數字檔案管理中存在的問題與對策分析

孫鐵峰

摘要：數宇檔案管理，是為了適應信息時代發展的需求，在檔案管理的過程中充分運用信息技術，為利用和管理檔案資源提供高效便利的服務的一種檔案管理模式。但是，人們在享受數宇檔案為我們帶來的便利的同時，卻也被數字檔案管理中存在的諸多問題所困擾。如何保障數字檔案管理的高效和質量，是當下我們需要努力的方向。本研究著眼于實現數字檔案管理效率最大化，深入分析了數字檔案管理人員在工作中可能遇到的問題，并對其提出了相應的解決措施。

關鍵詞：數字化；檔案管理；信息化

信息化時代給數字化在各行業的滲透提供了契機，而檔案作為知識、文化、信息流動的中樞，在向數字化方向發展的過程中，卻被數字檔案的存儲、運用、安全等問題阻礙了其質量與效率的提高。這需要相關人員在順應檔案管理數字化的發展趨勢的同時，解決數字檔案管理存在的問題，實現數字檔案效益的最大化。

一、數字檔案管理的重要意義

信息技術的出現不僅創新了我們的思維方式，而且被運用到各個行業之中，極大地提高了我們的工作效率。目前，信息化帶來的數字化在各行各業不斷普及與滲透，數字檔案成為檔案自身發展的必然趨勢。信息爆炸帶來的信息資源的劇增、提高信息時效性的要求、資源共享的需求等一系列的新要求，無不需要突破傳統檔案管理的資源管理模式，拓展檔案管理的應用環節，實現檔案管理的數字化。在此過程中，如何正確管理數字檔案，對于提高檔案存儲、使用以及資源共享的速度，保障檔案管理質量和效率有著重大意義。

二、數字檔案管理中存在的問題

（一）數字檔案管理制度不完善

檔案管理在數字化的過程中，難免會存在因管理人員的不適應而產生短期困擾的情況。例如，在存儲數字檔案時，如果管理人員不及時更新儲存格式，就會造成一部分檔案因存儲格式無法轉換而丟失。此外，檔案管理人員態度不夠嚴謹，人員調動與交接手續不完善，責任人不明確等現象也是檔案管理工作中存在的普遍問題。究其根源，則是由檔案管理制度不完善造成的。為了避免給檔案管理工作帶來損失，檔案管理需要一個統一規范的管理制度，及時組織檔案格式的更新。但是，檔案管理意識的淡薄，檔案管理時效性的缺乏等，都直接導致了檔案管理制度的不完善。盡管目前許多領域的領導人員都已經認識到檔案管理數字化的重要性，也建立起了相應的數字檔案管理制度。然而，這些制度在真正實施的過程中，卻不可避免地淪為應付檢查的工具。管理制度無法從根本上得到規范和完善，這也就在一定程度上導致了檔案管理工作開展的無力口

（二）數字檔案管理的缺乏創新意識

傳統的檔案管理思維仍然根植于許多管理人員的思想之中，他們對檔案管理數字化的必要性和重要意義認識不夠，管理上缺乏獨立創新的意識，導致了許多單位就算配備了較為先進的檔案管理設備，也無法得到有效地進行利用，造成資源的浪費。同時，許多檔案管理工作仍處于數字化的起步階段，創新意識的缺乏會導致檔案管理的發展止步不前，使得管理工作僅僅停滯在最基本的歸檔和存儲的階段，無法積極應對檔案在信息化時代下資源共享和保密傳輸的新要求。

（三）數字檔案管理存在安全問題

一方面，數字檔案管理人員缺乏安全意識，無法認識到數字檔案資源在存儲和傳輸過程中存在的安全漏洞，沒有將相關的理論知識及時有效地應用到管理工作的實踐中去，缺乏行之有效的安全保障體系；另一方面，隨著互聯網的深入發展，黑客攻擊和病毒入侵等問題已成為當下許多數字化資源安全保障的重大威脅。在層出不窮的信息泄露與竊取事件下，數字化檔案管理的安全問題值得我們去關注和重視。

三、應對數字檔案管理過程中存在的問題的相關措施

（一）完善數字檔案管理的相關制度

在數字檔案信息的錄入、歸檔、查詢、共享等環節中，無不需要一套完備的管理體系進行規范。此外，建立電子檔案數據庫、在線電子檔案服務等工作，也都對檔案管理體系的完善提出一定的要求。想要建立完善的數字檔案管理體系，不僅需要實行多樣化的檔案管理方法，針對數字檔案管理自身的特點，實施相應的管理措施，在原有的檔案管理制度上有所創新和突破，實現檔案管理制度的現代化。此外，在制定數字檔案管理制度的過程中，各個檔案管理部門應當協同合作，充分考慮到各方面的因素，使制定出來的管理制度形成一個有機的整體，符合各部門實際，避免分散管理導致管理制度的無力。

（二）強化數字檔案管理人員的創新意識

數字檔案管理人創新意識的缺乏和兩方面的因素有關：一方面，大多數檔案管理人員并非由管理專業的人員擔任，人員素質和設備不能得到有效的對接，檔案管理工作缺乏活力和創新。針對這一點，相關領域負責人應當支持檔案管理人員的自我素質的提升，加強對檔案管理人員信息技術掌握的考核。引導管理人員跟上現代信息技術更新換代的步伐，促進相關人員進行團隊交流與合作，共同樹立創新意識。另一方面，單位的領導和負責人員沒有給予數字檔案管理應有的重視，導致數字檔案管理的設備相對落后，檔案管理人員懈怠隨意，無法將精力集中在檔案管理的創新發展上來。對此，檔案管理的負責人員應當加強檔案管理的重視程度，加強對檔案信息管理的投入，為管理人員打造現代化的信息平臺。

（三）強化檔案管理的安全保障工作

隨著互聯網技術的不斷發展，因接入互聯網所遭到的非法訪問層出不窮，就算安裝了防火墻，也防不住多種多樣的病毒和高手如云的黑客。在這種情況下，提高數字檔案管理人員的安全意識成為迫切的要求。相關部門應該加強對數字檔案管理人員的安全意識和相關技能的培訓，組織從業人員了解時下最新的檔案管理技術和管理軟件的運用。為了防止數字檔案的缺失，相關的工作人員需要定期備份并組織檢查需要長期保存的數字檔案；運用相關的管理軟件檢測數字檔案的存儲環境，設置相應的管理措施；嚴格控制溫度，避開磁場，對損毀的數據要及時修復，將責任落實到個人。為了保證數字檔案的信息安全，管理人員需要設計并運用認證程序，通過設密碼和驗證碼來控制預覽，并需要設計防火墻來加強保護。當檔案安全的管理技術無法滿足保障檔案安全的需求時，就會面臨數據損壞甚至丟失的風險。

四、結語

盡管數字檔案管理工作在不斷的向前發展，但是，數字檔案管理的現狀卻不容樂觀。例如：數字檔案管理制度不完善、數字檔案管理缺乏創新意識、數字檔案管理過程中存在安全問題等，都需要相關工作人員給予足夠的重視，建立完善的檔案管理體系，提高檔案管理工作人員的創新意識，更新檔案管理技術，強化檔案管理的安全保障工作，以不斷提高數字檔案管理的效率與質量。

參考文獻：

[1]李水連.試論醫院檔案管理的特點及開發利用[J].卷宗，2014（2）：17-18.

[2]孫小虹，項濱.醫院科研檔案管理創新的思考[J].中國醫院，2007，11（2）：158-159.