淺析信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理問題

翟英姿

摘 要：隨著“大數(shù)據(jù)”時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸滲透到社會的各個方面。信息網(wǎng)絡(luò)化是一把“雙刃劍”，對檔案管理工作既是機遇也是挑戰(zhàn)。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的管理方式、方法都發(fā)生了很多變化，檔案的管理只有適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，不斷改進檔案管理方法，才能使檔案管理在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下得到更長足的發(fā)展。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是機遇，其為檔案信息的管理提供很大便利，并且人們可以通過網(wǎng)絡(luò)客戶端自主查詢檔案信息，提高網(wǎng)絡(luò)檔案資源的利用率。在檔案管理中，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息化提高檔案管理的效率，減少檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案管理；管理問題；有效措施

當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案管理也應(yīng)逐步適應(yīng)信息化發(fā)展進程。網(wǎng)絡(luò)檔案管理在信息網(wǎng)絡(luò)化過程中極具優(yōu)越性，第一，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理時，在檔案信息的收集、利用和交流過程中應(yīng)注重檔案信息的雙向性；第二，管理檔案需要各部門相互合作，同時加強與用戶之間的交流，以便更詳細(xì)地收集信息；第三，在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理不僅能夠給予用戶更加及時性、有效性的信息，也增強檔案管理工作的價值[1]。由于管理人員在信息網(wǎng)絡(luò)方面的實踐能力不足且信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不完善等原因，目前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理仍存在很多問題。充分利用信息化資源，條理的分析應(yīng)用信息，探究信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理的有效措施，解決網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理問題。

一、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理中存在的問題

（1）管理人員檔案管理意識薄弱且檔案利用率低

有效利用信息檔案的益處包括為各行各業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)超高的經(jīng)濟、社會效益，并且可以及時將社會發(fā)展的過程記錄下來，為建設(shè)社會主義和諧社會打下堅實的基礎(chǔ)。在當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，管理人員在管理檔案時的意識薄弱，責(zé)任心不足，致使檔案處理工作效率低下，且錯誤頻出，很難使檔案管理方式適應(yīng)當(dāng)下信息網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，對管理工作的重視程度的不足也導(dǎo)致檔案信息的利用率極低，很難發(fā)揮出信息檔案的作用。管理人員檔案管理意識薄弱，降低了工作人員的積極性、主動性，難以提高工作水平。

（2）受過專業(yè)教育的檔案管理人才較少

新的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案管理人員提出新要求。我國檔案管理工作發(fā)展面臨的重要問題是沒有充足的人才資源。目前，各高校對這樣專業(yè)的設(shè)立極少，且受重視程度不高，講師的專業(yè)知識不足，難以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，且年輕的管理人員缺乏一定的工作經(jīng)驗，對突發(fā)情況難以靈活處理。除此之外，管理年限長的工作人員更接受傳統(tǒng)的檔案管理模式，形成了固化模式，對信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的新模式很難接受，也很難熟悉掌握新技術(shù)和新知識。因此，既受過專業(yè)培訓(xùn)又工作經(jīng)驗豐富的檔案管理人才很少，難以滿足當(dāng)下社會的需求。

（3）對電子檔案的相關(guān)規(guī)章制度需要進一步完善

我國在檔案管理方面的起步比較晚，加之我國融入全球化進程的速度較慢，對檔案信息進行信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理時間也較短，致使在制定電子檔案的相關(guān)規(guī)章制度方面不足。電子檔案缺乏相應(yīng)的立法規(guī)定，目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不安全，黑客、計算機病毒等攻擊都會使檔案信息遭到破壞，甚至消失，如果缺乏相關(guān)法律對電子檔案管理的保障，將會阻礙電子檔案的發(fā)展。另外，電子檔案缺乏正規(guī)的管理體系，且阻礙數(shù)據(jù)流通與共享，這些都是信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的巨大隱患。保障信息安全是解決信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理存在問題的有效措施，檔案在信息化處理后，必會通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段共享信息，因此做好檔案信息的保護工作非常重要。在檔案管理工作信息安全保障方面，我國的投入不足，導(dǎo)致檔案信息安全得不到有效保障，難以開展檔案管理工作。

二、信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的有效措施

（1）增強管理人員的檔案管理意識

目前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做好檔案管理工作的重要前提是增強管理人員的檔案管理意識。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和決策部門應(yīng)加強對檔案管理工作的重視，加深對檔案管理工作的認(rèn)識，以身作則才能更好地促進信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作更應(yīng)重視各部門間的互相合作，使各部門履行好自身職責(zé)，提高檔案管理的工作效率。不斷強化工作人員的管理觀念，使其清醒的認(rèn)識自身價值和努力方向，盡職盡責(zé)地履行職責(zé)，去除敷衍了事的懶怠思想。結(jié)合當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，取其精華、去其糟粕，吸收別國優(yōu)秀經(jīng)驗，建立完善的檔案管理制度。

（2）加強檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案管理工作的專業(yè)人才是信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進行良好的檔案管理的必要條件，目前提高檔案管理工作水平的有效措施必須要加強檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。第一，相關(guān)部門應(yīng)對本部門的檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使他們及時補充信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的新知識，不斷增強自身的專業(yè)素養(yǎng)[2]。同時，也可以通過網(wǎng)絡(luò)課程對工作人員進行培訓(xùn)，網(wǎng)絡(luò)課程的優(yōu)點在于不會耽擱工作人員正常的工作時間。除此之外，在錄取檔案管理工作人員時，面試官要對其專業(yè)知識與管理能力認(rèn)真考察，也應(yīng)延長工作人員的實習(xí)期，增強他們的檔案管理經(jīng)驗，也可以讓部門有經(jīng)驗的前輩進行工作指導(dǎo)，以求提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作效率。

（3）制定并完善有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)

當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要想解決檔案管理中存在的問題就要制定、完善相關(guān)的法律法規(guī)，為電子檔案信息的管理提供一個良好的社會環(huán)境。政府部門應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的法律法規(guī)，對不守法的黑客和制造、傳播計算機病毒的人給予嚴(yán)厲懲罰，對受害人造成的各項損失給予補償。制定規(guī)范的法律法規(guī)，形成嚴(yán)格的審查機制，妥善處理好網(wǎng)絡(luò)安全問題是解決檔案管理問題的有效措施。

三、結(jié)束語

當(dāng)下檔案的數(shù)量日益增多、檔案內(nèi)容不斷豐富以及檔案信息載體開始多樣化，這些都給予了檔案管理工作極大的負(fù)擔(dān)。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作中存在的管理問題也日益增多，因此檔案管理工作的改革勢在必行，檔案管理工作人員應(yīng)不斷增強工作經(jīng)驗，適應(yīng)工作新形式，結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)提供的便利與優(yōu)勢，不斷地完善檔案管理工作，提高檔案管理水平。在資源共享、信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，檔案管理工作一定要融合網(wǎng)絡(luò)化，結(jié)合實際情況制定符合本部門的檔案管理方式，同時，積極尋找有效措施解決檔案管理中存在的問題，促使信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作有序開展。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉鳳.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校圖書館用戶檔案服務(wù)模式淺析[J].山西檔案，2016，5（3）：76-78.

[2]郝偉斌，于紅焱.新技術(shù)環(huán)境下檔案網(wǎng)站發(fā)展面臨的問題及對策[J].檔案管理，2016，21（2）：41-42.

（作者單位：信陽市平橋區(qū)檔案局）