高校合同審核流程研究和軟件實踐

吳旻昊

摘要：合同審核是合同管理的基礎。本文從合同審核流程現狀入手展開探討，建議完善相關制度，建立合同審核程式化流程。同時，通過軟件管理系統，實現職責明晰、流程順暢、工作高效的合同審核動態管理。

關鍵詞： 合同審核 流程程式化 動態管理系統

隨著市場經濟的不斷發展和高校自主辦學權利的加大，高校在培養人才和進行科學研究的同時，越來越多地參與到經濟活動中。合同作為高校和社會經濟活動聯系的橋梁顯得尤為重要。加強合同管理，特別是合同審核管理是防范風險，維護學校利益的有力保證。在全面推進依法治校的背景下，如何加強合同審核管理，理順審核流程，推動電子化動態管理，充分發揮合同的作用，是亟待解決的問題。

高校經濟活動有一定的特殊性，主要是圍繞教學、科研和服務社會開展的。因此，高校合同的類型主要局限于儀器設備的采購、基建維修、委托加工、科技服務、資產租賃、物業管理、捐贈、人事合同等。就南京醫科大學而言，因其醫學類院校的特性，學校還會有大量試劑耗材的采購合同。因人事管理合同是非經濟合同，科研合同一般由科技管理處專門負責管理，故本文不對這兩類合同進行探討。

一、問題的提出

根據江蘇省省屬高校審計機構設置情況調研結果顯示，34所高校中共有7所高校在單設的審計處下設立合同審核科、法規科、綜合審計室等科室，負責學校合同審核工作。各高校都不同程度地設置了合同管理機構。目前，高校合同審核主要采用會審制，即由項目管理部門草擬合同，并由財務、監察、審計、招投標辦公室等部門進行審核，審核通過后經分管校領導、校長批示后，簽訂合同。這種會審制可以積極降低合同風險，但是在合同審核過程中也遇到一些問題。

（一）合同主體不適合，加大履約風險

學校的法定代表人即校長或其委托的代理人是學校對外簽訂合同的有效主體。但在實際過程中，更多的是職能部門或者二級學院以本部門、本單位的名義對外簽訂合同，加蓋學校公章，有時僅蓋部門公章。因為合同簽訂的主體不具有獨立的民事主體資格，合同很有可能是無效的。看似程序簡易，卻規避了合同審核的流程，萬一有不利條款，全部責任只能由學校承擔，容易給學校帶來不必要的風險和損失。

（二）法律意識淡薄，合同審核流于形式

由于管理者法律意識淡薄，往往認為合同僅僅是“走走過場”，或者合同內容已經開始實施后，才根據對方的要求補簽合同。合同的承辦單位總是要求盡可能的縮短審核時間，最好能立等可取。對于合同審核人員就合同不明確的地方所提出的質疑，要么缺乏耐心，認為故意為難；要么認為已經口頭談好，不會出現意外情況，對之置之不理。合同審核部門作為學校的一個平級部門，其提出的審核意見能否被接受缺乏有力支持。

（三）審核流程多頭管理，效率低下

合同審核一方面有效的從經費管理、監督、招投標等方面對合同內容進行把關，降低合同履約風險；但另一方面也容易出現溝通不暢、責任不清、互相推諉等現象，反而出現管理漏洞。在實際過程中，合同審核基本是由紙質審核單流轉完成，項目管理部門需要由經辦人一個部門、一個部門的去跑，直至整個流程結束。這種方式不僅消耗大量的人力物力，也難以對整個學校的合同簽訂情況進行統計，合同審核工作效率低下，難以統籌。

二、合同審核流程優化

針對上述問題，我們探索形成合同審核動態管理機制。通過優化合同審核的流程，進一步明晰各個部門的職責，減少不必要的步驟，提高合同審核的有效性。同時電子化管理可以讓合同審核執行狀態和存在的問題一目了然，避免人力的浪費，還可以實現數據的及時統計、查詢等功能。

（一）建立完善的合同審核制度

1、建立授權委托書管理制度

校長作為高校對外簽訂合同的唯一主體，必須對其委托代理人（一般為各職能部門和二級學院的財務一支筆）進行授權。授權委托書要明確代理人姓名、代理事項、代理權限和有效期限，由法定代表人即校長簽字，并加蓋單位公章。如果委托代理人因為出國等特殊原因，在特定期限內無法行使代理權，要進行轉委托的話，應征得法定代表人的同意，并進行書面委托。如果授權委托書是一年一授的話，應及時周延，保證授權的有效性。通過簽署授權委托書，在全校范圍內提高管理者對合同的重視程度，有利于合同審核工作的開展。

2、建立合同審核制度

通過建立合同審核制度，明確合同審核的內容、程序、責任追究等方面。只有流程明晰并具有實際操作性，才能有效的加強對合同審核的管理。比如南京XX大學為加強合同審核管理，于2013年制定出臺了《南京XX大學經濟合同審核管理辦法（試行）》，對合同種類、審核流程、簽署權限等各方面作了細致的規定，是學校合同規范化管理的重要一步。

3、建立高校自身標準合同文本庫和使用示范文本相結合

合同原則上應采用國家有關部門統一制定的格式文本。如基建合同就應使用《建設工程施工合同示范文本》，結合工程實際情況，在此基礎上進行修改和補充。同時，學校也要根據自身特點，對經常發生的、內容基本一致的經濟活動建立其標準合同文本，避免直接使用對方單位合同，使得合同條款最大程度保護學校利益，這也加快了合同審核的效率，夯實安全基礎。

（二）合同審核程式化

合同審核程式化主要是指將合同審核，比如審什么？如何審？為什么這樣審？細化成標準化的操作流程。一般的合同審核應當包括如下環節：

（1）項目管理部門經辦人起草合同，負責人審核簽字；

（2）如合同涉及到其他相關部門，送相關部門審核并簽字；

（3）財務部門審核，主要看其是否按照預算執行，支付條款是否符合財務制度；

（4）招投標辦公室審核，主要是達到招標范圍的標的物有無按照要求招標，有無規避招標的情況；

（5）法律事務辦公室審核，主要是對達到一定金額的重大合同，對其文本的合法合規性、規范性等進行審核；

（6）審計部門審核，主要負責對合同的可行性，合同條款是否維護學校利益等方面的審核；

（7）項目管理部門按照審核意見進行修改后，送到合同管理部門進行復核；

（8）按照合同標的金額，分別送分管校領導、校長審批簽字；

（9）合同章保管部門登記蓋章備案。

高校合同種類繁多，金額大小不等，小則幾千元，大到幾百萬甚至幾千萬元，如果不論合同金額大小均按照以上流程執行，不但審核任務繁重，審核效率也十分低下。因此高校合同審核應設定不同層次的簽署權限。

以南京XX大學為例，金額在5萬元以下的合同，由校長授權的項目管理部門負責人簽字，送財務部門、審計部門審核后，即可簽訂。

物資采購金額在5萬元以上、20萬元以下的，基建維修項目金額在10萬以上、50萬元以下的合同，加送招投標辦公室審核。

物資采購金額在20萬元以上、100萬元以下的，基建維修項目金額在50萬以上、100萬元以下的合同，加送法律事務辦公室審核，并報校長授權的分管校領導審核簽字。

物資采購、基建維修項目金額在100萬元以上的，加送校長審核簽字。

三、合同審核動態跟蹤管理系統

借全省教育系統內部審計信息化建設的契機，南京XX大學深化開發合同審核模塊，實現了合同審核的動態管理。系統通過權限分配，將各個環節任務分配到角色賬號，實行網上審核。通過系統，可以對合同信息進行標準化管理，便于信息的收集，同時系統已經將整個流程程序化，關鍵節點都會跳出提示，按照合同簽署權限自動流轉進入相應的部門，各個節點一目了然，經辦人也節約了在各個部門之間奔波的時間和精力。

（一）合同信息標準化管理

在項目管理部門經辦人進行合同信息錄入時，將各個關鍵信息進行標準化，字段主要包括：合同名稱、合同類型、項目管理部門、部門負責人、往來單位名稱、合同送審金額、是否招標、項目描述等。如果必填項沒有填列，在提交時會出現對話框進行提醒。如圖1所示：

（二）分工明確，責任到人

在系統維護時，根據各部門上報的人員對其進行權限設置，比如經辦人只能負責資料的錄入，流程的跟蹤等。同時還對不同復核部門的送審資料進行了設定。比如達到招標范圍的項目，招標文件、招標記錄等為必須的送審資料，如果部門沒有作為附件上傳，復核部門將退回處理。電子化的審核管理將責任明晰，合同審核進行到哪一步，延誤在哪個部門手中清晰明了，有一定的工作壓力，是促使合同審核流程中的各個部門提高工作效率的有效手段。同時，系統中為每個老師設置了提醒服務，只要合同流轉到自己手中，系統即會發出提醒信息，在代辦事項列表中呈現。

（三）方便統計，資料留檔

通過合同審核動態管理系統，可以很輕松的對各項數據進行統計。比如每年的合同簽訂量，各家公司和學校的交易額排序，部門的合同簽訂量等，這都為學校以后的經濟活動有序發展提供了基礎數據支撐。例如，如果一家公司在學校一年的交易額達到一定的金額，學校可以考慮和其進行總體談判，對各項費用進行明晰，降低總體收費，提高對學校各部門的服務質量。而學校各部門只需要根據學校談判的金額直接進行采購即可。

同時，系統也形成了合同管理的臺賬，按照既定的分類進行編號，方便調閱。紙質蓋章合同作為備檔資料即可。

最終，全部審核流程執行完畢，系統自動生成如下審閱單（見表1）：

通過制度的完善和管理軟件的幫助，合同審核從最初起草到最后蓋章各個環節流暢清晰，職責分明。通過動態跟蹤管理，實現實時提醒，加快了工作進程，出現的問題也一目了然，方便針對性解決。同時查詢功能的使用，極大的方便了數據統計和對比，為后期工作的開展提供了數據基礎。

由于系統運行時間不長，仍需進一步完善。今后將努力實現系統和學校數字化校園的連接，這樣老師們只要進入數字化校園系統，通過標簽選擇，就可以直接進入合同審核系統，避免二次輸入賬號密碼，實現系統整合。隨著高校合同管理的完善，合同審核系統可逐步延伸為合同管理系統，和學校財務系統對接，實現合同支付進度控制、合同執行績效評價等功能。

參考文獻

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