電子檔案紙質檔案長期并存探究

陳彩虹

現代電子信息技術的發展為紙質文件向電子文件的過渡提供了條件。在檔案形式從紙質到電子轉換的過程中，檔案工作者如何去處理電子檔案與紙質檔案的共存和更換也成為一個亟需思考和解決問題的。本文從電子檔案和紙質檔案的各自的特征出發，分析了電子檔案與紙質檔案并存的必要性，并深入探究了紙質檔案與電子檔案并存的問題。

1 電子檔案及紙質檔案各自的特征

傳統的紙質檔案是一種以紙張為載體的檔案，紙質檔案的特征總結起來如下：檔案信息對載體的依附極強嗎，以紙質為媒介，記錄原始信息，且在檔案信息與載體緊密結合的情況下，載體與信息難以重新分離，信息可以長期保存。雖然紙張在一定條件下可能發生水解和氧化反應，也可能著火。然而，排除這些偶然的因素，紙張顯然比以前的記錄載體如木板、動物皮革和石頭用有更長的使用壽命和更大的存儲能力；工作量很大，信息獨占性明顯。紙質檔案在歸檔時，所需的人力更多，并且同一時間，不同地點的紙質檔案資源無法共享；此外，紙質檔案要占用了一定的空間，檔案管理也會更加困難。

電子檔案指的是從電子文件中轉換出來的文件，基于電子介質為載體可以被計算機識別的檔案。電子檔案是檔案現代化的產物。電子檔案的主要特征如下：信息存儲密度高。各種電子媒體，如磁盤和光盤，具有海量存儲的功能，存儲空間小，存儲方便。信息形式更加多樣化。電子檔案的內容可以是圖片、文字、聲音、圖像，其內容多樣、形象生動，這是電子檔案的最大特點。

2 電子檔案和紙質檔案并存的必要性分析

2.1 兩種形式的檔案都是社會所需的

紙質檔案收集與管理的重點是根據檔案的來源、內容和時間對檔案進行分類、整理和歸檔。電子檔案管理的重點是在技術條件轉換的前提下配備必要的電子設備。雖然紙質檔案和電子檔案的功能和特征各不相同，但這兩種文件的優點在社會上都是必要的，兩者都不能輕易替代對方。紙質檔案雖然不利于信息的傳遞，但它的原始性很強。電子檔案雖然具有更大的信息存儲能力和更高的信息共享能力。然而，電子檔案也有自身難以克服的缺點：電子檔案的載體是不耐用的，數據容易丟失，單純使用電子載體，容易造成一些不必要的損失；此外，電子檔案在形成、管理、運輸等方面也有其局限性，它的穩定性、真實性和完整性易受多種因素影響。

2.2 紙質檔案有其不可替代性

從發展的觀點來看，電子檔案無疑是新生產力的代表。那么電子檔案能取代紙質檔案嗎？答案當然是否定的。其原因是人類使用紙質文件的歷史較長，在紙質文件的管理方面更有經驗。司法部門也早就形成了一套成熟的檔案鑒定技術。法律文件也承認文件檔案的作用和效力。古往今來，紙質檔案在許多重大的司法案件中起著重要的作用。直到今天，紙質檔案的權威在法律體系中得到了廣泛的認可?？梢哉f，紙質檔案的權威性是毋庸置疑的。此外，許多具有憑證功能的電子文件必須必須復制和存檔，才可以確保其安全性。可以說，即使是先進的科學技術，即使電子檔案的優勢是顯而易見的，在信息時代，用電子檔案完全取代紙質文件是不現實的。

3 電子檔案與紙質檔案長期并存的建議

3.1 完善及健全檔案管理標準與制度

電子信息技術的廣泛應用，新形式的檔案載體的出現和管理的智能化，要求檔案部門進一步完善規范和制度，為電子檔案和紙質檔案的轉換、對接和管理提供制度保證。鑒于此，檔案部門應根據電子檔案的特點設定電子數據格式標準，頒布了電子檔案的著錄、標引規則以統一電子數據的格式，并明確規范電子檔案信息載體，硬件設備、存儲格式和轉換格式的標準，并要求檔案管理者做好電子檔案的歸檔與管理的工作，嚴格執行規定的內容。

3.2 提高兩種檔案的關聯性，進行同步歸檔

從信息安全的角度來看，電子檔案與紙質檔案的共存將持續很長一段時間。從檔案管理和利用的角度，將各種有價值的檔案內容進行記錄和歸檔，其目的是改善檔案的基礎，促進檔案資源的共享。因此，檔案管理人員應在做好電子檔案和紙質檔案的管理工作的基礎上，做好電子檔案和紙質檔案的同步存檔，加快紙質檔案的電子掃描和轉換的進程，有序的將紙質檔案逐漸轉變成電子檔案。同時將那些少量的電子檔案復制、保存，或將其轉換成紙質檔案，使其能夠脫機保存，以加強電子檔案和紙質檔案的關聯，減少這兩種檔案因為原始數據丟失所造成的不便等問題。

3.3 加強電子檔案管理體系的創新

電子檔案與紙質檔案管理工作要取得顯著成效，就必須不斷在模式、理念和手段方法上創新。許多機構的內部檔案部門沒有獨立性，它的主要職能是執行相關的決策而不是決策，這種相對落后的管理模式已經不適應當今社會的發展，這也制約了檔案管理與利用的成效。這就要求企業和機構應不斷提高自身的檔案管理意識，將檔案部門設立為直屬單位，要求檔案部門資源開發、人員編制等方面進行全方位的創新，為檔案管理工作提供良好的環境。檔案部門應解放思想，改變過去那種重館藏輕利用的發展理念，不斷充實館藏內容，提高館藏質量，嚴格電子檔案標準與館藏要求，并在檔案管理方法、環節和手段上做出改變，變紙質文件為系統的電子文件組合，完善紙質檔案信息化轉換流程與管理程序。

3.4 強化檔案保管設施的建設

紙質檔案和電子檔案的保存和管理都需要一定的物質基礎，需要在保管設施完備、條件安全的情況下進行。紙質檔案通常是以“件”為保管單位進行檔案保管的。一般來說，同樣的內容，以紙張為媒介創建檔案的數量相對龐大，并隨著時間的推移會出現越來越多的紙檔案，檔案保管對空間的需求也會越來越大，這將給檔案管理人員帶來一定的壓力。同樣，電子檔案雖然占用空間較少，但其保存和利用對存儲設備和電子系統有更高的要求。因此，在基礎設施建設過程中，企事業單位必須首先對檔案庫房進行總體布局，確保檔案庫房布局合理，確保檔案保管環境安全、保密。一般來說，檔案庫房要滿足檔案管理的防潮、防火、防火、防盜、防塵的要求，并遠離易燃易爆場所。

（作者單位：浙江省長興縣人民法院）