基于辦公自動化環境的電子文書檔案管理研究

蘇青麗

[摘 要]文書檔案管理是單位行政辦公和企業經營活動中的重要環節，是協助領導處理事務的重要輔助工具。隨著科學技術的不斷進步，文書檔案管理工作也正面臨著全方位的變革，從管理理念、管理方式到管理手段，都在不斷發生變化。在辦公自動化的環境下，自動化的辦公方式可以進一步提高文書檔案管理的工作效率，促進文檔一體化。本文對辦公室電子文書檔案管理的特點進行了總結，并對在辦公自動化的環境下如何做好電子文書檔案管理工作進行探討，希望能為提高電子文書檔案管理水平提供借鑒。

[關鍵詞]辦公自動化；文書；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.077

[中圖分類號]G276 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

1 文書檔案管理的概念

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。文書檔案通常是反映黨務、行政管理等活動的檔案，包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等，由辦理完成的、具有保存價值的文件轉化而來，記錄著某一社會群體所從事的各項管理活動。隨著社會的不斷發展，也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術和教學等專門檔案和私人檔案。文書檔案作為辦公的重要組成部分，起著處理日常工作和溝通協調的作用，因此文書檔案管理水平的高低將直接關系單位、企業管理的管理水平，因此慎重地對待文書檔案管理是很有必要的，只有不斷提高辦公文書檔案管理水平，才能為單位、企業打下良好的事業基礎。

2 電子文書檔案管理的優勢

隨著科學信息技術的不斷發展，自動化辦公逐漸普及，在電子計算機應用的基礎上，運用現代化的辦公技術極大地提高了工作效率，推動了辦公自動化快速發展。自動化環境下的電子文書檔案管理的優勢主要體現在以下幾個方面。

2.1 提高工作效率

由于計算機具有強大的信息處理能力，近年來得到了廣泛應用，電子文書檔案管理區別于傳統的紙質文檔管理，能夠有效提高工作效率。針對檔案查找，傳統的紙質檔案數量多、分類廣、查找困難，但電子文書管理通過應用計算機技術能夠快速、高效地找到所需內容。針對數據的輸入和輸出，電子文書檔案管理提供了更加便利的通道，解決了數據的一次性輸入、多次利用的問題，使檔案檢索、整理更加快捷、高效，在改善工作人員工作方式的同時，也提高了工作效率。

2.2 有利于電子文檔保存

在自動化辦公的過程中，電子文件是記錄信息、傳達信息和保存信息的重要載體。與傳統化紙質文檔占用空間大、不易保存相比，電子文書檔案管理主要運用磁帶和光盤，有利于保存電子文檔。隨著科技的進一步發展，電子檔案可采用云存儲方式進行保存，既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間，不占用辦公空間，使工作人員可根據所需隨時查找相關文檔資料，也可以利用硬盤或云端進行數據備份等。

2.3 有效提高文檔一體化管理水平

檔案是文件的精髓，文件又是文檔形成的基礎要素，然而彼此之間又有所區別，文件和檔案是同一事物在不同價值階段的不同形態，二者具有同源性和階段性。文檔一體化是從文書管理和檔案管理的角度出發，實現從文件生成、整理到檔案歸檔的全方面管理，以此來確保文件數據的及時性、準確性、完整性和數據結構的統一性，主要包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規范一體化。以往的文檔辦公過程中，工作人員依靠手工抄錄，且在收集整理文檔時，要分類明確，費時費力，效率低，易出錯。電子文書檔案管理能有效改變這一現狀，將這些原本依靠手工操作的紀錄、整理通過計算機完成，轉移了工作人員的工作重心，減輕了工作負擔，從而能夠有效提高文檔一體化的管理水平。

2.4 便于文檔共享

在原始的手工文檔管理中，企業的大量信息被閑置在文件柜中，導致信息得不到共享，造成資金和資源浪費。電子文書檔案管理通過集合計算機技術能夠形成一個高效的檔案管理系統，實現檔案信息和載體分離利用，也可與其他信息系統建立連接，提供橫向和縱向的信息記錄，保證文檔管理工作不受空間限制從而便于文檔共享。同時，工作人員之間可以根據所需進行文檔資源共享，具有較高的查全率和查準率，便于借助網絡服務平臺及時了解其他檔案工作部門概況、工作重點以及檔案管理信息動態，從而能夠有效提高管理文檔資料的效率。

3 電子文書檔案管理存在的問題

隨著辦公自動化在文書檔案管理領域的普及，極大地提高了辦公效率，減輕了工作人員的工作負擔，同時也出現了一些問題，具體有以下幾個方面。

3.1 信息化水平低、設備落后

計算機網絡的引入，使文書檔案的載體發生了很大的變化，由單一的紙質發展為紙質、電子等多種載體共存的局面。但是，不少單位的設備老舊，沒有引進先進的現代化設備和先進的檔案管理軟件，檔案檢索還采用手工操作，嚴重影響了工作效率，極大地降低了檔案的利用價值，導致文書檔案管理信息化水平仍然很低。

3.2 管理制度不健全

雖然各單位、企業都建立了相關的檔案管理制度，但是仍存在檔案管理制度不健全的情況。管理制度不健全具體表現在以下幾個方面：工作人員的隨意擺放檔案，導致文書檔案損壞和遺漏的現象頻繁發生；文書管理工作得不到重視和員工職責分工不明，導致文書檔案很難發揮其應有的價值。

3.3 電子檔案存在安全性問題

與傳統紙質文件不同，電子文書檔案具有便捷、高效等特點，但在辦公自動化的環境下，電子文書檔案不需要特定的筆跡，就可以對其進行輸出、傳送，因此無法從筆跡上辨別其真實性，從而會出現安全性問題。同時，電子文件的內容可以輕易改動，也是影響文檔安全性的重要因素。此外，隨著網絡科技的不斷發展，一些網絡黑客以盜取信息謀生，導致電子文檔的安全性降低。

3.4 管理人員的綜合素質不高

由于文檔管理人員的思想觀念老舊、知識有限、操作水平低下，導致電子文書檔案經常發生丟失、毀壞的情況，造成資金和資源浪費。文檔管理人員的綜合素質水平，直接關系電子文書檔案的收集、整理和保存等一系列的過程，如果不提升管理人員的綜合素質不利于后期檔案信息資源的查找、再利用。

4 做好電子文書檔案管理工作的措施

針對電子文書檔案管理存在的問題，檔案管理人員要做好辦公室自動環境下電子文書檔案的管理工作，需從以下4個方面入手。

4.1 增加投入

針對設備老舊和信息技術缺乏的現狀，各企事業單位領導應該增加文檔管理方面的資金投入，引進先進的計算機設備，從而不斷提升文書檔案管理的效率。同時，各企事業單位也要適當增加培訓方面的投入，對檔案管理人員進行定期培訓，從而不斷提高他們的綜合素質。

4.2 規范管理體制、統一標準

各企事業單位要規范電子文檔管理制度，加強部門之間的聯系，使文檔在單位內實現文檔一體化管理，確保文件從形成處理、歸檔管理到審查利用都能在相應的管理體制下進行。同時，各企事業單位要制定統一的規范標準，并嚴格執行，統一電子文檔的業務操作流程，明確文件處理、表格樣式，歸檔流程和著錄。此外，各企事業單位要統一技術操作標準，采用兼容性較強的軟件，明確相關參數要求和數據文本類型，考慮數據轉化等相關問題。

4.3 加強文件安全性管理

由于筆跡無法得到準確辨認，從而會產生文件安全性問題，各企事業單位應建立文書檔案歸檔管理和安全利用的相關措施，建立身份認證，進行網絡ID設置，設定用戶角色，并賦予相關人員不同的管理權限和防寫限制。隨著網絡技術的迅猛發展，電子文檔安全問題逐漸凸顯出來，網絡黑客也應運而生，各企事業單位應設置外網隔離，以此保護單位內辦公自動化網絡安全，也可以通過路由器設置內部網絡防火墻，進行第二步有效網絡防御，并通過設置訪問權限有效防御外部風險。

4.4 提高電子文檔管理人員綜合素質

第一，各企事業單位在招聘檔案管理人員時，要重點招聘那些具有專業知識的人員，要能夠熟練進行電子文檔的操作和管理。同時，各企事業單位可以聘請相關領域的專家開展講座，讓檔案管理人員對設備、技術有一個更深入的了解，能夠進行熟練操作。

5 結 語

文書檔案的管理工作在企事業單位和各種社會組織活動中都起著極為重要的作用，因此在辦公自動化逐漸普及的背景下，各單位領導人應重視文檔管理工作，并制定相應的文檔管理規范、制度。同時，各單位檔案管理人員也應抓住機遇，綜合分析辦公自動化環境下電子檔案管理工作的特點，積極迎合社會信息技術發展，提高自身技術水平，為實現電子文書檔案一體化管理奠定基礎。

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