要建立一套完整的、規范的學生學籍檔案信息管理系統，實現管理信息化、規范化和科學化，構建一體化的管理和應用服務平臺。

2.從學生入校開始的一切檔案資料錄入檔案信息系統進行信息化存儲。高校可以建立自有的檔案信息數據系統。專門用來存儲和管理學生日常檔案變動，充分利用互聯網技術實現資料錄入、修正、監督、反饋和查閱等。

3.學籍管理工作的信息化可以極大的提高工作效率，做到情況反映及時迅速、數據統計準確可靠，信息搜集全面客觀。

4.加強各教學、系部之間的信息交流，便于各級領導和部門掌握情況。

三、互動式檔案管理系統模式的優越性：

1.在“互聯網+”的背景下，檔案管理體系不再是以往的單方向傳遞信息。利用互聯網技術，將紙質檔案材料信息化，以檔案管理部門為主，實現學生、輔導員、檔案部門管理人員等多方面信息的增補和修正。

2.在不涉及學生隱私的前提下，可以使得各方面的信息互動反饋，這樣做一方面能夠避免信息的失真，另一方面能夠及時對信息進行補充和修正。對此從兩方面進行探究。

四、加強數字化建設，進行數字資源整合：

1.檔案工作者可以將傳統的紙質檔案數字化，與互聯網、新媒體信息的收集、整理、歸檔相結合。就目前來看，互聯網信息已經占相當大的比重，忽視對互聯網及新媒體信息的歸檔，不利于檔案信息的完整性保存。

2.在重視互聯網信息檔案歸檔的同時，檔案管理部門還要對互聯網信息、新媒體信息的分類等方面進行研究，其特性決定了與傳統檔案分類的區別。

五、“互聯網+”背景下檔案資源信息資源共享系統的建立：

檔案管理機構應共同協作，建設全國開放檔案信息資源平臺，真正將互聯網與檔案融合，不斷完善“互聯網+檔案”的資源建設，逐步把全國已上網開放的檔案信息集中收集起來。積極推進檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。國家檔案局網站已經開通“國家開放檔案信息資源共享利用系統”。

六、高校檔案管理信息化完善策略研究：

1.實現高校檔案管理信息體系的標準化。提高高校檔案管理信息化建設水平，應該注重對高校檔案管理信息化體系的建設制定相應的標準。高校檔案管理部門可以結合國家制定的《電子文件歸檔與管理規范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規范性的文件，并結合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現高校檔案管理的標準化與規范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。

2.結合高校的實際情況建立檔案數據庫以及網絡平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應該根據自身的檔案類型將其分為教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數據庫。其次，應該根據高校檔案管理的數據庫，建立檔案資源共享網絡平臺，通過網絡平臺，高校內部或者是社會機構可以通過相應的權限，對高校檔案資料進行查詢，進而提高高校檔案資料的使用效率。

3.提高高校檔案管理部門的工作隊伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關系到高校檔案管理工作質量，因此對于高校檔案管理工作的改進應該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點針對檔案管理軟件的使用、資料數據庫的維護以及檔案管理理論對工作人員進行教育培訓，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。

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