淺談房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案管理

馮璐

【摘 要】近年來，大型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)飛速發(fā)展，開發(fā)的項(xiàng)目逐漸增多，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的有效管理也顯得愈發(fā)重要。文章從理論和實(shí)際出發(fā)，分析了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的范圍和特點(diǎn)，重點(diǎn)論述了工程檔案的收集整理要求，指出在日常借閱工作中需要注意的問題，并對項(xiàng)目施工方的檔案管理工作提出了要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；房地產(chǎn)；工程檔案

【中圖分類號】F293.33 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）05-0230-02

檔案管理是一個公司生產(chǎn)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)工作之一，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和還原歷史面貌的一項(xiàng)重要工作。在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案中，工程檔案占有很大的比重，是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容之一，工程檔案實(shí)質(zhì)上反映了在建工程的真實(shí)狀況。項(xiàng)目工程檔案管理的好壞直接影響工程管理質(zhì)量，影響房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)整體的經(jīng)濟(jì)效益。筆者依據(jù)自身工作經(jīng)驗(yàn)，試對房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案管理做出分析，以期進(jìn)一步加強(qiáng)房地產(chǎn)工程檔案的管理工作，從而提高檔案管理整體水平，促進(jìn)房地產(chǎn)開發(fā)活動的健康長期有序發(fā)展。

1 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案歸檔范圍

根據(jù)由住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部發(fā)布，2015年5月1日起實(shí)施的《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T50328-2014），并結(jié)合實(shí)際工作需要，本文將房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案的歸檔范圍分為準(zhǔn)備資料、施工文件、竣工備案文件、合同資料及聲像電子文檔資料等。

（1）準(zhǔn)備資料。即項(xiàng)目決策立項(xiàng)階段的文件。包括項(xiàng)目的用地、規(guī)劃、施工許可證類文件，初步設(shè)計(jì)圖、文本等文件，勘察、環(huán)評、施工圖審查報(bào)告等，招標(biāo)相關(guān)文件等資料。

在房地產(chǎn)項(xiàng)目運(yùn)營管理過程中，其利潤貢獻(xiàn)和運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)從項(xiàng)目前端到后端呈現(xiàn)出的是遞減特性。因此，對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)而言，規(guī)劃設(shè)計(jì)及施工階段是房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目開發(fā)運(yùn)營過程中最為核心和關(guān)鍵的階段，也是集中評審和審批關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)最為集中的階段，是需要各職能業(yè)務(wù)部門的通力配合方能有序推進(jìn)的。

（2）施工文件。即中標(biāo)單位（項(xiàng)目施工方）在施工過程中形成的一系列資料文件檔案。這部分資料需要施工承包單位待工程結(jié)束時，按照單體組卷，移交房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)存檔。這就需要房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)監(jiān)督施工單位將各類檔案按時、有序提交成卷檔案。

主要的文件有以下4類：一是土建、安裝質(zhì)量控制資料；二是土建工程竣工文字材料；三是給排水、電氣、消防、通風(fēng)、空調(diào)、電梯、裝飾等工程文字材料；四是竣工圖，分為綜合管線圖和各專業(yè)竣工圖。

施工文件對一個項(xiàng)目的開發(fā)工作起著主導(dǎo)作用，直接對項(xiàng)目的開發(fā)質(zhì)量、過程安全管控、工程進(jìn)度與過程管理行為控制進(jìn)行管理。

（3）竣工備案文件。竣工備案文件指工程完工后進(jìn)行的驗(yàn)收考核各項(xiàng)工作產(chǎn)生的檔案文件，作為備案依據(jù)。

就房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)而言，竣工驗(yàn)收備案是企業(yè)業(yè)績指標(biāo)之一，是決定該項(xiàng)目是否可以進(jìn)行利潤結(jié)轉(zhuǎn)的重要前提條件，是聯(lián)系項(xiàng)目施工建設(shè)階段和交房入伙階段的一個重要的橋梁性工作。因此這一階段所形成的竣工備案文件也十分重要。

（4）合同資料。包含設(shè)計(jì)、標(biāo)底編制、放樣及竣工測量、勘察、主體施工、監(jiān)理、樁基、管道等合同。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的合同種類繁多，關(guān)乎該項(xiàng)目的成本、進(jìn)度、收益，同時還是法律保障。因此，加強(qiáng)房地產(chǎn)企業(yè)的合同管理可以保證企業(yè)的正常運(yùn)行，促進(jìn)企業(yè)的健康良好發(fā)展。

（5）聲像電子文檔資料。主要是指項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的設(shè)計(jì)光盤和照片等。這部分檔案主要運(yùn)用在在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)（甲方）對施工單位（乙方）進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時，做到有據(jù)可查，避免造成互相推諉責(zé)任的情況發(fā)生。

2 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的特點(diǎn)

（1）成套性。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的工程檔案反映了一個單位建設(shè)工程的活動成果，這些成果包含設(shè)計(jì)部門的設(shè)計(jì)成果、施工單位的建筑成果、建設(shè)單位的開發(fā)成果等。一套完整的工程檔案應(yīng)包括建筑、結(jié)構(gòu)、水、強(qiáng)弱電、設(shè)備、外墻、裝飾等一系列專業(yè)文件，各部分相互聯(lián)系密切，不可分割。

（2）動態(tài)性。設(shè)計(jì)圖紙文件是可做修改的，這是工程檔案的一大特征。施工圖審查合格后不一定完全按照此圖施工，可能由于現(xiàn)場施工的實(shí)際情況、施工環(huán)境、施工條件和自然條件等因素的影響不得不進(jìn)行一些設(shè)計(jì)上的修改、補(bǔ)充。這就要求檔案管理人員對這一部分檔案進(jìn)行收集、更新，要保持信息暢通，文件及時歸檔。

（3）階段性。一般房地產(chǎn)工程開發(fā)要經(jīng)過前期準(zhǔn)備、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、施工監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等4個階段。每一個階段都是相對獨(dú)立的，并且只有前一個階段的工程經(jīng)過相關(guān)部門審核驗(yàn)收合格之后方可進(jìn)行下一個階段的工作。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)只有做好前期的項(xiàng)目定位，并在可行性研究報(bào)告經(jīng)審核通過后，才可以與設(shè)計(jì)單位擬定項(xiàng)目產(chǎn)品初步與擴(kuò)充設(shè)計(jì)方案；設(shè)計(jì)方案通過后才能進(jìn)行施工圖的設(shè)計(jì)；只有施工圖審查合格并拿到施工許可證方可進(jìn)行施工。由此可見，房地產(chǎn)工程類檔案是嚴(yán)格按照階段進(jìn)行的，每個階段既密不可分，又有相對的獨(dú)立性，它們相互組成了一個有機(jī)聯(lián)系的整體。

（4）真實(shí)性。工程檔案是隨著該項(xiàng)目工程的建設(shè)同步產(chǎn)生的，是報(bào)批、施工和竣工過程的最原始性記錄。通過工程檔案可以全面考核該項(xiàng)工程的建設(shè)工作是否符合規(guī)范要求，同時也是竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)。因此一定要保證其真實(shí)可信。

3 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案整理立卷的要求

3.1 基本要求

（1）按步驟分類立卷。根據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)工程類檔案整理的特性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)在日常整理工程檔案的過程中將其前期準(zhǔn)備資料、施工過程文件和竣工備案文件分開檔案立卷整理，在每一卷的封面上標(biāo)明項(xiàng)目、期數(shù)、批次、樓棟號及施工單位名稱。這樣既方便了工程結(jié)束時的審計(jì)，又有利于公司日常的資料查找。

（2）分先后有序裝訂。工程檔案的歸檔文件按“件”裝訂整理，要嚴(yán)格按照國家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）進(jìn)行整理，以“件”為保管單位。裝訂時，要注意前后順序：正文在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。工程檔案還涉及圖紙的存檔，所存圖紙應(yīng)當(dāng)存放于專門的底圖柜，并按照專業(yè)排列，相同專業(yè)的圖紙按照圖號順序進(jìn)行排列，包含文字材料的圖紙，按文字材料在前、圖紙?jiān)诤蟮捻樞蜻M(jìn)行存放。

（3）巧編碼多套保管。由于工程檔案的重要性，工程檔案一般不少于兩套，對所有檔案編碼保存，待項(xiàng)目結(jié)束審計(jì)后由該項(xiàng)目公司將兩套完整的工程檔案分別移交至城建檔案館和公司總部檔案室存檔保管。

（4）編制目錄便于查調(diào)。在日常的檔案管理工作中，檔案工作者要編制好每個項(xiàng)目的檔案總目錄和卷內(nèi)目錄，分項(xiàng)目整理，并在檔案柜用標(biāo)簽記錄項(xiàng)目名稱及所存案卷序號。這樣在查詢時，就可以先查詢總目錄的案卷，然后找出相對應(yīng)的卷內(nèi)目錄，迅速找到所需文件的存放處，對照目錄，及時調(diào)出相應(yīng)文件。

3.2 質(zhì)量要求

按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》（GB/T 50328—2014）的要求，歸檔的工程文件必須是原件，檔案工作人員仍需對移交檔案注意以下幾方面：竣工圖紙上沒有蓋竣工圖章的，沒有負(fù)責(zé)人簽字的，在施工過程中出現(xiàn)方案變更的等一些問題一定不可以歸檔，要立即通知相關(guān)單位或部門采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，保證工程資料的完整性、合法性。

3.3 歸檔時間要求

歸檔要盡量提前。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目立項(xiàng)開始直到竣工備案完成，要求各部門各項(xiàng)目在該工程進(jìn)行的每個階段形成的工程資料必須及時上交到房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)；同時，也便于檔案工作人員在收集整理過程中及時發(fā)現(xiàn)問題并處理解決。例如，人力條件有所限制，檔案室可只接受立卷的材料。

4 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)工程檔案的日常借閱管理

工程檔案對于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)有著重要意義，對檔案的借閱在所難免。為了保證原始檔案的安全和完整性，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范工程檔案的借閱活動。一般的做法是做好借閱登記，制作內(nèi)容詳細(xì)的借閱單，規(guī)定嚴(yán)格的借閱時限。

在日常收集整理工程檔案的過程中，筆者發(fā)現(xiàn)與本單位有合作關(guān)系的一些外包建筑施工單位經(jīng)常不能及時上交檔案，更嚴(yán)重的還有檔案遺失情況出現(xiàn)。為了解決此類問題，較為行之有效的是經(jīng)濟(jì)手段。例如，房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)可以通過與外包建筑施工單位訂立合同的方式，收取一部分檔案押金，直到該項(xiàng)目工程完工后，施工單位將完整的檔案移交至房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案部門檢查合格，方可退回押金。這是保證工程檔案完整、及時歸檔采用的一種經(jīng)濟(jì)手段。除了運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段，開發(fā)企業(yè)的檔案人員還要經(jīng)常深入項(xiàng)目工程第一現(xiàn)場，檢查并指導(dǎo)在建項(xiàng)目的相關(guān)資料收集整理工作，可以大大提高日后工程檔案的歸檔效率。

5 結(jié)語

工程檔案在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中有著重要作用，同時也是一個系統(tǒng)化的工作，需要多方人員參與配合，共同遵守相關(guān)的法律法規(guī)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要把握好工程檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，合理立卷，及時歸檔，規(guī)范流程，注意各環(huán)節(jié)要求，保證工程檔案的真實(shí)、有效、完整，確保企業(yè)會用、善用工程檔案，實(shí)現(xiàn)有效持續(xù)發(fā)展。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]黃穗寧.淺談建筑工程檔案資料的管理[J].房地產(chǎn)導(dǎo)刊，2015（7）.

[2]任春芝.房地產(chǎn)工程檔案的特點(diǎn)和管理[J].黑龍江檔案，2000（4）.

[3]郝建華.提高基建檔案現(xiàn)場資料管理的建議[J].陜西檔案，2017（3）.

[責(zé)任編輯：高海明]