淺談中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

吳世芬

摘 要：中小企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分。由于規(guī)模小，管理意識(shí)薄弱，各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制相對(duì)不健全，給中小企業(yè)的發(fā)展帶來很大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。本文針對(duì)中小企業(yè)重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)——銷售環(huán)節(jié)，在分析中小企業(yè)加強(qiáng)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制重要性的基礎(chǔ)上，深入探討了中小企業(yè)銷售業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)和存在的問題，并針對(duì)性提出了相應(yīng)地加強(qiáng)中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的對(duì)策措施，以期促使中小企業(yè)更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保障中小企業(yè)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 內(nèi)部控制 銷售環(huán)節(jié)

中圖分類號(hào)：F276.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-0298（2018）02（c）-105-02

在十九大的報(bào)告中明確指出，截至目前，我國(guó)登記注冊(cè)的民營(yíng)企業(yè)2498萬戶，個(gè)體工商戶6154萬戶，每天新登記市場(chǎng)主體4.9萬戶，新增企業(yè)1.6萬戶，企業(yè)活躍度保持在70%左右。民營(yíng)企業(yè)用近40%的資源，創(chuàng)造了我國(guó)60%以上GDP，繳納了50%以上的稅收，貢獻(xiàn)了70%以上的技術(shù)創(chuàng)新和新產(chǎn)品開發(fā)，提供了80%以上的就業(yè)崗位，發(fā)展成為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分和我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

民營(yíng)企業(yè)中有90%是中小企業(yè)，中小企業(yè)由于規(guī)模小，管理意識(shí)薄弱，各個(gè)環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，沒有完整的內(nèi)部控制制度，給企業(yè)的發(fā)展帶來很大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。銷售環(huán)節(jié)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，是企業(yè)獲利的前提和條件，銷售環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)很容易出現(xiàn)舞弊行為，為了更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，加強(qiáng)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制是非常必要和重要的。

1 中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)和存在的問題

銷售是指企業(yè)出售商品（或提供勞務(wù)）及收取款項(xiàng)等相關(guān)過程。中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)部控制要點(diǎn)主要是客戶開發(fā)、信用管理、銷售定價(jià)、訂立銷售合同、發(fā)貨和收款。在目前中小企業(yè)的銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控中往往存在以下問題。

1.1 信用管理制度不完善

中小企業(yè)由于規(guī)模小，往往沒有設(shè)置獨(dú)立的信用管理部門，對(duì)客戶的基本資料、信用資料、以往交易資料、市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)資料等信用信息比較缺乏，信用分析又沒有及時(shí)跟進(jìn)，在一些競(jìng)爭(zhēng)激烈的業(yè)務(wù)上，有些企業(yè)更是為了提高銷售額或擴(kuò)大產(chǎn)品的市場(chǎng)份額，盲目賒銷，容易造成應(yīng)收賬款被拖欠，甚至有的成了死賬，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 價(jià)格管理體系缺失

中小企業(yè)可能沒有完整的銷售價(jià)格體系，制定銷售價(jià)格也往往沒有市場(chǎng)調(diào)研，很可能是負(fù)責(zé)人和一個(gè)部門自行確定。定價(jià)低了沒利潤(rùn)，高了沒有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，在價(jià)格體系制定的時(shí)候又往往缺少與財(cái)務(wù)部門的溝通和協(xié)作，使價(jià)格折扣和折讓缺乏控制，或是銷售價(jià)格體系執(zhí)行不到位，給企業(yè)帶來經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 合同簽訂缺乏規(guī)范

中小企業(yè)由于銷售模式比較單一，客戶群體比較分散，很多業(yè)務(wù)沒有簽訂合同，加上法律意識(shí)缺乏，合同文本的撰寫不夠規(guī)范，雙方權(quán)利和義務(wù)沒有明確，這樣往往會(huì)影響合同本身的效力，容易引起經(jīng)濟(jì)糾紛，給企業(yè)帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。

1.4 發(fā)貨管理存在漏洞

中小企業(yè)由于人力資源成本高和信息化管理沒到位的原因，可能要求倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨的流程簡(jiǎn)單，在發(fā)貨過程中，可能由于信息傳遞失誤，導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)發(fā)錯(cuò)貨物或者發(fā)出貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格與合同不符，客戶要求退貨，也有可能庫(kù)存管理不科學(xué)，特別是一些有保質(zhì)期的商品，沒有一套科學(xué)出貨的原則，可能就造成商品接近過期而無法出貨，或出貨后客戶要求退貨的情形，給企業(yè)帶來運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

1.5 賬款回收職責(zé)不清

中小企業(yè)由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，為了獲得市場(chǎng)份額，往往給予客戶較長(zhǎng)的付款期限來實(shí)現(xiàn)銷售，而在具體實(shí)施過程中，往往是銷售部門負(fù)責(zé)銷售，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)回款，兩部門職責(zé)不清，導(dǎo)致回款不力，輕則延長(zhǎng)付款期限，重則形成壞賬，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

2 加強(qiáng)中小企業(yè)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控的對(duì)策措施

為了更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)健康發(fā)展，建議對(duì)銷售環(huán)節(jié)內(nèi)控從以下幾方面采取措施。

2.1 完善客戶信用信息

2.1.1 客戶建檔

我們首先對(duì)企業(yè)基本信息如企業(yè)名稱、法人、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)地址、經(jīng)辦人等進(jìn)行登記，并派出業(yè)務(wù)人員進(jìn)行實(shí)地考察。

2.1.2 合理授信

中小企業(yè)對(duì)擬授信客戶進(jìn)行資信調(diào)查分析，通過國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)，查詢企業(yè)信用情況，了解企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表、考核其整體運(yùn)營(yíng)情況，通過調(diào)查表的方式，設(shè)立評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，建立不同的信用政策，信用政策主要由信用標(biāo)準(zhǔn)、信用條件、收賬方案構(gòu)成。信用標(biāo)準(zhǔn)要結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況和財(cái)力承受能力，制定適中的額度，不同的企業(yè)給予不同的信用額度，超過這個(gè)額度，要經(jīng)過授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.1.3 動(dòng)態(tài)跟蹤

業(yè)務(wù)人員要加強(qiáng)一線市場(chǎng)的走訪，實(shí)時(shí)獲取最新的信息，對(duì)客戶的經(jīng)營(yíng)情況及時(shí)了解，對(duì)他們的付款流程要實(shí)時(shí)掌握，財(cái)務(wù)部門也要對(duì)客戶的往來明細(xì)及時(shí)反映，多部門溝通，對(duì)信用政策要有動(dòng)態(tài)的跟蹤，使應(yīng)收賬款的管理在控制范圍內(nèi)正常回籠。

2.2 建立價(jià)格管理體系

銷售定價(jià)直接影響企業(yè)利潤(rùn)，定價(jià)失誤輕則會(huì)使企業(yè)減少利潤(rùn)，重則會(huì)影響市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。中小企業(yè)要加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)查，合理確定產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格，完善價(jià)格管理體系。定價(jià)的因素有以下幾點(diǎn)。

（1）準(zhǔn)確計(jì)算產(chǎn)品的實(shí)際成本，包括生產(chǎn)成本（采購(gòu)成本）、銷售成本、管理成本，財(cái)務(wù)成本等。

（2）在實(shí)際成本確定的情況下，加合理的利潤(rùn)，同時(shí)參考市場(chǎng)同類產(chǎn)品的價(jià)格，或者替代品的價(jià)格，作出正確的定價(jià)策略。

（3）運(yùn)用銷售折扣和銷售折讓方式，完善價(jià)格管理體系。

2.3 建立合同管理機(jī)制

中小企業(yè)銷售部門應(yīng)在銷售合同簽訂前，與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、磋商和談判，關(guān)注客戶的信用狀況，確定銷售價(jià)格，交貨地點(diǎn)、交貨期限和結(jié)算方式等相關(guān)內(nèi)容。合同就不同的客戶，按購(gòu)銷的不同貨物、銷售量、雙方協(xié)商的單價(jià)，確定總金額，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。重大的銷售業(yè)務(wù)談判應(yīng)當(dāng)吸收財(cái)務(wù)、法律等專業(yè)人員參加，并形成完整的書面記錄。企業(yè)給予業(yè)務(wù)人員一定的權(quán)限，包括價(jià)格和客戶的信用政策，如客戶提出賒購(gòu)要求時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)遵守企業(yè)的銷售政策，超過權(quán)限的，要領(lǐng)導(dǎo)審批，業(yè)務(wù)涉及金額過大，超過定價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和信用政策的，還需要提交管理層會(huì)議，進(jìn)行集體審批決議。

2.4 發(fā)貨管理的控制

企業(yè)銷售部門的業(yè)務(wù)人員按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售合同開具相關(guān)的銷售通知單，如果企業(yè)使用信息化系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員就在銷售訂單模塊編制銷售通知單，如果沒有用信息化系統(tǒng)，就手工開具銷售通知單一式三聯(lián)，填制貨物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、金額，通知倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨，倉(cāng)庫(kù)員接到通知單，對(duì)其進(jìn)行審核，嚴(yán)格按照所列項(xiàng)目組織發(fā)貨，確保貨物的安全發(fā)運(yùn)，客戶上門自提的，直接在銷售通知單上簽字，如要求貨物送到客戶指定地點(diǎn)的，聯(lián)系運(yùn)輸單位，注明發(fā)貨數(shù)量，拿回運(yùn)單，聯(lián)系客戶驗(yàn)收確定型號(hào)、數(shù)量、金額無誤后，在送貨單上簽字蓋章，把回執(zhí)單及時(shí)交到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門及時(shí)開具銷售發(fā)票，確保每筆業(yè)務(wù)都開具發(fā)票。企業(yè)對(duì)于貨物退回，設(shè)立審批程序，由客戶提出，是什么原因要退貨，如果是質(zhì)量問題，企業(yè)馬上安排技術(shù)人員鑒定，進(jìn)行售后處理，該退的就退，不退的就安排維修或更換零件及時(shí)處理。

2.5 應(yīng)收賬款管理

中小企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款，應(yīng)該明確職責(zé)，同時(shí)實(shí)行回籠資金與業(yè)務(wù)人員的業(yè)績(jī)掛鉤，推行“誰經(jīng)辦、誰催收、誰審批、誰負(fù)責(zé)”的原則，銷售部門負(fù)責(zé)應(yīng)收款催收，催收記錄妥善保存，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項(xiàng)的回收，并協(xié)同銷售部門，參照客戶的信用等級(jí)，通過合同中約定的收款期限，建立臺(tái)賬，時(shí)時(shí)跟蹤，科學(xué)準(zhǔn)確分析賬齡。久未收到的欠款采取多種手段進(jìn)行催收，需進(jìn)入法律訴訟程序的，提供合同、簽字蓋章的回執(zhí)單和發(fā)票，進(jìn)行起訴，對(duì)已經(jīng)取得確鑿證據(jù)確認(rèn)無法催收的死賬和呆賬，進(jìn)行妥善的會(huì)計(jì)處理，報(bào)稅務(wù)部門備案，對(duì)企業(yè)所得稅進(jìn)行合法地處理。

3 結(jié)語

銷售環(huán)節(jié)是中小企業(yè)運(yùn)營(yíng)中最重要而又控制最薄弱的環(huán)節(jié)之一。中小企業(yè)必須加強(qiáng)銷售環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，各部門與人員之間相互約束、相互監(jiān)督，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)降至最低，保障企業(yè)健康發(fā)展。

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