淺談中職學校檔案管理工作現狀與對策

趙博迪

在當前社會發展的新形勢下，加強中職學校的檔案管理顯得極其重要。本文就目前檔案管理工作中存在的一些問題進行了分析并提出建議，對當前中職學校開展檔案管理工作具有積極的現實意義。

1 當前檔案管理工作的現狀

1.1 對檔案管理的重要性缺乏認識

當前部分中職學校忽視了檔案管理的重要性，片面地認為學校不同于政府職能部門，檔案管理沒有必要具備高標準要求，意識不到檔案在教育事業上的促進作用，導致檔案管理方面的投資嚴重不足，檔案工作嚴重缺乏規范化的管理。

1.2 信息化管理系統建設不完善

盡管目前信息化管理方法已經推廣開來，但是依然存在許多問題。（1）硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供完善的基礎條件。（2）檔案管理軟件功能的不健全及軟件程序開發的復雜程度較高等一系列問題，也制約著檔案管理的規范化發展。信息化建設的不完善，致使信息化管理滯后，導致了檔案管理工作在新形勢下難以順利開展。

1.3 檔案管理的手段與模式比較落后

（1）現階段以紙質材料為主要載體的記錄手段依然比較常見。如，目前的人事資料仍以紙質材料為主，紙質的管理方式與信息化管理相比滯后性尤為突出。（2）檔案內容不完善。如，我國人事檔案管理突顯了個人信息記錄不完善、信息記錄陳舊、信息記錄有沖突等許多問題，究其原因依然是管理手段與管理模式的落后。（3）檔案管理的風險較高。如，當前的紙質檔案材料在管理中遇到火災、水災等突發的自然災害事件易遭受巨大的不可估量的損失。

1.4 檔案管理人員業務水平不高

現在一些職業學校嚴重缺乏對檔案的綜合管理力度，學校沒有設立專職的檔案管理員，部份管理人員沒有檔案基礎也沒有接受過相關的培訓就直接安排上崗，這樣的管理人員業務水平較低，根本不具備檔案管理工作，不能科學合理地對學校各類檔案進行分類、整理、歸檔、保管，更談不上講求專業性的檔案開發和利用以及實行規范化的管理。

2 加強檔案管理體系建設的措施

2.1 提高認識、加強領導、強化檔案管理意識

加強對檔案工作重要性的認識，認真學習《檔案法》及有關規定，提高領導干部和全體師生員工對檔案工作的參與力度，達到全員參與、齊抓共管的局面。按《檔案法》有關規定，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循、有法可依。（1）要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。（2）要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、人事等各種類別的檔案。

2.2 加強檔案的信息化、規范化、標準化建設

要正確樹立檔案是學校重要信息資源的觀念，需制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制，建立完善的電子檔案建檔、歸檔的制度。要通過組織檔案管理人員進行業務學習和技術培訓，使他們盡快地掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子檔案工作的重任，并應加強以下幾方面的建設力度：（1）建設檔案數字化基礎平臺、檔案信息采集和存貯平臺、檔案自動化管理平臺、檔案網絡化利用的服務平臺以及部分數字資源共享平臺。（2）購置檔案專用掃描儀，對近期使用頻繁的檔案和早期急需保護的檔案率先進行數字化處理，實行穩步推進；做好學校辦公自動化系統與檔案管理系統的接口，實現電子文件的自動歸檔，逐步建立檔案數字信息交換平臺和相關的系統模塊。（3）采用自建和外包相結合的方式對所有重要的紙質檔案進行數字化處理，使得檔案室初具信息化規模，以適應學校發展和社會進步的需要。

2.3 加強檔案管理的數據庫建設

檔案管理信息數據庫是進行檔案信息化管理的基本保障。只有建立了檔案信息數據庫，檔案管理工作才能實現簡單、高效、方便快捷的運作機制。在建立數據庫時應注意以下問題。（1）統一系統軟件的主要信息，確保信息的及時性、準確性和完整性。（2）確保系統軟件的統一，以降低信息轉換的難度，促進數據的共享和溝通。（3）定期進行數據庫維護與升級，使檔案信息管理具有時效性和穩定性。（4）加強網絡安全管理，實現數據庫網絡資源共享，讓各部門使用人員能在計算機共享條件下實現檔案信息的讀取與調用。

2.4 提高檔案管理人員的專業水平

檔案管理是一項專業性很強的工作，特別是在當前社會形勢變化不斷加快的背景下，要求檔案工作者不僅要有豐富的業務知識和較強的專業技能，還要熟悉對計算機、互聯網以及各種相關軟件的操作。因此，應確立專職檔案管理崗位，配備專業檔案人員，同時加強對相關檔案管理人員進行技術、專業化的培訓，加強其對信息化技術的熟練掌握，并要不斷地強化繼續教育，對檔案管理人員定期進行新知識、新技術的教育，以適應檔案工作發展的需要。

3 結束語

建立和完善學校的檔案管理制度，實現科學、有效的信息管理自動化，有利于學校檔案能及時查閱和利用。做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，既要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現；又要熟悉檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率；更要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度把檔案工作做得更好，使之發揮更大的作用。

（作者單位：湛江機電學校）