利用辦公自動化，做好工程檔案管理工作

陳莉

摘要：伴隨著電信事業的高速發展，基建工程項目建設也得到了很大發展，工程檔案管理也隨之發展起來。利用辦公自動化，加強工程檔案管理工作，實行電子文件工作和檔案工作管理一體化，為發展和諧社會和經濟建設提供檔案服務，提升企業管理水平和基建工程建設水平。

關鍵詞：加強；辦公自動化；工程檔案管理

工程檔案管理是基建工程管理的重要組成部分。因此，如何利用辦公自動化，加強基建工程檔案資料管理工作是提高基建工程科學管理水平并使其更好地為通信建設服務的一項重要課題。

一、工程檔案的作用

本文所稱的工程檔案是指從建設工程項目立項、設計、施工到竣工整個過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項目前期文件、設計文件、施工技術文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等內容。

（一）通信工程檔案是通信工程管理的重要環節

工程檔案記錄了工程建設的全過程，真實反映了工程項目管理過程和工程實體的現實面貌，工程檔案具有比工程實體本身更長久的壽命，規范、準確的工程檔案是工程進行檢修、管理、改擴建的憑證和依據，如我公司夷陵路老辦公樓工程擴改建、開發區電信大樓維修時經常需查閱工程竣工圖等資料。

（二）通信工程檔案是提高通信工程管理水平的重要依托

宜昌分公司建立健全了工程檔案各項管理制度，將工程檔案管理納入建設管理工作計劃，納入網絡建設部項目經理的崗位責任制，將工程檔案管理工作與工程建設同步安排，以保證工程文件材料齊全完整、準確系統、安全保管和有效利用。通信工程檔案的規范管理，提升了通信工程管理水平，為通信網絡發展、內控、審計等工作提供了有效支撐。

二、辦公自動化與工程檔案管理的聯系

隨著辦公自動化進程的加快，計算機技術越來越多地應用檔案管理，全省電信辦公網和檔案管理系統有機銜接，辦公網文件點擊“歸檔”后自動進入檔案管理系統，查找工程檔案管理性文件（概預算批復、驗收紀要、竣工決算、審計文件等）通過搜索關鍵字，能很便捷地查找到，為做好工程檔案管理奠定了良好的基礎。

三、工程檔案管理存在的問題

（一）檔案意識不強，缺乏整體聯動

部分檔案人員對工程檔案重要性的思想認識不夠，對工程檔案工作的宣傳力度不強；工程建設項目經理工作繁雜，使檔案資料收集不全；工程各參建單位檔案整理水平參差不齊，存在竣工圖未蓋竣工章、缺乏人員簽字、施竣工資料不齊全等情況。工程檔案管理涉及面廣，需要建設部門、檔案室、設計、施工、審計、財務等單位共同參與，由于整體聯動性欠缺，還存在工程檔案的收集、整理、歸檔不及時、不規范現象。

（二）責任主體不明，缺乏制度保障

工程檔案管理責任制落實不夠，個別縣公司工程管理部門項目經理兼職過多，沒有及時收集工程檔案，檔案人員沒有認真履行崗位責任制，未去督辦工程檔案的收集、移交工作。收集后的檔案又因工作繁忙，未能進入檔案管理系統，動態錄入，及時提供利用，使工程檔案管理不能適應本單位和工程建設快速發展的需要，影響了工程檔案管理的工作效率和經濟效益

上述問題的存在，造成收集不齊全、歸檔不及時、整理不規范等情況存在，影響了檔案的有效利用。

四、工程檔案管理的對策

（一）增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念

積極宣傳《檔案法》，提高對工程檔案重要性的認識；加強培訓，通過舉辦培訓班、視頻講座、座談會等形式，提高檔案人員辦公網和檔案業務技能，適應新形勢下對檔案工作的要求；開展檔案利用效果的宣傳，使借閱者了解到檔案工作的重要性，從而積極支持和配合檔案人員的工作。

（二）明確責任主體，健全制度體系

明確專（兼）職檔案人員的工作職責，細化工程檔案收集、鑒定、整理立卷、保管、利用等各項制度并真正落實到項目經理和檔案人員的工作中，保證工程檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

抓好工程檔案的源頭關，從建設項目申請立項時，即有專人負責工程文件的收集、整理、審查工作。建立工程合同制約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的工程檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，不提交齊全完整的工程檔案不予付款，有效的控制工程檔案的質量。采取工程檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即工程檔案工作納入工程計劃中，納入工程規章制度中，納入崗位責任制中；工程檔案工作與工程立項同步，與工程建設進度同步，與工程工作檢查同步，與工程竣工驗收同步。從而保證了工程質量。

做好工程檔案驗收工作。嚴格按照《建設項目（工程）檔案驗收辦法》，加強工程檔案資料的日常收集和管理，工程管理部門在工程竣工驗收后3個月內將工程全部文件材料歸檔，向檔案室移交時，編制工程檔案移交清單，雙方履行完備的清點、簽字等交接手續，移交清單一式兩份，雙方各執一份以備查。

（三）充分利用辦公自動化，創新管理方式，積極主動出擊，確保歸檔到位

創新工程檔案管理方式，從“被動接”向“主動收”轉變，解決工程檔案收集難。

每年下發“應歸檔工程項目表”。通過辦公網收集計劃財務部下達的全年工程項目竣工決算文件，經網絡建設部審核，將現業及各縣分公司全年需歸檔項目予以分解下達，并落實責任人，并規定移交時間，對逾期未完成任務的單位，進行通報并按績效考核辦法進行考核。考核責任制的落實，促進了全市工程收集工作的整體提升。

收集、整理工程檔案的目的，是要提高檔案的利用價值，檔案室主動聯系網建部門，及時提供工程檔案管理的最新資料，指導他們利用全省電信檔案管理系統查詢工程檔案。對建設部門移交的工程資料，抓緊時間整理歸檔，為他們利用服好務，使項目經理真正了解到檔案的重要性，檔案系統的便捷性，以及檔案人員良好的職業道德，從而樹立了自覺移交檔案的意識，使公司工程檔案步入規范化管理軌道。

總之，工程檔案管理工作是企業基建工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。在信息化時代，緊密聯系改革與發展的新要求，做到領導重視、全員關注、檔案人員切實履責，齊抓共管做好工程檔案管理工作，為提升企業管理水平和工程建設水平作出貢獻。