科研院所檔案管理多元性探究

汪艷華

摘要：介紹了科研院所陳舊檔案管理體系導致資料不完整、不規范，嚴重影響文件傳達、服務大眾和單位運營的及時有效合理性。針對新形勢下如何改革、改善科研院所檔案管理模式，建立合理且有特色的管理體系，做到記錄表格化、文件手冊化、程序常態化的要求，對當前科研檔案管理特點和遇到的問題進行技術分析，結合當前時代特色，采用創新思維，加強管理監督，解決文件管理帶來的問題。

Abstract： This paper introduces that the outdated archives management system of scientific research institutes leads to incomplete and irregular data， which seriously affects the timely and effective rationality of document communication， public service and unit operation. According to the new situation， how to reform and improve the archives management mode of scientific research institutes， to establish a reasonable and characteristic management system， so as to record the form， document manual， procedure normalization requirements， this article on the current research and management characteristics and problems encountered in technical analysis， combined with the current characteristics of the times， uses innovative thinking， strengthenes management supervision， and resolves problems with file management.

關鍵詞：檔案管理；及時有效；規范化；創新思維

Key words： archives management；timely and effective；standardization；creative thought

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2018）30-0024-02

0 引言

隨著科技的快速發展和時代的進步，我國對科研的實施和推廣力度日益加強，而重大科研項目的積極開展離不開眾多高校及科研院所的鼎力支持，因此，為加強企業間交流、增強科研院所戰略合作、提升自身科研水平同時，各類型的文件及檔案將頻繁被使用，齊全的檔案管理體制將使得企業自身優越性得到提升，從而抓住機會，迎接挑戰。

檔案規范化管理對科研項目順利開展起到關鍵性作用，摒棄陳舊的亂堆亂放查閱繁瑣不便、手工記錄速度慢、無借閱及歸還記錄檔案丟失等管理制度，采用新型的管理體系使得檔案管理制度化、集中化、信息化、常態化才能保障檔案在存放和查閱過程中具有安全、持久、高效等優勢，提高科研院所的團隊運營效率，增強技術創新，為我國的檔案管理提供參考，為科技發展做出貢獻[1]。

1 檔案管理制度化

目前科研院所檔案管理中存在人員管理意識欠缺、設備陳舊老化、軟件更新不存在更新換代等缺點，這就需要對相關設備硬件及軟件進行更換，讓電子檔案管理的優勢得到發揮，讓管理人員的職能發揮作用[2～3]。建立一套完善的規章制度，做到工作職責明確、業務銜接順暢、技術規范清晰。

①建立檔案管理責任制。編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，同時編制檔案應用狀況影響和檔案信息。并且隨時做好向檔案管理部門填報機關單位檔案工作統計及其他調查統計表，方便上級部門快速了解該單位，提升監督、檢查和指導工作效率。

②建立檔案保管制度。檔案管理人員須至少4人以上，并定期檢查、清點庫藏檔案和資料，發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復。同時檔案保存，檔案和資料，也必須使用符合國家標準和規范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。此外，檔案管理人員工作變動時，必須將所保管的檔案和資料清點移交，否則不予辦理調離手續。

③檔案使用和保密制度。檔案管理人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全的完整。保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按科研院所管理體系嚴格執行，其中保密檔案及文件材料要妥善保管，絕密檔案要單獨保管。

2 檔案管理集中化

從運行情況看，分散的數據管理易造成：檔案管理粗放、占用資源較多、存放地點分散，檔案人員素質參差不齊[3]。從集中化的管理角度分析，科研院所應做到：

①加強檔案儲存管理方式，集中各學院與部門檔案資料設立單獨檔案儲存室，并對現有檔案按年限、按種類歸檔，由專門檔案管理員負責管理確定檔案實效性并適時更新或銷毀，并對人員定期進行考核、考評。

②加強檔案管理人員間工作協作、經驗交流、業務考察和培訓等活動，提升專業人員的業務水平，擴充檔案管理人員的視野。同時檔案管理人員要真正以實際行動處罰，不斷學習新的業務知識，提升自己綜合素質，從而進一步檔案集中化管理水平。

③加強檔案的內部控制管理，積極做好每項工作，并在集中化、規范化基礎上，協調其他人員積極完善檔案的全方位管理。

3 檔案管理信息化

傳統的檔案管理方式由于認為輸入與管理檔案信息，并無其他設備輔助管理十分復雜而且速度較慢，而機械化的認為管理難免會出現一些錯誤， 導致傳統的檔案管理方式的可靠性不能得到保障[4-5]。從信息化的管理角度分析，科研院所應做到：

①將“信息”、“資源共享”、“儲存與檢索”等信息學理論與名詞引入檔案學，將檔案信息資源管理融為一體，提高檔案借閱查看率，增進體制內部人員知識水平。

②將檔案信息公開化。做到科研信息資源共享、人員技術能力可見的社會化程度，解決科研院所“孤軍奮戰”、“互不關聯”的傳統體制，解放被禁錮的科研思維，不僅能夠其他使用者全面、準確、快速、方便地提供信息價值，也便于科研院所密切注視社會實踐的新發展、新動向，提高知名度。

③建立文件查詢管理體系。檔案管理者在了解自身需求基礎、發展趨勢的前提下，系統性地編制檔案目錄、索引、指南、種類等檢索體系材料，有效地幫助檔案管理部門快速檢索檔案資料狀況，引導檔案使用部門順利便捷查找檔案。

④建立無紙化辦公系統。以檢驗檢測報告為例，其出具過程中涉及多人員簽字程序，若相關人員因公外出則導致報告出具拖延；報告完成后，在郵寄給相關企業過程中亦有可能造成丟失、損壞等現象；企業在保存報告時，同樣存在丟失、損壞、周轉不及時等因素，對企業及單位本身都會造成影響。為適應新形勢下節能環保和物聯網大數據的發展趨勢，無紙化辦公因具有易學易用性、高度的網絡安全性、高度的靈活性等特性，可做到：加快信息傳遞、規范包公管理流程、提高辦事效率。此外，合理的無紙化辦公系統可為單位政務信息發布、公文流轉、溝通交流、知識管理、日常事務、個人事務、公共信息、系統維護等八大部分提供有力的保障，并能夠協同辦公系統與人力資源管理、項目管理、資產管理、客戶關系管理、檔案管理、車輛管理等系統共同構成和暢協同辦公平臺、數據共享，從而徹底消除了企業內部的信息膨脹和信息孤島。

4 檔案管理常態化

檔案管理工作比較瑣碎、細致，要求檔案管理人員腦勤、口勤、手勤，同時也要求檔案使用人員積極配合管理者積極主動地做好檔案工作[6]，在檔案使用中需做到：

①在源頭上掐斷檔案涂改造假的可能。檔案在提交管理時必須由當事人簽字，確保原件真實性，同時管檔科室還需建立相應的臺賬，杜絕蒙混過關的現象，確保單位檔案的公信度。

②注明檔案保管及借出種類。由檔案管理人員填寫《檔案使用歸還登記表》，并由負責人簽字，必要時加蓋公章。檔案工作人員對所歸材料逐一仔細核對，不符合借出時的原始條件，堅決拒收，并向上級匯報。

③做好日常管理的考勤及班次交接，要求檔案管理人員積極動手、相互協助、積極交流，按照“一事一記、一年一審”要求，日常獎懲情況和履責評議年終考核情況逐一記錄在冊，著實做好對各類檔案的日常管理。

5 總結

綜上所述，科研院所的檔案管理工作對于單位自身意義重大，檔案管理人員的作用也更需加強。通過建立檔信息制度化、集中化、信息化、常態化等多元素相結合才能對自身情況做充分的了解，才能及時有效的發揮各種檔案的重要作用，更有助于提高工作效率、提升知名度，才能抓住合作機遇，積極推動科技進步。

參考文獻：

[1]沈曉雪，安寧.現行企業檔案管理模式下的檔案管理成本研究[J].檔案建設，2015（9）：26-29.

[2]陳陽.黨校方案管理規范化研究[J].檔案管理，2017（02）：93-94.

[3]LIU Qing-guang. Meaning，Features and Building Move of Digital Archives Establi-shment[J].Shandong Archives， 2010（02）：10.43.

[4]Liang Gao， Dong Zhao， Fei Pei. Design and Implementation of an ASP NET—based Digital Archives Management System[C]. IEEE， 2012：587-589.

[5]鄭勇.淺談事業單位檔案管理的優化與現代化路徑[J].福建質量管理，2016（15）：038.

[6]Shumin Cui. Design and Implementation of the Web Service-based Archives Management System of Universities[C].2013 2nd international Conference on Opto-Electronics Engineering and Materials Eesearch，2013：1398-1401.

[7]張倩.新形勢下高校圖書館檔案管理工作初探[J].檔案管理，2017（06）：93-95.