信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理中的意義與推進(jìn)策略

楊亦君

[摘 要] 現(xiàn)階段信息化建設(shè)進(jìn)程加快，在醫(yī)院人事檔案管理中推進(jìn)信息化建設(shè)成為大勢所趨，作者醫(yī)院人事檔案管理者，要善于利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)，改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的各種缺陷，順應(yīng)現(xiàn)階段時代發(fā)展需求，推動醫(yī)院人事檔案管理改革進(jìn)程。基于此，本文重點(diǎn)探究分析了信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理中的意義，并提出了幾點(diǎn)推進(jìn)策略，僅供參考。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；人事檔案管理；信息化建設(shè)；意義；策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 13. 072

[中圖分類號] G270.7；R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）13- 0161- 02

0 引 言

目前，醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)改革正如火如荼地進(jìn)行著，對醫(yī)院人事檔案管理工作的要求越來越高，促使醫(yī)院人力資源分配越加合理化。在醫(yī)院人事檔案管理中推進(jìn)信息化建設(shè)具有重大的現(xiàn)實意義，各級醫(yī)院應(yīng)立足于自身實際，深層次開發(fā)信息化資源，有效提高醫(yī)院人事檔案管理信息化水平。

1 信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理中的意義

1.1 促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化發(fā)展

目前，大多數(shù)醫(yī)院依然采用紙質(zhì)管理人事檔案工作[1]。然而經(jīng)濟(jì)社會高速發(fā)展的同時，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)日益增加，傳統(tǒng)管理模式使得檔案管理工作混亂，阻礙了醫(yī)院檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程。隨著信息技術(shù)的日益成熟，在醫(yī)院人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，開展人事檔案信息化建設(shè)能夠促使醫(yī)院檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

1.2 促進(jìn)醫(yī)院人力資源的有效分配

現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院并未利用好人事檔案，只將其當(dāng)作一項員工入職憑證文件，不注重人事檔案在人力資源配置方面的作用。在醫(yī)院人事檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院人力資源檔案信息的動態(tài)發(fā)展，進(jìn)一步健全人力資源考核機(jī)制，使得人力資源配置更加合理化。

1.3 促進(jìn)檔案管理模式的改進(jìn)

在醫(yī)院人事檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)不僅可節(jié)約大量儲存空間，提高工作效率，而且還能提高存儲、查詢、更新檔案工作的便捷性，例如查找檔案時，管理人員只需在人事檔案管理系統(tǒng)中輸入檔案編碼，便能夠輕松找到自己所需資料。

2 信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理中的推進(jìn)策略

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是推進(jìn)信息化建設(shè)的重要前提

醫(yī)院人事檔案管理工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視[2]。因此要想推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對這一工作的重視程度并進(jìn)行廣泛宣傳，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極配合和全力支持醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)真正意識到這一工作的重大意義，將這一項工作列入日常工作中，并平等對待，定期檢查，及時更新，促使醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)步入正軌，使檔案管理責(zé)任意識不斷得以提高。另一方面，檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重管理人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，組織培訓(xùn)活動，提高管理人員專業(yè)技能。同時，還應(yīng)更新觀念，重新認(rèn)識人事檔案信息化建設(shè)工作，確保該項工作穩(wěn)步進(jìn)行。

2.2 加大硬件設(shè)施和隊伍建設(shè)的投入是推進(jìn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

第一，硬件設(shè)施建設(shè)是醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，有利于對人事檔案信息資源的有效利用與開發(fā)。各級醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格遵守《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》[3]，加大對信息化建設(shè)的投入，修建防火、防蟲、防塵、防潮的檔案專用房，設(shè)立專門的檔案室用房、檔案辦公室、閱覽室及檔案室、閱覽室、辦公室“三分開”的綜合檔案室。同時，醫(yī)院應(yīng)購買先進(jìn)的檔案管理設(shè)備：檔案管理系統(tǒng)、電腦、復(fù)印機(jī)、專用于縫制文件的縫紉機(jī)、速印機(jī)等，從而為醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)提供豐富的物質(zhì)保障。第二，醫(yī)院注重檔案管理人才的培養(yǎng)。為了推進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，必須構(gòu)建一支高素質(zhì)、高技能的檔案管理人才隊伍。換言之，醫(yī)院人事檔案管理人才隊伍建設(shè)是信息化建設(shè)推進(jìn)必不可少的條件。各級醫(yī)院應(yīng)重新制定人才培養(yǎng)計劃，將人事檔案管理人員納入其中，想方設(shè)法提高檔案管理人員專業(yè)技能。在選拔、聘用檔案管理人員時，應(yīng)對其進(jìn)行全方位的考查，聘用政治立場堅定、不泄密、不傳密的專業(yè)檔案管理人員。為了確保人事檔案信息的安全性，醫(yī)院應(yīng)高度重視檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)，增強(qiáng)其保密意識。同時，積極組織開展進(jìn)修學(xué)習(xí)、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)等活動，促使檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)迅速更新，業(yè)務(wù)水平有所增長，盡力調(diào)動檔案管理人員推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程的主觀能動性，從而積極順應(yīng)醫(yī)院改革和信息化建設(shè)的需求。

2.3 重視開發(fā)、充分利用是推進(jìn)信息化建設(shè)的目的

首先，構(gòu)建檔案信息庫，按照檔案編號、姓氏將在職、離休、退休三類檔案錄入到計算機(jī)系統(tǒng)，按照勞資、組織、人事等部門在選拔、培養(yǎng)和借調(diào)人員的工作過程中所形成的個人學(xué)歷、個人工作經(jīng)歷、思想道德、工作情況、業(yè)務(wù)水平、社會關(guān)系等原始記錄進(jìn)行廣泛收集與整理，從而形成準(zhǔn)確、全面的電子檔案，為職工工資晉升、職稱評聘、退休人員辦理手續(xù)等提供及時、準(zhǔn)確、快捷的信息查詢，也為相關(guān)資料錄入檔案提供了便捷。其次，構(gòu)建干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，及時更新和錄入干部信息到計算機(jī)系統(tǒng)，并以此為基礎(chǔ)形成真實的信息數(shù)據(jù)庫，借助醫(yī)院局域網(wǎng)將人事檔案同醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、衛(wèi)生技術(shù)考核檔案連接起來，第一時間更新，對干部德、能、勤、績、廉等方面信息進(jìn)行準(zhǔn)確把握，對干部進(jìn)行動態(tài)化管理，從而培養(yǎng)、選拔出優(yōu)秀的干部。最后，重點(diǎn)維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)安全性，同時將報表統(tǒng)計、信息檢索等操作程序設(shè)置得更便捷，安排專業(yè)檔案管理人員更新和核實數(shù)據(jù)庫信息，從而為醫(yī)院發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

為了進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，各級醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視，通過加大投入硬軟件、重視開發(fā)與利用人事檔案資源等措施，將人事檔案信息化建設(shè)工作落到實處，盡量實現(xiàn)最大化的人事檔案資源利用率和效益，從而確保醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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