行政事業單位檔案數字化管理剖析

柳永馗

[摘 要]行政事業單位不以營利為目的，并在社會管理和執法監督中起著重要的作用，但在檔案數字化管理中還存在很多問題，因此有必要利用先進的技術和新型的管理方式提高檔案管理水平。本文首先分析了行政事業單位檔案數字化管理的優勢，進而分析了檔案數字化管理存在的問題，最后提出了提高檔案數字化管理水平的措施。

[關鍵詞]行政事業單位；檔案管理；數字化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.12.083

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）12-0-02

利用數字化技術和多種信息設備軟件對檔案進行管理，是檔案管理的必然趨勢，但在實際中，檔案數字化管理還存在很多問題，不利于行政事業單位的長遠發展，行政事業單位有必要針對存在的問題采取有效的措施。本文主要針對行政事業單位檔案數字化管理進行剖析。

1 行政事業單位檔案數字化管理的優勢

1.1 提高檔案信息的利用率

在傳統的檔案管理中，行政事業單位采用紙質管理方式管理各種檔案，將其放在指定的位置，在此過程中，隨著檔案不斷增多，會占用大量的空間，同時檔案數據也得不到及時更新。由于行政事業單位檔案不對外開放，所以利用這些檔案的人群很少，這些檔案在儲存中可能會出現檔案破損的情況，從而會造成信息丟失。在采用數字化管理方式后，檔案信息轉化為數字化信息，使信息儲存不會受時間限制和空間限制，當檔案信息發生變化后，檔案管理人員能在數字化管理系統中及時更新這些信息。此外，數字化檔案管理還能對各種檔案進行具體分類，檔案管理人員只要在數字化設備中輸入查詢關鍵詞，就能夠調取相關檔案信息，從而能夠有效提升檔案信息的利用率。

1.2 減少檔案管理成本

在傳統檔案管理中，除了管理成本外，檔案紙張受損時，還需要對檔案信息進行復制，同時檔案室建設以及后期管理都需要花費大量的成本，并且成本是無限增多的。在檔案數字化建設的過程中，雖然購置數字化設備、聘用專業技術人才等方面需要花費大量的成本，但只發生在前期階段，在檔案正式管理中，花費的成本遠低于傳統管理方式，并且這些檔案信息進行數字化處理后，能夠避免出現紙張損壞問題，從而能夠有效降低檔案管理成本。

2 行政事業單位檔案數字化管理存在的問題

2.1 存在安全隱患

信息存儲模式缺陷主要指安全系數小。數字化信息存在優盤、磁盤、云空間以及數據庫等工具中，雖然能夠對海量信息進行儲存和處理，但同時也存在很多安全隱患。由于互聯網存在很多不安全因素，這些檔案信息隨時都有可能被黑客和病毒攻擊，一旦攻擊成功，檔案信息就面臨失真、篡改、無法恢復等問題。行政事業單位中的檔案信息都很重要，不允許有絲毫差錯，所以在檔案數字化管理中，需要對信息儲存模式進行改進和完善，增加安全系數。

2.2 缺乏高素質的數字化管理人員

數字化管理人員的素質直接關系檔案信息的管理水平，要求管理人員要熟知經濟、法律以及計算級等方面的知識，還要有足夠的耐心來處理海量信息。同時在出現信息安全問題時，要求管理人員要能及時發現問題，并利用相關技術來保護信息，防止信息被損壞。但在行政事業單位中缺少這種高素質的綜合型人才，從而不能有效解決檔案數字化管理中存在的問題，完全不能滿足信息數字化管理的要求。

2.3 數字化檔案管理不規范

數字化檔案管理和其他方面的管理一樣，都要有明確的規范和標準，才能使相關制度真正落實，使單位人員在檔案利用方面的行為受到約束，從而減少部門合作不協調、信息收集能力不足的問題。但是，行政事業單位在檔案數字化管理中卻存在不規范的問題，沒有相關制度進行約束，導致檔案管理人員在具體工作中沒有明確的工作方向。

3 行政事業單位提高檔案數字化管理水平的措施

3.1 保證信息儲存的安全性

在檔案信息儲存中，無論選擇哪種儲存方式，相關人員都要保證信息儲存的安全性，減少網絡黑客和病毒侵襲事故。事業單位在降低信息儲存的危險系數時，首先要在計算機設備中安裝攔截軟件，對系統進行全面監控，對各種信息進行篩選和辨別，一旦發現異常信息，立即發出攔截警告，并提醒管理人員進行及時處理。同時，由于病毒和黑客技術在不斷更新和進步，這些殺毒軟件和防火墻技術也需要進行不斷更新，對于數字化管理中的信息還要做好備份工作，以便在信息失真或被篡改時，不會帶來太多損失。此外，行政事業單位還要針對檔案安全管理制定相關的管理制度，內容要全面，明確規定各部門的權利和義務，并做好保密工作。

3.2 提高管理人員的素質

行政事業單位除了要高薪聘請專業的數字化技術管理人員外，還要做好管理人員的培訓工作，首先使他們樹立檔案數字化管理的意識，并進行不斷學習，及時更新自己掌握的各種知識和數字化技術，另外針對一些重要信息，管理人員還要守口如瓶，有保密意識。在對檔案信息進行數字化管理時，行政事業單位要注重提高管理人員的綜合素質，使他們有足夠的耐心面對海量信息的儲存和分析工作，并及時修補計算機中的漏洞，從而確保信息安全。此外，行政事業單位要為管理人員提供多次培訓機會，從而不斷提升他們的數字化管理水平。

3.3 規范數字化檔案管理

數字化檔案管理不僅指利用信息技術收集、整理、儲存信息，還指利用信息設備獲取信息，使其得到有效利用，在此過程中，每個環節都要做好規范管理。行政事業單位要制定檔案管理方面的標準，使信息收集的所有環節都有一個參考標準，便不會出現信息共享的問題。同時，規范信息管理，還需要從制度和人員方面入手，使人員按照制度規定不斷規范自己的操作和行為。

3.4 文書處理過程和歸檔實現數字化管理

行政事業單位在辦理公務中，離不開文書的編制工作，這些文書也要作為檔案內容進行數字化管理。行政事業單位要利用計算機文檔軟件輸入文書，使儲存、交換、共享都實現信息化，使時間和空間不會對文書管理造成限制。同時，行政事業單位要利用數字化管理系統對電子文書進行統一管理。此外，發文處理過程也可以通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽收—辦公室修改、蓋章、分發—信息中心歸檔，從而不僅能夠節省大量時間，還可以減輕工作人員的工作負擔。

3.5 健全數字化檔案管理相關配置

在檔案數字化管理中，需要用到的信息設備很多，有硬件設備和軟件，還有各種區域網絡，因此行政事業單位要不斷健全數字化檔案管理相關配置。行政事業單位進行檔案數字化建設在很多時候都是借助國家資金，面對資金有限的情況，行政事業單位可以分期建設，逐漸增添檔案管理的相關設備和配置，使檔案管理配置不斷完善。同時，數字化檔案管理的相關配置要與檔案管理相適應，與行政事業單位工作要求相適應，不斷完善數據庫管理系統、操作系統等。

4 結 語

行政事業單位檔案數字化管理的優勢顯而易見，加強檔案的數字化管理也是檔案管理的必然趨勢，所以相關領導要重視檔案管理和檔案的數字化管理，并在資金和其他方面為檔案數字化建設提供支持。同時，檔案數字化建設人員也要加強對檔案數字化管理的研究，尋找有效措施來解決檔案數字化管理中的問題，從而不斷提高檔案管理的水平。

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