對做好檔案管理工作幾個重要因素的探討

王英杰

摘 要：隨著新媒體時代的到來，要做好檔案管理工作，更多檔案管理人員從實際出發總結經驗，并結合現代的管理方法，實現檔案管理工作的規范化、科學化。本文通過在信息、人員、安全等要素探討如何做好檔案管理工作，使檔案信息能夠真正服務大眾。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；優化

隨著我國社會經濟的不斷發展，檔案管理工作越來越重要。檔案工作是在各項工作中形成的，具有保存考究價值的資料，是對工作的記錄及考察的憑證。然而檔案管理工作需要相應的資料做好規整、建立健全管理體制、完善檔案基礎設施設備、健全檔案工作制度。檔案管理工作應該與時俱進，吸收、借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢。本文就做好檔案管理的幾個重要因素做以淺顯探討分析。

1 信息化建設

信息化建設推進了檔案管理的現代化進程，作為常見形式電子檔案也應運而生。檔案管理信息化，不僅為檔案管理科學化、現代化發展做出重大貢獻，也極大拓寬檔案工作范圍，將檔案事業推向新的臺階。

（1）網絡建設。檔案信息資源整合一個最終目的是實現信息共享，目前大環境下網絡已實現互聯互通，但各地內部檔案互聯互通的程度比較低，檔案網絡化建設多在封閉的狀態下進行，類型多樣、標準難統一，形成“信息孤島”。因此，前期的統籌規劃是檔案信息化建設的重點，參考相關專業要求，結合電子政務規范標準，集中開發，統一指標，有計劃地分步開展，保證檔案管理效果和工作效率。

（2）系統建設。目前檔案信息系統仍是五花八門，缺乏統一標準格式，使用效果不佳。因此，在檔案信息化建設過程中，人力、技術、財力應給予大力支持，加大研究力度，不斷解決技術難點，為建立了健康的信息系統提供良好的環境，從而真正地實現檔案信息資源利用的最大化。

2 人員素質

檔案管理人員的綜合素質水平直接關系著檔案管理的優劣。目前，在檔案管理工作中，檔案工作人員主要存在以下幾方面不足：

（1）服務意識薄弱。過去檔案工作不重視利用，主要從事收集、整理、歸檔等業務，現在摒棄該管理理念，拓寬檔案管理的內容，更多強調檔案管理工作的服務性，不斷提升檔案內容的價值。但是，由于對檔案工作認識不足，加之相關領導重視程度不夠，缺乏監管，一些檔案人員工作理念的轉變還有一定的難度，工作積極性不高，敷衍了事的現象仍存在。從嚴格意義上說，檔案管理工作突出的是服務理念，無論是對內部人員還是社會大眾，檔案管理工作人員需要明確檔案管理的職責，加快觀念上轉變，以服務為己任，更好服務社會。

（2）專業化水平低。檔案工作內容繁雜，并非簡單的材料整理，很多人對檔案管理工作了解和重視不足，長期以來，大多數檔案工作崗位人員或是臨時調用或是年齡偏大臨近退休人員負責，很大的一部分人員根本不具備專業檔案管理知識，外出學習和培養的機會更是少之又少。實際工作中，檔案管理工作人員職責不明確，并未按照相關規范進行檔案整理歸檔，客觀上影響檔案有效開發和利用。因此緊跟時代腳步，充分利用現代化手段，通過自學、培訓及繼續教育等方式，不斷提升檔案工作人員的專業知識和技能。

（3）信息化水平偏低。隨著信息化的到來，檔案管理方法更多應用先進的信息技術，計算機和網絡技術的普及給檔案管理工作帶來了極大便利，更節省大量人力、物力、財力。但一些檔案管理人員仍采取傳統手工提取檔案信息的方法，一方面是自身缺乏信息技術知識，另一方面是很多優秀信息化技術人員不愿從事枯燥的檔案工作，這些都在很大程度上阻礙著檔案管理成效和檔案信息化建設的科學化。因此，提高檔案管理人員的信息化水平，是實現檔案事業科學、高效、規范管理的重要手段。

3 安全保障

現代化的網絡環境下，檔案信息資源復印和傳播更便利，一些備份和記錄內容很大程度上涉及個人隱私和檔案資源著作權，網絡資源共享容易使個人數據不妥當地擴散、變更、甚至濫用及意外丟失，給檔案安全工作帶來極大威脅，這也是檔案信息化建設亟待解決的難點。

（1）安全立法問題。圍繞網絡信息安全，我國已經制定了一系列法律，只是規定了檔案開放時限、服務對象、范圍等內容。但在實際工作中，尤其在檔案信息服務過程中隱私保護主體，在網絡信息資源建設中的責任和義務，還有需要對保護內容范圍和保密級別做詳細的規定。因此，檔案信息資源開發利用中需進一步制定操作性比較強的標準、規范和法規，并加大宣傳，增強檔案管理法律化意識，保證檔案的安全性，滿足人們對檔案信息的需求。

（2）職業道德問題。檔案人員是檔案信息整合、優化、傳播者，檔案職業道德又是檔案工作人員的行為規范，檔案工作者要以身作則，明確檔案安全規范，在開發利用檔案的工作中遵守有關的法令法規，注意對服務對象隱私的保護，防止被壞人利用，檔案管理工作者通過學習不斷加強自身職業修養，促進檔案事業不斷向縱深發展。